سیستم مدیریت پروژه برای فریلنسرها و حرفه‌ای‌ها |بهتایم نرم افزار مدیریت پروژه

سیستم مدیریت پروژه برای فریلنسرها و حرفه‌ای‌ها

۱) مقدمه

معمولاً تصور بر این است که دانش و ابزارهای مدیریت پروژه، مختص سازمان‌ها و تیم‌ها است؛ اما افرادی نیز وجود دارند که نیازمند دانش و ابزار مناسب برای مدیریت کارهای خود هستند:

•  فریلنسرها (freelancers)

فریلنسر کسی است که به جای استخدام در یک سازمان، کارهایی را برای سازمان‌های متعدد انجام می‌دهد و در مقابل کاری که انجام می‌دهد، دستمزد دریافت می‌کند. او بدون اینکه به یک سازمان یا شرکت خاصی متعهد شود، فعالیت حرفه‌ای و تخصصی خود را برای مجموعه‌های مختلف انجام می‌دهد و بسته به نیاز و پروژه‌های در دسترس، کارفرمای خود را تغییر می‌دهد.

اگر یک فریلنسر نتواند (به صورت شهودی یا اکتسابی) کارهای خود را به خوبی مدیریت کند، با ریسک‌هایی مواجه است:

۱) کارهای فعلی خود را به درستی برنامه‌ریزی نکند و لذا تاریخ تحویل کارهای بعدی را به گونه‌ای قول دهد که امکان تحقق ندارند و بدقول ‌شود.

۲) زمان واقعی صرف شده برای کارها را محاسبه نکند و لذا روش خود در تخمین زمان و هزینه کارها را ارزیابی و بازنگری نکند. خطا در تخمین هزینه و زمان کارها می‌تواند موجب ارائه پیشنهادهای نامناسب به کارفرما شود.

۳) برنامه روشنی نداشته باشد؛ لذا هنگام وقوع رخدادهای پیش‌بینی نشده، نتواند تصمیم بموقع و درستی بگیرد.

• کارشناسانی که برای وقت خود ارزش قائل هستند و کارهای متنوعی انجام می‌دهند.

در اغلب سازمان‌ها افرادی (هر چند کم تعداد) وجود دارند که کارهای متعددی دارند و می‌خواهند زمان خود را مدیریت کنند. این گروه از افراد، ممکن است از طرف سازمان محل کار خود، تحت فشار نباشند؛ اما تعهدی که تخصص آنها برایشان ایجاد کرده است، آنها را وادار می‌کند زمان خود را مدیریت کنند.

•  اعضای هیئت علمی دانشگاه‎‌ها و مراکز تحقیقاتی

اعضای هیئت علمی و پژوهشگران نیز معمولاً فعالیت‌های متنوعی نظیر انجام طرح‌های پژوهشی، راهنمایی پایان‌نامه‌ها، تألیف کتاب، برگزاری کارگاه آموزشی، و تدریس را انجام می‌دهند. همه اینها ماهیت پروژه دارند.

گروه‌های فوق، روش‌های مختلفی برای مدیریت کارهای خود دارند. استفاده از کاغذهای یادداشت چسبی (sticky notes) یکی از گزینه‌ها است:

علاقه برخی افراد به این سبک از مدیریت کارها، موجب شده است حتی اپلیکیشن‌هایی برای دیجیتال کردن این کاغذها ساخته شود.

گزینه متداول دیگر، نصب یک وایت‌بورد در محل کار، و نوشتن کارها روی آن است:

راهکار متداول دیگر، استفاده از برنامه‌های تقویم و مدیریت کارها نظیر google calendar یا Microsoft Outlook است.

اما هر یک از راهکارهای فوق، علیرغم برخی مزایایی که دارند، نقص‌های بسیاری نیز دارند که در بخش‌های بعدی مقاله، درباره آنها بحث شده است.

در این مقاله می‌خواهیم راهکاری برای مدیریت اثربخش کارها ارائه دهیم (سیستم مدیریت پروژه برای فریلنسرها و حرفه‌ای‌ها) تا گروه‌های فوق بتوانند از زمان، که منبع محدود و باارزش آنها است، بهتر استفاده کنند. ویژگی‌های سیستم مدیریت پروژه مناسب آنها تعریف شده است.

۲) سه سطح بلوغ مدیریت زمان

یک توصیه‌ مشترک بین همه متدهای مدیریت زمان، تهیه لیستی مکتوب از کارهایی است که باید انجام دهید. با این کار، ذهن شما روی کارهای نوشته شده، تمرکز خواهد کرد و از یادآوری اینکه چه کاری باید انجام دهد، رها می‌شود. به صورت تجربی اثبات شده است که وقتی کارهای خود را مکتوب کنید، شانس انجام آنها تا چند برابر بیشتر از قبل خواهد بود.

لیست مکتوب کارها را در سه سطح مختلف می‌توان تهیه و مدیریت کرد:

•  سطح to-do list

در ابتدایی‌ترین سطح، ممکن است لیستی از کارهای فردای خود، تهیه و در ابتدا یا پایان هر روز، آنرا به روز کنید.

•  برنامه‌ریزی

تهیه to-do list روزانه، برای بسیاری از افراد، یک تحول بزرگ است؛ اما برای افراد متخصص و حرفه‌ای، کافی نیست. آنها معمولاً نیاز دارند کارهای چند روز آینده خود را برنامه‌ریزی کنند. همچنین ممکن است کارهایی داشته باشند که طی چند روز انجام می‌شوند. بنابراین لازم است تخمینی از زمان انجام کارها داشته باشند و مشخص کنند در هر روز، تقریباً چه مدتی از وقت خود را به هر کار، تخصیص خواهند داد.

وقتی کارهای چند روز آینده خود را برنامه‌ریزی کنید، تمهیدات مورد نیاز انجام کارها را نیز بهتر فراهم می‌کنید.

با داشتن این برنامه‌ریزی، تصویری روشن از بار کاری (workload) خود دارید؛ بنابراین قول‌های واقع‌بینانه‌تری خواهید داد و اولویت‌های خود را آگاهانه‌تر مشخص می‌کنید.

•  ثبت زمان‌های واقعی انجام کارها

در سطح بعدی بلوغ مدیریت زمان، لازم است مشخص کنید که در عمل، چه زمانی صرف انجام هر کار شده است.

ثبت زمان‌های واقعی، اثرات بسیاری دارد. اول این که وقتی می‌خواهید زمان‌های واقعی را ثبت کنید، به گذر زمان حساس‌تر خواهید بود و تمرکز شما بر انجام فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده، بالاتر خواهد رفت. دوم این که دقت شما در تخمین زمان انجام کارها به تدریج افزایش می‌یابد و بنابراین برنامه‌های واقع‌بینانه‌تری تهیه خواهید کرد.

دو رویکرد برای ثبت زمان‌های واقعی وجود دارد:

رویکرد اول

این است که در پایان هر روز، ثبت کنید که برای هر کاری، چه مدتی صرف کرده‌اید. در این رویکرد و بخصوص در شروع استفاده از سیستم، ممکن است به خاطر نیاورید که چقدر زمان صرف هر کار شده است. همچنین ممکن است زمان غیرمفید شما زیاد باشد. به عنوان مثال ممکن است از یک روز کاری ۸ ساعته، فقط ۴ ساعت، کار مفید پیدا کنید. اما دلسرد نشوید؛ کم کم بهره‌وری شما بالاتر خواهد رفت و زمان غیرمفید شما کمتر خواهد شد. هدف اصلی مدیریت زمان، این نیست که ساعات کاری روزانه خود را افزایش دهیم؛ بلکه هدف این است که ساعات غیرمفید خود را شناسایی و کاهش دهیم و وقت خود را صرف کارهایی کنیم که اولویت بالاتری دارند.

رویکرد بهتر

آن است که پس از انجام هر کار، زمان صرف شده برای آنرا ثبت کنید و منتظر پایان روز نمانید. برخی از سیستم‌های مدیریت پروژه، قابلیت تنظیم تایمر برای اندازه‌گیری زمان صرف شده جهت انجام هر کار را دارند؛ با یک کلیک در زمان‌های شروع و پایان هر کار، زمان صرف شده برای آن، توسط سیستم محاسبه و ثبت می‌شود.

وقتی زمان صرف شده برای هر کار در هر روز را ثبت کنید، ساعات کاری مفید هر روز شما مشخص خواهد شد. این یکی از ویژگی‌های مورد نیاز برای مدیریت اثربخش زمان است.

نمودارهای تایم‌شیت دوره‌ای، به شما نشان می‌دهند که زمان شما صرف انجام چه نوع کاری شده است. این آگاهی می‌تواند اولویت‌های شما را تغییر دهد.

گاهی اوقات یک فریلنسر یا یک پژوهشگر، با یک کارفرما قرارداد همکاری دارد و لازم است زمان صرف شده جهت انجام قرارداد را اندازه‌گیری و کنترل کند. اندازه‌گیری زمان صرف شده برای هر قرارداد، به کنترل قیمت تمام شده کمک می‌کند و ممکن است موجب بازنگری در شیوه تخمین زمان و هزینه پروژه‌ها و شیوه ارائه پیشنهاد به کارفرمایان شود.

گاهی نیز توافق با کارفرما به گونه‌ای است که زمان صرف شده جهت انجام کارها، مبنای محاسبه دستمزد است.

در هر یک از سطوح سه‌گانه فوق که باشید، می‌توانید از سیستم‌های مدیریت پروژه آنلاین استفاده کنید. البته اگر زمان انجام کارها را تخمین بزنید، برای انجام آنها برنامه‌ریزی کنید، و زمان واقعی صرف شده برای انجام آنها را ثبت کنید، اثربخشی بیشتری خواهد داشت. سیستم مدیریت پروژه‌ای انتخاب کنید که ویژگی‌های فوق را ارائه دهد.

۳) چرا ابزارهای متداول مدیریت زمان، کافی نیست؟

برای ثبت کارهای فردی، اپلیکیشن‌های زیادی نظیر google calendar، google tasks و Microsoft Outlook نیز وجود دارد. پس چرا بهتر است از سیستم‌های مدیریت پروژه نظیر بهتایم استفاده کرد؟

افراد متخصص و حرفه‌ای به قابلیت‌هایی نیاز دارند که برنامه‌های کاربردی فوق، آنها را ندارند:

•  امکان تعریف پروژه‌ها و مشخص کردن تاریخ اتمام و اندازه‌گیری زمان صرف شده برای انجام هر پروژه
•  امکان تخمین زمان انجام هر کار و برنامه‌ریزی انجام کارها بر اساس آن
•  ثبت زمان‌های واقعی صرف شده برای انجام کارها و مشخص شدن زمان مفید روزانه
•  تهیه گزارش‌های تحلیلی از زمانهای صرف شده برای پروژه‌ها
•  تهیه گزارش از بار کاری ناشی از کارهای فعلی

تصویر زیر، نمونه‌ای از نمودارهای داشبورد است که می‌تواند مربوط به عملکرد یک ماهه یک هیئت علمی دانشگاه باشد.

یک سیستم مدیریت پروژه مناسب، به طور ضمنی، مهارت‌های مدیریت هزینه و زمان پروژه‌ها را به کاربران خود آموزش می‌دهد.

۴) بهتایم، راهکاری مناسب برای فریلنسرها و حرفه‌ای‌ها

یکی از سیستم‌های مدیریت پروژه آنلاین، بهتایم (behTime) است. بهتایم همه ویژگی‌های مورد نیاز مطرح شده در بندهای قبل را دارد.

برای استفاده از بهتایم به عنوان سیستم مدیریت پروژه برای فریلنسرها و حرفه‌ای‌ها ۵ گام اصلی زیر را طی کنید:

۱) به طور رایگان در behTime.ir ثبت نام کنید.

•  با استفاده از گزینه در behTime.ir

۲) پروژه‌های خود را تعریف کنید.

•  با استفاده از گزینه در منوی سمت راست صفحه

۳) فعالیت‌های خود را تعریف کنید.

•  با استفاده از آیکن در بورد فعالیت‌ها یا گزینه در منوی سمت راست صفحه

بورد فعالیت‌ها از طریق آیکن در بالای صفحه، در دسترس است و به صورت بصری، کارها را در سه ستون منتظر انجام (to-do)، در حال انجام (doing)، و انجام شده، نشان می‌دهد. بورد فعالیت‌ها را می‌توان نوعی شبیه‌سازی دیجیتال از کاغذهای چسبی، تلقی کرد. شکل زیر، تصویری از بورد فعالیت‌های بهتایم است. البته در این بورد، تأخیر کارها (نسبت به سررسید آنها)، فرصت باقی‌مانده آنها، و بسیاری دیگر از اطلاعات تکمیلی درباره کارها، نمایش داده می‌شود. همچنین امکان گفتگو (chat) با همکاران خود درباره هر فعالیت را نیز دارید.

۴) برای انجام کارها برنامه‌ریزی کنید.

•  با استفاده از گزینه در منوی سمت راست صفحه

مشخص کنید در هر روز، چه کارهایی را انجام می‌دهید. می‌توانید زمان تخصیص‌یافته برای هر کار را نیز ثبت کنید.

۵) تایم‌شیت عملکرد خود را ثبت کنید.

•  با استفاده از گزینه در منوی سمت راست صفحه

جزئیات گام‌های فوق، در راهنمای بهتایم (behTime.ir) آمده است.