تصور غالب بر این است که دانش و ابزارهای مدیریت پروژه، مختص سازمان‌ها و تیم‌ها است؛ اما افرادی نیز وجود دارند که نیازمند دانش و ابزار مناسب برای مدیریت کارهای خود هستند:
فریلنسر کسی است که به جای استخدام در یک سازمان، کارهایی را برای سازمان‌های متعدد انجام می‌دهد و در مقابل کاری که انجام می‌دهد، دستمزد دریافت می‌کند. او بدون اینکه به یک سازمان یا شرکت خاصی متعهد شود، فعالیت حرفه‌ای و تخصصی خود را برای مجموعه‌های مختلف انجام می‌دهد و بسته به نیاز و پروژه‌های در دسترس، کارفرمای خود را تغییر می‌دهد.
اعضای هیئت علمی و پژوهشگران نیز معمولاً فعالیت‌های متنوعی نظیر انجام طرح‌های پژوهشی، راهنمایی پایان‌نامه‌ها، تألیف کتاب، برگزاری کارگاه آموزشی، و تدریس را انجام می‌دهند. اغلب اینها ماهیت پروژه دارند.
اگر یک فریلنسر نتواند (به صورت شهودی یا اکتسابی) کارهای خود را به خوبی مدیریت کند، با ریسک‌هایی مواجه است:
فریلنسرها و حرفه‌ای‌ها روش‌های مختلفی برای مدیریت کارهای خود دارند. استفاده از کاغذهای یادداشت چسبی (sticky notes) یکی از گزینه‌ها است.علاقه برخی افراد به این سبک از مدیریت کارها، موجب شده است حتی اپلیکیشن‌هایی برای دیجیتال کردن این کاغذها ساخته شود.
گزینه متداول دیگر، نصب یک وایت‌بورد در محل کار، و نوشتن کارها روی آن است.
برای ثبت کارهای فردی، اپلیکیشن‌های زیادی نظیر google calendar ، google tasks و Microsoft Outlook نیز وجود دارد. پس چرا بهتر است از سیستم‌های مدیریت پروژه نظیر بهتایم استفاده کرد؟
افراد متخصص و حرفه‌ای به قابلیت‌هایی نیاز دارند که برنامه‌های کاربردی فوق، آنها را ندارند:
یک سیستم مدیریت پروژه مناسب، به طور ضمنی، مهارت‌های مدیریت هزینه و زمان پروژه‌ها را به کاربران خود آموزش می‌دهد.
یک توصیه مشترک بین همه متدهای مدیریت زمان، تهیه لیستی مکتوب از کارهایی است که باید انجام دهید. با این کار، ذهن شما روی کارهای نوشته شده، تمرکز خواهد کرد و از یادآوری اینکه چه کاری باید انجام دهد، رها می‌شود. به صورت تجربی اثبات شده است که وقتی کارهای خود را مکتوب کنید، شانس انجام آنها تا چند برابر بیشتر از قبل خواهد بود.
تهیه to-do list روزانه، برای بسیاری از افراد، یک تحول بزرگ است؛ اما برای افراد متخصص و حرفه‌ای، کافی نیست. آنها معمولاً نیاز دارند کارهای چند روز آینده خود را برنامه‌ریزی کنند. همچنین ممکن است کارهایی داشته باشند که طی چند روز انجام می‌شوند. بنابراین لازم است تخمینی از زمان انجام کارها داشته باشند و مشخص کنند در هر روز، تقریباً چه مدتی از وقت خود را به هر کار، تخصیص خواهند داد.
وقتی کارهای چند روز آینده خود را برنامه‌ریزی کنید، تمهیدات مورد نیاز انجام کارها را نیز بهتر فراهم می‌کنید. با داشتن این برنامه‌ریزی، تصویری روشن از بار کاری (workload) خود دارید؛ بنابراین قول‌های واقع‌بینانه‌تری خواهید داد و اولویت‌های خود را آگاهانه‌تر مشخص می‌کنید.
در مرحله بعدی مدیریت زمان، لازم است مشخص کنید که در عمل، چه زمانی صرف انجام هر کار شده است.
ثبت زمانهای واقعی، اثرات بسیاری دارد. اول این که وقتی می‌خواهید زمانهای واقعی را ثبت کنید، به گذر زمان حساس‌تر خواهید بود و تمرکز شما بر انجام فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده، بالاتر خواهد رفت. دوم این که دقت شما در تخمین زمان انجام کارها به تدریج افزایش می‌یابد و بنابراین برنامه‌های واقع‌بینانه‌تری تهیه خواهید کرد.
دو رویکرد برای ثبت زمانهای واقعی وجود دارد:
رویکرد اول این است که در پایان هر روز، ثبت کنید که برای هر کاری، چه مدتی صرف کرده‌اید. رویکر بهتر آن است که پس از انجام هر کار، زمان صرف شده برای آنرا ثبت کنید و منتظر پایان روز نمانید. بهتایم، قابلیت تنظیم تایمر برای اندازه‌گیری زمان صرف شده جهت انجام هر کار را دارد؛ با یک کلیک در زمانهای شروع و پایان هر کار، زمان صرف شده برای آن، توسط سیستم محاسبه و ثبت می‌شود.
وقتی زمان صرف شده برای هر کار در هر روز را ثبت کنید، ساعات کاری مفید هر روز شما مشخص خواهد شد. این یکی از ویژگی‌های مورد نیاز برای مدیریت اثربخش زمان است. هدف اصلی مدیریت زمان، این نیست که ساعات کاری روزانه خود را افزایش دهیم؛ بلکه هدف این است که ساعات غیرمفید خود را شناسایی و کاهش دهیم و وقت خود را صرف کارهایی کنیم که اولویت بالاتری دارند.
نمودارهای داشبورد بهتایم به شما نشان می‌دهند که زمان شما صرف انجام چه نوع کاری شده است. این آگاهی می‌تواند اولویت‌های شما را تغییر دهد.
گاهی اوقات یک فریلنسر یا یک پژوهشگر، با یک کارفرما قرارداد همکاری دارد و لازم است زمان صرف شده جهت انجام قرارداد را اندازه‌گیری و کنترل کند. اندازه‌گیری زمان صرف شده برای هر قرارداد، به کنترل قیمت تمام شده کمک می‌کند و ممکن است موجب بازنگری در شیوه تخمین زمان و هزینه پروژه‌ها و شیوه ارائه پیشنهاد به کارفرمایان شود.
گاهی نیز توافق با کارفرما به گونه‌ای است که زمان صرف شده جهت انجام کارها، مبنای محاسبه دستمزد است.
در ارتباط با کارها و پروژه‌ها، ایده‌ها و نکاتی به ذهن شما می‌‌رسد که می‌خواهید آنها را یادداشت و ذخیره کنید. بهتایم قابلیت ذخیره این نکات و فایلها را نیز دارد.
