راهنمای جامع برنامه ریزی سازمانی
برنامه ریزی سازمانی می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا اهداف مهمی را برای رشد کسب و کار خود تعیین و محقق کنند. یک سازمان می‌تواند بیشتر جنبه‌های کسب و کار خود را از طریق یک برنامه سازمانی بهبود ببخشد.
در این مقاله، برنامه ریزی سازمانی را تعریف می‌کنیم. اهداف برنامه ریزی سازمانی را مرور می‌کنیم و می‌بینیم که چگونه می‌توان یک برنامه سازمانی ایجاد کرد.
درباره برنامه ریزی پروژه هم بخوانید.
فهرست مطالب
برنامه سازمانی چیست؟
برنامه سازمانی روشی برای برنامه‌ریزی اهداف آینده سازمان است تا اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم انتظارات مدیریت را درک می‌کنند. این برنامه ریزی همانند ترسیم مسیر سازمان شما بر روی نقشه است. باید بدانید چه مسیری را دنبال می‌کنید تا در عرصه رقابت باقی بمانید.
یک برنامه سازمانی:
- سازمان را به سمت موفقیت و سودآوری پیش می‌برد.
- می‌تواند نیروی کار، امور مالی یا محصولات یک کسب و کار را بهبود بخشد و به طور کلی باعث رشد آن شود.
- معمولاً در برگیرنده برنامه‌ریزی استراتژیک، برنامه‌ریزی عملیاتی و بررسی و بازنگری است.
- اغلب اوقات، یک برنامه سازمانی با نگاهی به کل شرکت و اهداف بزرگتر و بلندمدت قبل از تجزیه به اهداف کوچکتر و قابل کنترل، شروع می‌شود.
- در حالی که مدیران سطح بالا ممکن است روند برنامه ریزی سازمانی را شروع کنند، هر کارمند بخشی از این چرخه است.
- یک برنامه سازمانی مناسب چهار فاز دارد: استراتژیک، تاکتیکی، عملیاتی و احتمالی۱.
اهداف برنامه ریزی سازمانی
چهار نوع هدف برای برنامه ریزی سازمانی وجود دارد. یک برنامه سازمانی ممکن است شامل یک یا چند مورد از آنها باشد:
۱) برنامه‌ریزی توسعه نیروی کار ۲
برنامه‌ریزی توسعه نیروی کار نوعی هدف است که بر کارکنان یک شرکت، متمرکز است. این هدف ممکن است شامل افزایش تنوع، ارائه فرصت‌های آموزش اضافی برای کارکنان یا افزایش ارتقا داخلی باشد. نیروی کار هر سازمان بر کاری که شرکت تولید می‌کند، تأثیر می‌گذارد. بنابراین سرمایه‌گذاری در زمینه رشد نیروی کار می‌تواند بهره‌وری و سودآوری را افزایش دهد.
۲) برنامه‌ریزی مالی ۳
برنامه‌ریزی مالی شامل امور مالی سازمان و نحوه استفاده از آنها است. برنامه‌ریزی مالی ممکن است شامل انتخاب سرمایه‌گذاری‌های جدید، تخصیص بودجه متفاوت یا همکاری با یک متخصص برای تعیین نحوه استفاده از سود سازمان باشد. اکثر سازمان‌ها می‌خواهند از سلامت مالی خود محافظت کرده، سود خود را تا آنجا که ممکن است افزایش داده و سازمان خود را هم گسترش دهند.
۳) برنامه‌ریزی محصولات و خدمات۴
برنامه‌ریزی محصولات و خدمات با چیزی که شرکت درصدد فروش آن است، مرتبط است. شاید یک سازمان تصمیم بگیرد محصولات جدیدی ارائه دهد یا استراتژی فعلی بازاریابی خود را تغییر دهد. روش‌های زیادی وجود دارد که یک شرکت می‌تواند با استفاده از آنها، اهداف و فرصت‌هایی را برای آنچه که می‌فروشد، ایجاد کند. این اهداف می‌توانند سایر حوزه‌های شرکت را بهبود ببخشند.
۴) برنامه‌ریزی توسعه۵
برنامه‌ریزی توسعه نوعی هدف مرتبط با رشد سازمان است. می‌تواند به معنای باز کردن مکان جدید، توسعه مکان‌های موجود و یا مدیریت یک ادغام باشد. برنامه‌ریزی برای توسعه می‌تواند چالش برانگیز اما انگیزه‌دهنده باشد. زیرا پتانسیل لازم برای افزایش سود و گسترش نیروی کار برای تولید محصولات یا خدمات بیشتر را دارد.
چگونه می‌توان یک برنامه سازمانی ایجاد کرد؟
روند برنامه ریزی سازمانی شامل پنج مرحله است که در حالت ایده‌آل، یک چرخه را تشکیل می‌دهند. برنامه‌ریزی استراتژیک، تاکتیکی، عملیاتی و احتمالی در این پنج مرحله جای می‌گیرند.
۱) تدوین برنامه استراتژیک۶
یک برنامه استراتژیک بالاترین سطح نگاه به یک شرکت است و هر هدفی که در این مرحله تعیین شود، اهداف کلان و بزرگی خواهد بود. این مرحله همان نقطه‌ای است که عموماً مدیران سطح بالاتر وضعیت کنونی سازمان را بررسی می‌کنند و برای یک دوره مشخص مانند یک سال یا پنج سال هدف تعیین می‌کنند.
این اهداف باید با مأموریت و ارزش‌های سازمان همسو بوده و برای موفقیت شرکت مهم باشند. برنامه استراتژیک اغلب در سایر مراحل فرآیند برنامه ریزی سازمانی به اهداف کوچکتر و قابل کنترل‌تر تقسیم می‌شوند.
راه‌های تهیه یک برنامه استراتژیک عبارت است از:
- داده‌های شرکت مانند معیارهای عملکردی را جمع‌آوری کنید.
- رسالت، چشم انداز و ارزش‌های خود را مرور کنید.
- تحلیل۷ SWOT انجام دهید. نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای شرکت خود را تحلیل کنید.
- اهداف سطح کلانی تعیین کنید که ماموریت، چشم‌انداز، ارزش‌ها، داده‌ها و تحلیل SWOT شما را در نظر بگیرند.
۲) ایجاد برنامه تاکتیکی ۸
مرحله برنامه تاکتیکی در برنامه ریزی سازمانی، برنامه استراتژیک را به اهدافی در دسترس‌تر و قابل اندازه‌گیری تبدیل می‌کند. اگر برنامه استراتژیک فقط مدیران سطح بالا را درگیر می‌کند، برنامه تاکتیکی سایر مدیران را نیز شامل می‌شود.
به عنوان مثال، اگر شما یک برنامه استراتژیک ده ساله با چندین هدف دارید، باید این اهداف را به چند قطعه تقسیم کنید، مثلا اهداف چند ساله یا سه ماهه.
همچنین مهم است که یک برنامه تاکتیکی روش‌هایی برای سنجش میزان پیشرفت به سمت این اهداف داشته باشد. شاید برنامه استراتژیک شامل تنوع بخشیدن به نیروی کار شرکت طی ۵ سال آینده باشد. در مرحله برنامه‌ریزی تاکتیکی، ممکن است تصمیم بگیرید که هر سه ماه مصاحبه کرده و درصد مشخصی از نامزدهای مختلف را استخدام کنید. داشتن یک درصد مشخص به شما امکان می‌دهد تا بررسی کنید که آیا آن اهداف تحقق یافته‌اند یا خیر.
۳) ایجاد برنامه‌های عملیاتی۱۰
برنامه‌های عملیاتی اهداف حاصل از برنامه‌های استراتژیک و تاکتیکی را به عملیات روزمره تبدیل می‌کند. برنامه‌های عملیاتی کارهایی هستند که به طور منظم برای دستیابی به اهداف برنامه‌های استراتژیک و تاکتیکی انجام می‌دهید. ممکن است لازم باشد سیاست‌های جدیدی برای شرکت ایجاد کنید، روند کار را تغییر دهید یا با مشاوران برای دستیابی به روش‌هایی برای رسیدن به اهداف همکاری کنید. کارکنان تمام سطوح ممکن است در این مرحله از برنامه ریزی سازمانی نقش داشته باشند.
به عنوان مثال اگر هدف شما به تنوع مربوط می‌شود:
- هدف برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند ایجاد تنوع در نیروی کار در پنج سال آینده، و هدف برنامه‌ریزی تاکتیکی مصاحبه و استخدام درصد مشخصی از نامزدهای متنوع باشد.
- برنامه‌های عملیاتی مربوط به این اهداف می‌تواند نحوه تصمیم‌گیری برای جذب کاندیداهای متنوع برای مصاحبه، روش‌های به حداقل رساندن تعصب ناخودآگاه در محل کار و جهت‌گیری‌های جدید برای پرسنل منابع انسانی باشد.
۴) اجرای برنامه‌ها
اجرای برنامه‌ها یک گام اساسی در روند برنامه ریزی سازمانی است، زیرا گامی است که در آن سازمان‌ها از برنامه‌ریزی‌های مراحل قبلی در عملیات روزمره استفاده می‌کنند. این شیوه‌ای است که با استفاده از آن یک سازمان می‌تواند به اهداف تعیین شده دست یابد، زیرا هر فرآیند و رویه جدیدی که به عنوان یک برنامه عملیاتی ایجاد می‌شود و در هنگام اجرای برنامه استفاده می‌شود، باید اهداف برنامه‌ریزی تاکتیکی و استراتژیک را محقق کند.
بنابراین، اگر سازمان برنامه‌های عملیاتی را برای چگونگی جذب نامزدهای مختلف ایجاد کرده باشد، به کارمندان آموزش می‌دهد که تعصب ناخودآگاه را به حداقل برسانند و به ویژه آموزش کارکنان منابع انسانی را افزایش می‌دهد. در مرحله اجرای برنامه، همه آن برنامه‌ها باید اجرا شوند.
از نظر تئوری، فعالیت‌هایی که به صورت روزمره انجام می‌شوند (که در برنامه عملیاتی تعریف شده‌اند) باید به دستیابی به اهداف تاکتیکی که به نوبه خود از برنامه استراتژیک کلی پشتیبانی می‌کنند، کمک کنند.
۵) بررسی و بازنگری
مرحله بررسی و بازنگری مهم است و باید برای اطمینان از اینکه سازمان در حال دستیابی به اهداف ضروری است، به طور منظم انجام شود. زمان بررسی و بازنگری بسته به اهداف سازمان متفاوت خواهد بود، اما باید از ابتدای فرایند برنامه ریزی سازمانی برنامه‌ریزی شود. دپارتمان‌ها و تیم‌های مختلف ممکن است عملکرد خود را بررسی کرده و داده‌ها را به مدیریت ارائه دهند، در حالی که مدیریت عملکرد کلی و داده‌های مربوط به کل سازمان را بررسی خواهد کرد.
اگر اهداف و معیارها برآورده نمی‌شوند و به نظر می‌رسد اهداف برنامه استراتژیک در مراحل دیگر محقق نمی‌شوند، بررسی و بازنگری به سازمان اجازه می‌دهد برنامه‌ها را برای رسیدن به این اهداف تغییر دهد. به این ترتیب، به جای انتظار تا آخرین لحظه برای اینکه نتیجه بررسی شود، سازمان قادر به تغییر سریع برنامه‌ها برای رسیدن به اهداف است.
به عنوان مثال:
شاید یك سازمان دریابد كه هدف برنامه استراتژیك آنها برای داشتن نیروی كار متنوع‌تر طی ۵ سال آینده محقق نخواهد شد. زیرا حتی با افزایش استخدام افراد متنوع، آنها در سازمان باقی نمی‌مانند. به منظور استخدام و حفظ کارکنان متنوع، از طریق روند بازبینی و بازنگری، سازمان هدف برنامه عملیاتی دیگری را در دستور کار قرار می‌دهد. این هدف می‌تواند آموزش‌های داخلی در مورد تنوع بیشتر باشد. این بدان معنا نیست که سایر اهداف عملیاتی مهم نیستند، بلکه به این معنی است که سازمان متوجه شده برای دستیابی به اهداف برنامه استراتژیک نیاز به افزودن فرایندهای اضافی دارد.
هیچ برنامه‌ای بدون بازنگری کامل نیست.
انواع برنامه ریزی سازمانی
برنامه ریزی سازمانی استراتژیک
یک برنامه استراتژیک تصویر کلان شرکت است. این برنامه، اهداف شرکت را برای مدت زمان مشخصی تعیین می‌کند، برای یک سال یا ده سال، و اطمینان حاصل می‌کند که این اهداف با مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های شرکت همسو هستند. برنامه ریزی استراتژیک معمولاً شامل مدیران ارشد است، اگرچه برخی از شرکت‌های کوچکتر تصمیم می‌گیرند هنگام تعیین مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های خود، همه کارکنان را همراه کنند.
برنامه ریزی سازمانی تاکتیکی
استراتژی تاکتیکی نحوه اجرای یک برنامه استراتژیک توسط شرکت را توصیف می‌کند. یک برنامه تاکتیکی متشکل از چندین هدف کوتاه‌مدت است که معمولاً طی یک سال انجام می‌شوند و از برنامه استراتژیک پشتیبانی می‌کنند. به طور کلی، تنظیم و نظارت بر استراتژی‌های تاکتیکی، مانند برنامه‌ریزی و اجرای یک کمپین بازاریابی، بر عهده مدیران میانی است.
برنامه ریزی سازمانی عملیاتی
برنامه‌های عملیاتی شامل مواردی است که برای اجرای برنامه‌های تاکتیکی باید به صورت مداوم و روزمره اتفاق بیفتند. برنامه‌های عملیاتی می‌توانند شامل زمانبندی‌های کاری، خط مشی‌ها و قوانین یا مقرراتی باشد که استانداردهایی را برای کارمندان تعیین می‌کنند.
برنامه ریزی سازمانی احتمالی
برنامه‌های احتمالی در صورت بروز بحران یا اتفاق پیش‌بینی نشده، استفاده می‌شوند. برنامه‌های احتمالی طیف وسیعی از سناریوها و پاسخ‌های مناسب را برای موضوعات مختلف از برنامه‌ریزی پرسنل گرفته تا آمادگی پیشرفته برای حوادث خارج از سازمان که می‌توانند بر تجارت تأثیر منفی بگذارند، پوشش می‌دهد. سازمان‌ها ممکن است برای مواردی مانند نحوه پاسخگویی به یک بلایای طبیعی، نرم‌افزاری که درست کار نمی‌کند یا خروج ناگهانی یک مدیر سطح C برنامه‌های اضطراری داشته باشند.
برنامه ریزی سازمانی چگونه به سازمان‌ها کمک می‌کند؟
نردبان موفقیت یک سازمان است.
برنامه ریزی سازمانی کارایی سازمان را افزایش می‌دهد:
این برنامه ریزی بر روی کار و منابع کل سازمان تمرکز می‌کند، به کمک هماهنگی مناسب در جهت موفقیت، چشم‌انداز روشن و قانع‌کننده‌ای را برای تیم و هیئت مدیره ایجاد می‌کند.
نیازهای اصلی مشتریان را شناسایی می‌کند:
این برنامه ریزی شناسایی و پیگیری نیازهای مشتریان را تضمین می‌کند و بنابراین به سازمان‌ها کمک می‌کند خدمات خود را گسترش داده و ارتقا دهند.
برنامه ریزی سازمانی آنچه نباید انجام شود را نشان می‌دهد:
از طرف دیگر، یک برنامه استراتژیک آنچه را که یک سازمان برای کارایی بیشتر و مشتری مداری باید رها کند، شناسایی می‌کند.
برنامه ریزی سازمانی به استفاده بهتر از منابع کمک می‌کند:
یک برنامه کاملاً شفاف به عموم مردم، سرمایه‌گذاران و شرکای اصلی نشان می‌دهد که این شرکت ایده‌آل‌ترین استفاده را از منابع خود دارد.
برنامه ریزی سازمانی تصمیم‌گیری را بهبود می‌بخشد:
یک برنامه خوب بیان می‌کند که می‌خواهید در این بازه زمانی مشخص به چه نتیجه‌ای برسید، آینده چیست و هدف نهایی کدام است.
چگونه یک برنامه استراتژیک برای یک سازمان بنویسیم؟
۱) چشم‌انداز سازمان خود را در نظر بگیرید.
درک کنید چشم انداز سازمان شما چیست، امیدوار هستید به چه چیزی برسید، چه مسئولیت‌هایی دارید، به چه بخشی از جامعه خدمت و با آنها کار می‌کنید، می‌خواهید چگونه دیده شوید و چه نوع پیشرفتی را می‌خواهید تجربه کنید.
۲) یک بیانیه مأموریت بنویسید.
هدف از بیانیه مأموریت خلاصه کردن هدف اصلی یا چشم‌انداز سازمان است. برنامه‌های استراتژیک تعمیم بیانیه مأموریت هستند، زیرا این بیانیه مأموریت است که اهداف را هدایت می‌کند و به عنوان ابزاری برای سنجش موفقیت سازمان عمل می‌کند. مثالی از بیانیه ماموریت این است:
هدف ما این است که زنجیره تأمین پیشرو برای حیوانات خانگی در کشور باشیم. ما این کار را با تحقیق، تأمین منابع و ارائه کالاهای ارزان قیمت و با کیفیت بالا به مشتریان و با فراتر رفتن از انتظارات مشتری به روشی که باعث تقویت روابط قوی با مشتریان شود، به دست خواهیم آورد.
۳) وضعیت فعلی سازمان خود را ارزیابی کنید.
برای دستیابی به اهداف خود، ابتدا باید بفهمید که در کجای پروسه رسیدن به آن اهداف قرار دارید. موارد زیر را در نظر بگیرید:
- نقاط قوت و ضعف خود را تعیین کنید. شما باید یک برنامه استراتژیک تهیه کنید که از نقاط قوتتان برای به حداقل رساندن نقاط ضعفتان استفاده کند.
- فرصت‌های رشد را شناسایی کنید. ممکن است چند پیشنهاد سرمایه‌گذاری داشته باشید، یا تلاش موفقی برای جمع‌آوری کمک مالی پیش‌بینی کنید. هدف سازمان شما هر چه باشد، باید بتوانید فرصت‌های مناسب برای رسیدن به اهداف خود را لیست کنید تا بتوانید وسایلی را که با استفاده از آنها می‌توانید از این فرصت‌ها استفاده ببرید، در برنامه‌ریزی استراتژیک خود بگنجانید.
- تهدیدهای موفقیت برنامه‌های استراتژیک خود را مشخص کنید. تهدیدها ممکن است به صورت رکود اقتصادی، رقیب صنعتی یا تغییر در مقررات دولتی باشد. برنامه شما باید این تهدیدها را شناسایی کرده و با یک استراتژی مناسب با آنها مقابله کند.
۴) فاکتورهای لازم برای موفقیت را لیست کنید.
برنامه‌های استراتژیک باید شامل مشخصات شرایطی باشد که منجر به تحقق اهداف می‌شود.
- هنگام پیش‌بینی اهداف خود ۴ زمینه اصلی را در نظر داشته باشید: اهداف مالی، روابط با مشتری، روش‌های عملیاتی و اعضای سازمان.
- بازگشت به مثال حیوانات خانگی، عوامل مهم موفقیت ممکن است مواردی مانند روابط با توزیع‌کنندگان، تیم مراقبت از مشتری با کیفیت، حضور پررنگ در اینترنت با ارائه خدمات شبانه‌روزی در سطح ملی و یک تیم تحقیقاتی برای پیدا کردن جدیدترین و عالی‌ترین لوازم حیوانات خانگی باشد.
۵) یک استراتژی برای تحقق هر عامل موفقیت تدوین کنید.
این مرحله باید به صورت یک برنامه گام به گام باشد و دقیقاً مشخص کند که چه کارهایی، در چه بازه زمانی، برای چه میزان سرمایه‌گذاری و توسط کدام یک از طرف‌های مسئول باید انجام شوند.
۶) استراتژی‌های خود را با توجه به اهداف موفقیت و رشد اولویت‌بندی کنید.
با در نظر گرفتن تمام مراحلی که برای دستیابی به هر یک از اهداف شما ضروری است و همچنین ترتیب اهمیت در رسیدن به آن اهداف، برنامه استراتژیک خود را به ترتیب زمانی بیان کنید. به عنوان مثال، هدف شما از اداره ناوگان کامیون خود برای هدف تحویل ممکن است یک هدف بلندمدت تلقی شود، زیرا این کار بسیار پرهزینه خواهد بود و شما از طریق حمل و نقل از طریق نهادهای شخص ثالث برنامه موقت خود را تنظیم کرده‌اید. بنابراین، می‌توانید اهداف فوری دیگری را در اولویت بالاتر لیست قرار دهید.
بهتایم برای برنامه ریزی سازمانی
نرم افزار مدیریت زمان و پروژه آنلاین بهتایم آماده خدمت‌رسانی به شما برای تعیین اهداف سازمانی و برنامه‌ریزی جامع جهت رسیدن به آنهاست.
ثبت نام رایگان در نرم افزار بهتایم
نتیجه‌گیری مقاله برنامه ریزی سازمانی
با اینکه برنامه ریزی سازمانی یک فرایند طولانی و پیچیده است، اما برای موفقیت شرکت شما ضروری است.
- ممکن است بخواهید همه اعضای سازمان، از مدیریت عالی گرفته تا کارمند نیمه‌وقت را در تهیه چشم‌انداز و بیانیه ماموریت در نظر بگیرید. با درگیر کردن همه در این مرحله از برنامه‌ریزی استراتژیک، فرهنگ کار تیمی، استقلال و پاسخگویی را در سازمان خود ارتقا می‌دهید.
- برنامه استراتژیک خود را به طور منظم ارزیابی کنید تا اطمینان حاصل کنید که برنامه شما به طور موثر در خدمت اهداف شما است و همچنین اهداف شما هنوز با بیانیه، ارزش‌ها و مأموریت سازمان شما مطابقت دارند. به عنوان مثال، ممکن است چندین سال پیش دستیابی به بودجه برای اضافه شدن دفاتر جدید هدف مهمی بوده باشد، اما ممکن است متوجه شوید که کارمندان شما به طور فزاینده‌ای از راه دور کار می‌کنند و این امکان را برای شما ایجاد می‌کند تا اولویت‌بندی این هدف را تغییر داده و زمینه را برای سایر اهداف فراهم کنید.
- Contingency
- Workforce development planning
- Financial planning
- Products and services planning
- Expansion planning
- Strategic plan
- Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats
- Tactical plan
- Customer Relationship Management
- Operational plans
مراجع:
- https://pingboard.com/blog/organizational-planning-guide-types-of-plans-steps-and-examples
- https://www.wikihow.com/Write-a-Strategic-Plan-for-an-Organization
- https://www.indeed.com/career-advice/career-development/organizational-plan
- https://blog.mettl.com/organizational-planning-the-ladder-to-an-organizations-success