اگر قصد تقویت مهارت‌های مدیریت زمان خود را دارید، این مقاله را از دست ندهید. با خواندن این مقاله نیازی نیست در وبلاگ‌های مختلف به دنبال تکنیک‌های مدیریت زمان بگردید و زمان با ارزش خود را هدر دهید. هر آنچه برای مدیریت زمان نیاز دارید، همینجاست. در ادامه با ۲۵ تکنیک مدیریت زمان برتر آشنا می‌شوید.
فهرست مطالب
- تکنیک مدیریت زمان چیست؟
- مهارت‌های مدیریت زمان
- سبک‌های مدیریت زمان
- ۱) تکنیک مدیریت زمان پومودورو – Pomodoro
- ۲) تکنیک مدیریت زمان کانبان
- ۳) تکنیک مدیریت زمان سامان دادن کارها- getting things done
- ۴) تکنیک مدیریت زمان قورباغه‌ات را قورت بده!
- ۵) تکنیک مدیریت زمان Timeboxing
- ۶) تکنیک مدیریت زمان مسدود کردن زمان – Time blocking
- ۷) تکنیک مدیریت زمان صندوق ورودی صفر- Inbox-Zero
- ۸) میمون دست کیست؟ – Who’s Got The Monkey
- ۹) تکنیک مدیریت زمان روش اقدام – Action Method
- ۱۰) تکنیک مدیریت زمان ماتریس آیزنهاور
- ۱۱) تکنیک بهترین زمان زیستی بدن -Biological Prime Time
- ۱۲) تکنیک مدیریت زمان دفتر بهره‌وری
- ۱۳) تکنیک مدیریت زمان Seinfeld
- ۱۴) تکنیک مدیریت زمان قانون ۱۰دقیقه
- ۱۵) تکنیک مدیریت زمان لیست کارهای انجام شده
- ۱۶) تکنیک مدیریت زمان فهرست کارهایی که نباید انجام شوند.
- ۱۷) تکنیک جریان زمان- Flowtime
- ۱۸) تکنیک مدیریت زمان هدف برتر
- ۱۹) تکنیک مدیریت زمان تحلیل Pareto
- ۲۰) تکنیک مدیریت زمان برنامه ریزی سریع – Rapid Planning Method (RPM)
- ۲۱) تکنیک مدیریت زمان شیشه خیارشور
- ۲۲) تکنیک مدیریت زمان کار عمیق
- ۲۳) تکنیک مدیریت زمان ABCDE
- ۲۴) تکنیک مدیریت زمان قانون ۱-۳-۵
- ۲۵) تکنیک مدیریت زمان POSEC
تکنیک مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان درباره انتخاب‌هاست. تصمیم می‌گیرید چه کاری را باید انجام دهید، چه زمانی باید آن را به پایان برسانید و چه وظایفی را باید انجام دهید تا به اهداف خود برسید.
اگر تصمیم بگیرید که کارهای با ارزش و هدفمند را در اولویت قرار دهید و آنها را قبل از پایان سررسید به اتمام برسانید و از طرفی زمان کافی برای داشتن یک زندگی سالم هم داشته باشید، می‌توانید بگویید که زمان خود را با موفقیت مدیریت کرده‌اید. اما چگونه این کار را انجام دهید؟
با استفاده از تکنیک مدیریت زمان مناسب.
تکنیک مدیریت زمان مجموعه‌ای از قوانین و اصولی است که باید از آنها پیروی کنید تا بهره‌وری و کارآمدی بیشتری داشته باشید، تصمیم‌های بهتر و سریع‌تری بگیرید و همچنین در زمان کمتر و با تلاش کمتر کارهای بیشتری انجام دهید.
تعداد زیادی تکنیک مدیریت زمان وجود دارد که بر اساس بهترین راهکارهای مدیریت زمان شکل گرفته‌اند، راهکارهایی مانند موارد زیر:
- کارهایی را که باید امروز انجام دهید، بنویسید.
- ابتدا روی کارهای مهم و فوری تمرکز کنید.
- برای کارهای اولویت‌دار، کارهای روتین و همچنین استراحت زمان بگذارید.
- مدیریت صحیح استرس
- مدیریت صحیح تیم
- پیگیری پیشرفت پروژه و شناسایی تاخیرها
هر تکنیک مدیریت زمان با یک یا چند نکته از موارد ذکر شده سر و کار دارد و شما می‌توانید با بررسی مواردی که می‌خواهید بهبود ببخشید، تکنیک مدیریت زمان خود را انتخاب کنید.
مهارت‌های مدیریت زمان
- تعیین اهداف SMART – مطمئن شوید که اهدافی که برای خود تعیین می‌کنید خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان هستند.
- برنامه‌ریزی موثر – مطمئن شوید که برای داشتن یک برنامه واضح که شما را به اهدافتان می‌رساند، اهداف روشن و وظایف و منابع مشخصی دارید.
- مدیریت استرس – مطمئن شوید که استرس خود را با استراتژی‌ها و تاکتیک‌های کاهش استرس مدیریت می‌کنید تا در حین انجام کار، احساس آرامش بیشتری داشته باشید.
- محول کردن وظایف – واگذاری وظایف به شما کمک می‌کند تا حجم کار را کاهش دهید و آن را با همکاران و کارمندان شایسته به اشتراک بگذارید.
- اجتناب از حواس‌پرتی – حواس‌پرتی زمانی که باید در حال کار (یا حتی استراحت) باشید را هدر می‌دهد، بنابراین باید یاد بگیرید که چگونه از آن دوری کنید.
- تمرکز بر روی یک کار- تمرکز بر روی یک کار به شما کمک می‌کند تا نتایج با کیفیتی ارائه دهید.
- “نه” گفتن – این کلمه کوچک دو حرفی به شما کمک می‌کند زمان بیشتری را برای اولویت‌های خود ذخیره کنید.
- تعیین اولویت‌ها – سرمایه‌گذاری زمان برای انجام وظایف مناسب، تلاش کمتری نیاز دارد، اما نتایج بهتری به همراه خواهد داشت. این موضوع به عنوان قانون ۲۰/۸۰ یا اصل پارتو نیز شناخته می‌شود.
- غلبه بر اهمال‌کاری – علل به تعویق انداختن کار خود را شناسایی کرده و با آنها مقابله کنید.
به منظور بهبود تلاش‌های مدیریت زمان خود، باید این مهارت‌ها را تمرین کنید.
سبک‌های مدیریت زمان
همه ۲۵ تکنیک مدیریت زمان برای همه مناسب نیستند. چرا که کار همه ما یکسان نیست، بنابراین با مسائل مدیریت زمان یکسانی مواجه نمی‌شویم. هر کس یک روش مدیریت زمان غالب در برخورد با کارها دارد، یعنی همان سبک مدیریت زمان. اگر در مورد این موضوع خوب فکر کنید، می‌بینید که شما یکی از موارد زیر هستید:
- فداکار
- اهمال‌کار
- حواس‌پرت
- دست کم گیرنده
- تک‌رو
- کمال‌گرا
هر سبک مدیریت زمان را با جزئیات بیشتری مرور می‌کنیم.
فداکار
به جای تمرکز بر آنچه برای شما مهم است، برنامه روزانه خود را با درخواست‌های دیگران پر می‌کنید. وظایف شما مسئولیت زیادی طلب می‌کنند، بنابراین از هر فرصتی برای انجام کارهای دیگر استفاده می‌کنید تا تایید دیگران را به دست آورید و در عوض از وظایفی که برای شما اعتبار به ارمغان می‌آورند، غفلت می‌کنید.
مشکلات: انجام چند وظیفه به طور همزمان، از دست دادن سررسیدها، برنامه‌ریزی ناکارآمد، استراحت نکردن
اهمال‌کار
افراد فداکار حداقل به وظایف دیگران رسیدگی می‌کنند، اما اهمال‌کاران، کار روی هر چیزی که برای هر کسی مهم است را به تأخیر می‌اندازند. برخی از آنها ادعا می‌کنند که تحت فشار بهتر کار می‌کنند، اما نتایجی که به دست می‌آورند اغلب به دلیل استرس و اضطرابی که این روش به ارمغان می‌آورد، بی‌کیفیت هستند.
مشکلات: از دست دادن سررسیدها، برنامه‌ریزی ناکارآمد، انجام چند وظیفه به طور همزمان
حواس‌پرت
قلب شما در جای درستی قرار دارد، اما به راحتی حواستان پرت می‌شود. یک درخواست از یک همکار به اندازه یک تماس تلفنی ۲۰ دقیقه‌ای از طرف مدیرتان، توجه شما را جلب می‌کند.
مشکلات: انجام چند وظیفه به طور همزمان، از دست دادن سررسیدها، برنامه‌ریزی ناکارآمد
دست کم گیرنده
معمولا تخمین شما از مدت زمانی که یک کار زمان می‌برد، بسیار کمتر از واقعیت است و به ندرت به این سررسیدهای خوشبینانه می‌رسید.
مشکلات: از دست دادن سررسیدها، برنامه‌ریزی ناکارآمد
جنگنده
سعی می‌کنید همه چیز را به تنهایی حل کنید. دائماً در حال کار هستید و احساس رضایت نمی‌کنید مگر اینکه همزمان روی ۱۰ فعالیت کار کنید و احساس “مشغول بودن” داشته باشید. این روشی است که دیر یا زود شما را به سمت فرسودگی شغلی سوق می‌دهد.
مشکلات: از دست دادن سررسیدها، استراحت نکردن، برنامه‌ریزی ناکارآمد
کمال‌گرا
کمی شبیه به اهمال‌کار و حواس‌پرت هستید، اما ناتوانی شما در به پایان رساندن یک کار حداقل دلیلی عالی دارد: می‌خواهید همه چیز عالی باشد. اضافه‌کاری می‌کنید و تمام تلاش خود را برای ارائه یک پروژه با کیفیت بالا صرف می‌کنید، اما نمی‌دانید چگونه در زمانی که موفق شدید، کار را رها کنید، بنابراین ممکن است سررسیدهای خود را از دست بدهید و در معرض خطر فرسودگی شغلی قرار بگیرید.
مشکلات: از دست دادن سررسیدها، استراحت نکردن
مشکلات ذکر شده در سبک‌های مدیریت زمان شما قابل حل است و تمام مهارت‌های مدیریت زمان لازم را می‌توان کامل کرد، اگر تکنیک مدیریت زمان مناسب را انتخاب کنید.
۲۵ تکنیک مدیریت زمان موثر
کدام تکنیک برای مدیریت زمان به شما کمک می‌کند؟
این موضوع به نیازهای شما بستگی دارد: اینکه نیاز به سازماندهی زمان کار، زمان مطالعه یا پیگیری اهداف خود دارید.
در بخش بعدی، ۲۵ تکنیک مدیریت زمان را که می‌توانید امتحان کنید، توضیح دادیم.
۱) تکنیک مدیریت زمان پومودورو – Pomodoro
وظایف خود را به جلسات کاری ۲۵ دقیقه‌ای و وقفه‌های ۵ دقیقه‌ای بین این جلسات، تجزیه می‌کنید. بعد از ۴ سیکل، ۲۰ دقیقه استراحت می‌کنید.
تکنیک پومودورو که توسط Francesco Cirillo ابداع شد، نام خود را از تایمر آشپزخانه فرانچسکو که برای ردیابی پیشرفت کار خود از آن استفاده می‌کرد، گرفته است.
مهارت‌های مدیریت زمانی که این تکنیک بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- مدیریت استرس
- اجتناب از حواس‌پرتی
- تمرکز بر روی یک کار
- تنظیم اولویت‌ها
- “نه” گفتن
مسائلی که حل می‌کند:
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
- استراحت نکردن
- انجام چند کار به طور همزمان
- از دست دادن سررسیدها
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان پومودورو
- تایمر خود را بر روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
- در این ۲۵ دقیقه بر روی کار خود تمرکز کنید.
- به محض اینکه زنگ هشدار به صدا درآمد متوقف شوید.
- 5 دقیقه استراحت کنید.
- پس از استراحت، ۲۵ دقیقه دیگر کار را از سر بگیرید.
- پس از چهار چرخه ۲۵/۵ دقیقه‌ای، ۲۰ دقیقه استراحت کنید.
- این فرآیند را تا پایان کار یا پروژه تکرار کنید.
درباره تکنیک پومودورو بیشتر بخوانید.
مزایای پومودورو
- تخمین زمان بهتر برای کارها
- زمان کار ثابت یعنی احتمال تمرکز بیشتر
- استراحت‌های منظم و در نتیجه رفع فرسودگی و بهبود عملکرد
- روشی آسان برای ردیابی بهره‌وری
معایب پومودورو
- به محض تمام شدن ۲۵ دقیقه، باید کار را متوقف کنید. اگر غرق در کار شده باشید، این روش نتیجه نمی‌دهد.
- رعایت بازه‌های ثابت. بازه‌های زمانی ۲۵/۵ دقیقه‌ای تجویز شده ممکن است برای شما کارساز نباشد.
۲) تکنیک مدیریت زمان کانبان
یک تکنیک مدیریت زمان بصری که به شما کمک می‌کند پیشرفت پروژه‌های خود را دنبال کنید. نحوه پیشرفت وظایف را در ستون‌هایی با برچسب‌های متفاوت ردیابی می‌کنید.
این تکنیک در دهه ۱۹۶۰ در ژاپن توسط Taiichi Ono برای خودروسازی تویوتا به کار گرفته شد تا به افزایش بهره‌وری و اثربخشی آنها در تولید کمک کند.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- تنظیم هدف SMART
- واگذاری صحیح وظایف
- تمرکز بر روی یک کار
مسائلی که حل می‌کند:
- انجام چند کار به طور همزمان
- از دست دادن سررسیدها
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان کانبان
می‌توانید از نرم افزار مدیریت پروژه، قلم و کاغذ یا تخته سفید و برچسب‌های رنگی استفاده کنید.
تعداد مراحل پروژه یا کار خود را تعیین کنید و ستون‌ها را ایجاد کنید. به عنوان مثال، می‌توانید ۳ ستون ایجاد کنید و وظایف یک پروژه را در این ستون‌ها حرکت دهید:
- منتظر انجام – کارهایی هستند که در آینده نزدیک باید بر روی آنها کار کنید.
- در حال انجام – کارهایی هستند که در حال حاضر روی آنها کار می‌کنید.
- انجام شده – کارهایی هستند که تمامشان کرده‌اید.
می‌توانید از تسک بورد بهتایم برای پیاده‌سازی تکنیک مدیریت زمان کانبان استفاده کنید. (ثبت نام رایگان)
مزایای کانبان
- الگوی یکسانی برای همه ندارد، به این معنی که می‌توانید روش را مطابق با نیازهای خود سفارشی‌سازی کنید.
- نمایش تصویری واضحی از کل موقعیت کاری در اختیارتان قرار می‌دهد: نمایش مستقیم پیشرفت شما در یک پروژه.
- می‌توانید پروژه را به وظایف کوچک و قابل مدیریت تقسیم کنید و پیشرفت آنها را در بورد کانبان پیگیری کنید.
- تیم برای رسیدن به ستون “انجام شده” روی پیشرفت در وظایف خود تمرکز می‌کند.
معایب کانبان
- هیچ الگوی یکسانی وجود ندارد، به این معنی که ایجاد یک تابلوی Kanban می‌تواند زمانبر باشد، زیرا باید تصمیم بگیرید که چند ستون اضافه کنید و چگونه آنها را نامگذاری کنید.
- کانبان از نظر اهمیت و فوریت مستقیماً به وظایف شما کمک نمی‌کند.
- ممکن است پیش‌بینی اینکه تیم شما چه زمانی وظایف (و پروژه) را به پایان می‌رساند دشوار باشد، زیرا تنها معیار پیشرفت، حرکت در ستون‌ها است. هیچ مولفه زمانی وجود ندارد.
۳) تکنیک مدیریت زمان سامان دادن کارها- getting things done
یک تکنیک پنج مرحله‌ای است که به شما امکان می‌دهد وظایف خود را با طوفان فکری شفاف کنید و آنها را به یک لیست ساده از کارها تبدیل کنید.
(GTD) توسط David Allen در کتاب Getting Things Done معرفی شد.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- تعیین اولویت‌ها
- تنظیم هدف SMART
مسائلی که حل می‌کند:
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان سامانه دادن به کارها
- نوشتن – هر کاری را که به ذهنتان می‌رسد، یادداشت کنید.
- شفاف‌سازی – تعیین کنید که آیا کار قابل اجرا است یا خیر و آیا مراحل مشخصی دارد که می‌توانید آنها را تنظیم و دنبال کنید.
- سازماندهی – وظایف را با برچسب‌های مختلف ثبت کنید و اطلاعات کافی را برای آنها فراهم کنید (به عنوان مثال خانه، دفتر، درخواستی همکار).
- تامل– هر از چند گاهی، وظایف خود را مرور کنید: گام بعدی برای کار چیست؟ آیا واقعاً باید این هفته آن را تمام کنید؟
- درگیر کار شدن– هنگامی که وظایف خود را یادداشت کردید، آنها را قابل اجرا تشخیص دادید و به درستی ثبت و بررسی کردید، شروع به کار بر روی آنها کنید.
مزایای سامانه دادن به کارها
- تمام وظایف، تکالیف و پروژه‌های خود را در نظر می‌گیرید.
- هنگامی که هر کاری را که به آن فکر می‌کنید، در مقابل خود بچینید، ذهن خود را آزاد خواهید کرد.
- می‌توانید از GTD برای افزایش بهره‌وری شخصی و حرفه‌ای خود استفاده کنید.
معایب سامانه دادن به کارها
- باید از نیروی اراده خود برای پیشرفت در کار استفاده کنید – GTD دستورالعملی برای مقابله با حواس‌پرتی ارائه نمی‌دهد.
- موارد بسیار زیاد در لیست می‌تواند آن را بی‌اثر کند، زیرا کمتر احتمال دارد که روز خود را به درستی ساماندهی کنید.
۴) تکنیک مدیریت زمان قورباغه‌ات را قورت بده!
این تکنیک مدیریت زمان با هدف اولویت‌بندی وظایف است. مهمترین یا بدترین کار خود را انتخاب می‌کنید (این «قورباغه» شماست) و فردا اول از همه با آن روبرو می‌شوید. تنها زمانی که کار با “قورباغه” خود را تمام کردید، می‌توانید سراغ کارهای دیگر بروید.
قورباغه ممکن است کاری باشد که به تمام توجه شما نیاز دارد (به دلیل اهمیت یا دشواری آن)، یا کاری باشد که از آن اجتناب می‌کنید (زیرا خسته کننده، سخت یا دشوار است).
این تکنیک توسط Brian Tracy مطرح شد.
درباره این تکنیک بیشتر بدانید.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- تعیین اولویت‌ها
- تنظیم هدف SMART
مسائلی که حل می‌کند:
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
- انجام همزمان چند کار
- از دست دادن سررسیدها
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان قورباغه‌ات را قورت بده
باید وظایف را بر اساس اولویتشان شناسایی کنید و به آنها برچسب بزنید:
- وظیفه A – مهمترین وظیفه، کاری است که باید ابتدا با آن مقابله کنید یا با عواقب آن را روبرو شوید.
- وظیفه B – دومین وظیفه مهم، کاری که باید بعد از وظیفه A انجام دهید. کمتر اهمیت دارد، اما همچنان حیاتی است.
- وظیفه C – کاری که می‌توانید انجام دهید، اما اگر آن را انجام ندهید، عواقبی گریبانگیر شما نمی‌شود.
- وظیفه D – وظیفه‌ای که در حالت ایده‌آل باید به شخص دیگری محول کنید و این زمان را به وظیفه A اختصاص دهید.
- وظیفه E – وظیفه‌ای که واقعاً نیازی به انجام آن ندارید، بنابراین می‌توانید آن را حذف کنید.
مزایای تکنیک قورباغه‌ات را قورت بده
- انجام مهمترین یا بدترین کار در اول صبح تضمین می‌کند که بقیه موارد موجود در برنامه روزانه شما راحت‌تر انجام می‌شوند و این موضوع به شما انگیزه و انرژی می‌دهد.
- اولویت‌بندی کارها آسان‌تر می‌شود.
- بقیه روز را برای انجام کارهایی لذت بخش‌تر، در اختیار خواهید داشت.
معایب تکنیک قورباغه‌ات را قورت بده
- شروع روز سخت و آزاردهنده خواهد بود.
- اگر مهمترین وظیفه شما در طول روز تغییر کند، ممکن است این تکنیک سخت و غیر عملی باشد.
۵) تکنیک مدیریت زمان Timeboxing
بازه‌های زمانی را به فعالیت‌ها اختصاص می‌دهید. در این بازه‌ها کار می‌کنید و پس از اتمام زمان تعیین شده متوقف می‌شوید. Timeboxing شامل مهلت‌های ثابت است، بنابراین در مدیریت پروژه استفاده می‌شود.
تایم باکسینگ به عنوان یک رویکرد کلی‌تر از تکنیک پومودورو عمل می‌کند. با این تفاوت که برخلاف بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای در تکنیک پومودورو، بازه‌های زمانی در تایم‌باکسینگ چندان ثابت نیست.
James Martin اولین کسی بود که این تکنیک را با جزئیات بیشتر توضیح داد.
درباره تکنیک تایم‌باکسینگ بیشتر بخوانید.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- اجتناب از حواس‌پرتی
- تمرکز بر روی یک کار
- تعیین اولویت‌ها
مسائلی که حل می‌کند:
- از دست دادن سررسیدها
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
- انجام چندکار به طور همزمان
- عدم استراحت
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان تایم‌باکسینگ
- تمام فعالیت‌ها و وظایف خود را در یک لیست قرار دهید.
- تصمیم بگیرید که می‌خواهید با این وظایف چه کاری انجام دهید. اهداف خود را مشخص کنید.
- اگر کاری مهم است و نیاز به تمرکز زیاد دارد، مدت زمان بیشتری را به آن اختصاص دهید (مثلاً ۱ یا ۲ ساعت).
- اگر کار دشواری است، آن را تجزیه کنید و دوره‌های زمانی کوتاه‌تری (مثلاً ۲۰ تا ۳۰ دقیقه) را به بخش‌هایی از آن اختصاص دهید تا مدیریت کار آسان‌تر شود.
- از اولین کار خود شروع کنید و به سمت پایین بروید.
- وقتی زمان اختصاص داده شده برای یک کار تمام شد، کار روی آن را متوقف کنید.
- استراحت کنید.
- آنچه را که موفق به انجام آن شده‌اید، مرور کنید.
- توجه خود را به سایر جعبه‌های زمانی در برنامه خود، معطوف کنید.
مزایای استفاده از TIMEBOXING
- برای تعداد زیادی از کارهای کوچک عالی است. به محض اینکه آنها را در تایم باکس قرار دهید، ردیابی آنها و رسیدگی به آنها آسان‌تر خواهد بود.
- سررسیدها مولفه مهمی هستند، بنابراین تا زمانی که جعبه زمانی منقضی شود، تا جایی که می‌توانید روی دستیابی به بهترین نتیجه تمرکز می‌کنید.
- افراد کمال‌گرا زمان کمتری را برای پرداختن به جزئیات خواهند داشت، چرا که باید به سراغ کار بعدی در برنامه بروند.
- تایم‌باکسینگ اجازه انجام چندکار به طور همزمان را نمی‌دهد، بنابراین می‌توانید روی یک کار تمرکز کنید.
معایب TIMEBOXING
- زمانی که سررسید فرا می‌رسد، باید کار را متوقف کنید، که این موضوع وقتی خود را غرق در یک کار می‌بینید، نتیجه معکوس دارد.
- زمانی که وقفه‌های اجتناب‌ناپذیر پیش می‌آید، مانند تماس‌های تلفنی، ممکن است پایبندی به یک برنامه سخت‌گیرانه که توسط جعبه‌های زمانی تعیین می‌شود، چالش برانگیز باشد.
- محاسبات جعبه زمانی شما ممکن است نادرست باشد. تایم باکس‌های خیلی کوتاه، باعث می‌شوند قبل از غوطه‌ور شدن در یک کار متوقف شوید. تایم باکس‌های خیلی طولانی، باعث می‌شوند تمرکز خود را از دست بدهید یا برای گذراندن زمان تا پایان جعبه زمانی اهمال‌کاری کنید.
۶) تکنیک مدیریت زمان مسدود کردن زمان – Time blocking
در این تکنیک، زمان را برای یک فعالیت یا کار خاص مسدود می‌کنید و در این بازه زمانی مسدود شده بر روی آن کار می‌کنید. این تکنیک مدیریت زمان توسط Elon Musk محبوب شد.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- اجتناب از حواس‌پرتی
- تمرکز بر روی یک کار
- تعیین اولویت‌ها
- تنظیم هدف SMART
مسائلی که حل می‌کند:
- از دست دادن سررسیدها
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
- انجام چندکار به طور همزمان
- عدم استراحت
نحوه عملکرد تکنیک مسدود کردن زمان
۴ مرحله برای مسدود کردن زمان وجود دارد:
۱)مرحله برنامه‌ریزی:
- وظایف و فعالیت‌های خود و اولویت‌هایشان را مشخص کنید.
۲)مرحله مسدود کردن:
- به هر کار یک بلوک زمانی خاص اختصاص دهید. میزان دقیقه یا ساعت، روزهای خاص، زمان شروع و پایان را در تقویم یادداشت کنید.
- بلوک زمانی می‌تواند کوتاه باشد، به عنوان مثال، ۱۰ دقیقه، یا طولانی باشد، مثلا ۹۰ دقیقه. این به میزان اولویت کار بستگی دارد.
- زمان بیشتری را برای کارهای اولویت‌دار مسدود کنید. همچنین، این وظایف را به زمانی از روز اختصاص دهید که بیشترین بازدهی را دارید.
- زمان کم بازدهی روز خود را برای کارهایی که کمتر اهمیت دارند، مسدود کنید.
- همه چیز را در تقویم یادداشت کنید: روز، زمان شروع و زمان پایان.
۳) مرحله عمل:
- شروع به کار بر روی اولین کار روزانه (معمولاً اولویت شما) کنید.
- بر اساس برنامه خود کار کنید.
- بین بلوک‌های زمانی استراحت کنید و برای این وقفه‌ها برنامه‌ریزی کنید.
- دیدی انعطاف‌پذیر نسبت به برنامه مسدود کردن زمان خود داشته باشید: اگر یک کار فوری دریافت کردید، زمان مناسبی را برای آن مسدود کنید و در اسرع وقت شروع به کار بر روی آن کنید.
۴)مرحله بازنگری:
اگر می‌بینید که یک کار بیشتر یا کمتر از آنچه که تخمین زده‌اید، طول می‌کشد، زمانبندی را برای سایر کارهایی که برای آن روز برنامه‌ریزی کرده‌اید، بازنگری کنید.
مزایای مسدود کردن زمان
- روشی جامع برای ردیابی روز کاری شما فراهم می‌کند.
- با ایده کار عمیق تطابق دارد، زیرا زمانی که روی یک کار تمرکز می‌کنید باید به یک برنامه ثابت پایبند باشید.
- احساس خواهید کرد که کنترل بهتری بر حجم کاری خود دارید.
معایب مسدود کردن زمان
- وقفه‌های غیرمنتظره ممکن است برنامه شما را مختل کند.
- همانند Timeboxing، محاسبات زمان شما ممکن است نادرست باشد. ممکن است تا تمام شدن یک بلوک طولانی، کار را به تعویق بیندازید یا برای رسیدن به سررسید در یک بلوک زمانی کوتاه، عجله کنید.
- برنامه‌ریزی بلوک‌های زمانی در تقویم برای همه فعالیت‌ها، زمانبر است.
۷) تکنیک مدیریت زمان صندوق ورودی صفر– Inbox-Zero
این تکنیک برای مدیریت صندوق ورودی ایمیل است. هدف خالی نگه داشتن صندوق ورودی ایمیل یا نزدیک به خالی نگه داشتن آن است.
این تکنیک توسط Merlin Mann، متخصص در زمینه بهره‌وری توسعه داده شد.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- اجتناب از حواس‌پرتی
- تمرکز بر روی یک کار
- تعیین اولویت‌ها
- مدیریت استرس
- برنامه‌ریزی موثر
مسائلی که حل می‌کند:
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
- انجام چند کار به طور همزمان
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان Inbox-Zero
برای رسیدن به صندوق ورودی صفر، باید:
زمانی از روز را برای مدیریت صندوق ورودی خود، تعیین کنید و به این زمان پایبند باشید.
اعلان‌ها را خاموش کنید و تب ایمیل را در مرورگر خود باز نگذارید.
ایمیلهای خود را اولویت‌بندی کنید:
- فوراً به مهمترین ایمیل‌ها و ایمیل‌هایی که می‌توانید به سرعت پاسخ دهید، رسیدگی کنید.
- ایمیل‌هایی را که پاسخ دادن به آنها زمان بیشتری طول می‌کشد، به پوشه «نیاز به پاسخ» منتقل کنید (مقداری از زمان «مدیریت صندوق ورودی» خود را به این پاسخ‌ها اختصاص دهید)
- تصمیم بگیرید که چه پیام‌هایی را می‌توانید واگذار کنید و سپس آنها را برای سایر اعضای تیم ارسال کنید.
- پیام‌های ناخواسته یا قدیمی را حذف و بایگانی کنید.
مزایای INBOX-ZERO
- یک روش عالی برای مدیریت صندوق ورودی با پیام‌های زیاد است.
- تعداد پیام‌های خوانده نشده را کاهش می‌دهد، پیام‌هایی که شما را از یافتن ایمیلهای مهم باز می‌دارند.
- تخصیص بخش خاصی از روز به مدیریت صندوق ورودی باعث می‌شود در طول روز حواستان به ایمیل‌ها پرت نشود.
معایب INBOX-ZERO
- وقت‌گیر است، با توجه به اینکه باید بسیاری از پیام‌ها را فوروارد، بایگانی و حذف کنید.
- فقط با مدیریت صندوق ورودی سروکار دارد، بنابراین باید با سایر تکنیک‌های مدیریت زمان، تکنیک‌هایی که بر مدیریت وظایف و پروژه‌ها تمرکز دارند، ترکیب شود.
- برای افرادی که از طریق ایمیل با مشتریان و همکاران خود صحبت می‌کنند، مشکل‌ساز است، ایمیلهای مهم ممکن است گم شوند.
۸) میمون دست کیست؟ – Who’s Got The Monkey
تاکید این روش بر محول کردن وظایف است و بیشتر مدیران پروژه را هدف قرار می‌دهد، البته دیگران هم می‌توانند از آن استفاده کنند. میمون‌ها در واقع همان وظایف هستند و شما باید نحوه برخورد با آنها را یاد بگیرید.
۳ نوع زمان وجود دارد:
- زمان تحمیل شده توسط رئیس: فعالیت‌های مورد نیاز رئیس.
- زمان تحمیلی سیستم: درخواست‌ها و سوالات همکاران.
- زمان تحمیلی توسط خود: اقداماتی که تصمیم دارید انجام دهید. می‌توانید از آن برای وظایف و ایده‌های خود (زمان اختیاری)، یا برای رسیدگی به مشکلات و درخواست‌های زیردستان (زمان تحمیلی زیردستان) استفاده کنید.
هدف شما حذف زمان تحمیل شده توسط زیردستان، کنترل زمان تحمیلی سیستم و زمان تحمیل شده توسط رئیس و افزایش زمان اختیاری است. این اصل براساس کتاب مدیریت زمان William Oncken است.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- محول کردن صحیح وظایف
- تعیین اولویت‌ها
- تنظیم هدف SMART
- مدیریت استرس
- تمرکز بر روی یک کار
مسائلی که حل می‌کند:
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
- انجام چندکار به طور همزمان
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان میمون دست کیست؟
۱)میمون را بشناسید و توصیف کنید – مشخص کنید این کار چیست و چه اقداماتی برای تکمیل آن لازم است.
۲)میمون را اختصاص دهید – میمون را به شخصی اختصاص دهید.
۳)میمون را بیمه کنید – مطمئن شوید که شخص به درستی با میمون برخورد می‌کند:
- اگر میمون مهم است و اجازه اشتباه به شما نمی‌دهد، باید توصیه کنید که چه کاری باید انجام شود و در صورت نیاز خود اقدام کنید.
- اگر مطمئن هستید که فردی که به میمون اختصاص داده شده می‌تواند از عهده آن برآید، تنها راهنمایی کنید.
۴)میمون را چک کنید- مشخص کنید چه زمانی وضعیت میمون را پیگیری می‌کنید تا مطمئن شوید همه چیز در مسیر درست است.
مزایای میمون دست کیست؟
- مدیران می‌توانند به طور موثر از زمان خود استفاده کنند.
- حل مشکلات کارمندان آسان‌تر می‌شود.
- اطلاعات واضحی در مورد اینکه چه کسی به چه کاری اختصاص دارد، در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
- روشی ساده برای واگذاری وظایف است.
معایب میمون دست کیست؟
- فقط با مدیریت و تفویض وظایف سروکار دارد. باید با سایر روش‌های مدیریت زمان ترکیب شود تا به طور کلی نتایج بهتری داشته باشد.
۹) تکنیک مدیریت زمان روش اقدام – Action Method
تکنیک مدیریت زمان اقدام بر این فرض استوار است که همه چیز یک پروژه است: شما تمام فعالیت‌های خود را به عنوان پروژه می‌بینید، آنها را تجزیه و مدیریت می‌کنید. این پروژه‌ها می‌توانند:
- مدیریت امور مالی شما
- کار اداری
- شبکه‌سازی
- یا هر چیزی باشد که شما می‌خواهید.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- تنظیم هدف SMART
مسائلی که حل می‌کند:
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
- انجام چند وظیفه به طور همزمان
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان Action Method
هنگام استفاده از Action Method، فعالیت‌ها، وظایف و رویدادهای خود را به عنوان یک پروژه سازماندهی می‌کنید. سپس، فعالیت‌های خود را به سه دسته تقسیم می‌کنید:
- گام‌های عملیاتی: وظایفی هستند که باید انجام دهید و به شما کمک می‌کنند تا در کار خود پیشرفت کنید. به عنوان مثال کارهایی مانند: پیش‌نویس مجدد یک پروپوزال، ارسال نرم افزار کامل شده، و رفع باگ از آخرین اپ نوشته شده.
- مراجع: یادداشت‌ها، فهرستی از لینک‌ها به تحقیقات مربوطه، و برنامه‌هایی هستند که به شما کمک می‌کنند تا مراحل اقدام را انجام دهید. به عبارت دیگر، کارهایی هستند که مستقیماً باعث پیشرفت شما نمی‌شوند، بلکه به عنوان مرجع عمل می‌کنند.
- کارهای در انتظار انجام: همه ایده‌ها و برنامه‌هایی که در حال حاضر روی آنها کار نمی‌کنید، اما ممکن است روزی به مرحله اجرا درآیند.
مزایای ACTION METHOD
- مشاهده تمام فعالیت‌های روزانه‌تان به‌عنوان پروژه به این معنی است که برای هر فعالیت مراحلی در نظر گرفته‌اید، بنابراین احتمالاً سریع‌تر و کارآمدتر خواهید بود.
معایب ACTION METHOD
- وقت‌گیر و طاقت فرساست – مشاهده همه چیز به عنوان یک پروژه به این معنی است که زمان زیادی را صرف برنامه‌ریزی خواهید کرد.
- هیچ زمانبندی برای بررسی کارهای منتظر انجام وجود ندارد – هیچ شفافیتی در مورد زمان انجام آنها یا اینکه آیا باید با این موارد روبرو شوید یا نه وجود ندارد.
۱۰) تکنیک مدیریت زمان ماتریس آیزنهاور
یک تکنیک مدیریت زمان است که در آن وظایف اولویت‌بندی می‌شوند. اساس این تکنیک برچسب‌گذاری هر فعالیت با عنوان: مهم/غیرمهم و فوری/غیرفوری است.
وظایف را با توجه به اهمیت و فوریت آنها ارزیابی می‌کنید و بر این اساس با آنها برخورد می‌کنید.
ماتریس آیزنهاور به افتخار رئیس جمهور آمریکا Eisenhower، که در دوران ریاستش به بهره‌وری شهرت داشت، نامگذاری شده است.
بخوانید چگونه ماتریس آیزنهاور می‌تواند اولویت‌بندی کارها را بهبود بخشد؟
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- تعیین اولویت‌ها
- تمرکز بر روی یک کار
- “نه” گفتن
- اجتناب از حواس‌پرتی
- تنظیم هدف SMART
- محول کردن صحیح وظایف
مسائلی که حل می‌کند:
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
- از دست دادن سررسیدها
- انجام چندکار به طور همزمان
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان ماتریس آیزنهاور
تمام وظایف خود را فهرست کنید و آنها را به ۴ ربع تقسیم کنید:
- ربع اول – وظایفی که مهم و فوری هستند. شما باید فورا آنها را انجام دهید.
- ربع دوم – وظایفی که مهم هستند، اما فوری نیستند. باید برای انجام آنها برنامه‌ریزی کنید.
- ربع سوم – کارهایی که مهم نیستند، اما فوری هستند. شما باید این وظایف را به همکاران خود محول کنید.
- ربع چهارم – کارهایی که نه مهم هستند و نه فوری. باید آنها را به طور کلی از برنامه خود حذف کنید.
مزایای ماتریس آیزنهاور
- یک روش ساده برای اولویت‌بندی وظایف است.
- به شما امکان می‌دهد در نظر بگیرید چه وظایفی را می‌توانید محول یا حذف کنید.
معایب ماتریس آیزنهاور
- ممکن است تعیین اهمیت و سطح فوریت کارها دشوار باشد.
- تعصب ممکن است شما را از اجرای کامل این تکنیک باز دارد. تمایل دارید بر روی کارهای فوری تمرکز کنید که لزوماً مهم نیستند.
۱۱) تکنیک بهترین زمان زیستی بدن -Biological Prime Time
بهترین زمان زیستی شما زمانی از روز است که بالاترین سطح انرژی را دارید، بنابراین به احتمال زیاد در کار خود سازنده خواهید بود. هنگامی که بهترین زمان زیستی خود را تعیین کردید، می‌توانید مهمترین وظایف و اولویت‌های خود را به این زمان اختصاص دهید.
اصطلاح “Biological Prime Time” اولین بار توسط Sam Carpenter در کتابش معرفی شد.
چگونه بهترین زمان زیستی خود را پیدا کنیم؟
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- تعیین اولویت‌ها
- اجتناب از حواس‌پرتی
- تنظیم هدف SMART
مسائلی که حل می‌کند:
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
نحوه عملکرد تکنیک بهترین زمان زیستی بدن
- باید چندین روز، مثلاً ۲۰ روز، کار خود را بررسی کنید.
- تمرکز، انرژی، انگیزه و دامنه توجه خود را در این روزها دنبال کنید.
- بهتر است این متغیرها را هر روز در یک بازه زمانی ثابت، مثلاً از ۹ صبح تا ۵ بعد از ظهر، ردیابی کنید.
- نتایج خود را در هر ساعت و هر روز نمودار کنید.
- پس از ۲۰ روز، نتایج خود را تحلیل کنید – مطمئناً متوجه خواهید شد که زمان خاصی از روز به عنوان زمانی که می‌توانید بیشترین کار را انجام دهید، شناسایی می‌کنید.
- هنگامی که پربازده‌ترین ساعات روز خود را در این ۲۰ روز شناسایی کردید، شروع به تخصیص وظایف اولویت‌دار خود به این زمان کنید.
- کارهای کم‌اهمیت‌تر را به دوره‌های زمانی که متوجه شده‌اید تمرکز، سطح انرژی و دامنه توجه شما کم است، اختصاص دهید.
مزایای بهترین زمان زیستی بدن
- تشخیص خواهید داد که چه زمانی بیشترین بازدهی را دارید و می‌توانید تمام وظایف حیاتی را به این دوره زمانی اختصاص دهید.
- زمانی را که بهره‌وری کمتری دارید، تشخیص می‌دهید و می‌توانید فعالیت‌های کم اهمیت، اما همچنان حیاتی، مانند مدیریت ایمیل‌ها و برقراری تماس‌های تلفنی را به آن اختصاص دهید.
معایب بهترین زمان زیستی بدن
- اگر می‌خواهید بهترین زمان زیستی بدن خود را به درستی شناسایی کنید، باید مرتباً روتین خود را تغییر دهید و آن را برای مدت طولانی دنبال کنید.
- اگر تابع کسی هستید و باید به سررسیدها پایبند باشید، شناسایی بهترین زمان زیستی بدن شما مفید نخواهد بود، چرا که باید طبق درخواست‌ها و سررسیدهای رئیس خود کار کنید.
۱۲) تکنیک مدیریت زمان دفتر بهره‌وری
تکنیک مدیریت زمان دفتر بهره‌وری تا حدودی شبیه به یک دفتر ثبت وقایع روزانه معمولی است، با این تفاوت که شما افکار شخصی خود را در آن یادداشت نمی‌کنید، بلکه اعمال خود را یادداشت می‌کنید. فعالیت‌هایی که می‌توانید تکمیل کنید و بعداً در مورد آنها فکر کنید.
با استفاده از این تکنیک می‌توانید:
- ایده ها و افکار کاری خود را ثبت کنید – ممکن است بعداً آنها را عملی کنید.
- تمام کارهایی را که در یک روز به پایان رسانده‌اید، ثبت کنید – اقداماتی که انجام داده‌اید و می‌توانید در مورد آنها فکر کنید.
- تمام کارهایی را که قرار است روز بعد انجام دهید، فهرست کنید – کارهایی که در انتظار شما هستند.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- تعیین اولویت‌ها
- تنظیم هدف SMART
مسائلی که حل می‌کند:
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
- از دست دادن سررسیدها
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان دفتر بهره‌وری
۱) هر روز، لیست کارهای خود را در یک دفترچه یا نرم افزار مناسب تعریف کنید – موارد لیست را ساده، واضح و قابل دستیابی نگه دارید.
۲) مدت زمانی را که اتمام هر مورد طول می‌کشد، ردیابی کنید – می‌توانید از بهتایم برای این منظور استفاده کنید.
۳) نتایج زمانی خود را تحلیل کنید و لیست کارهای آینده خود را بر اساس آن تغییر دهید.
۴) برای جزئیات بیشتر، همچنین می‌توانید:
- به بهره‌وری خود برای هر مورد در مقیاسی از ۱ تا ۱۰ امتیاز دهید.
- فهرستی از حواس‌پرتی‌ها (رسانه‌های اجتماعی، یوتیوب، تلفن خود) تهیه کنید، بنابراین احتمال اینکه از آنها اجتناب کنید بیشتر است.
- هر مورد در لیست کارهای خود را به کارهای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید. (چک لیست)
- علاوه بر وظایف، اهدافی را که می‌خواهید به کمک این وظایف یا گروه‌هایی از وظایف به انجام برسانید، تعیین کنید.
۵) درباره روز خود تامل کنید و درباره موارد زیر نظر دهید:
- چه وظایفی را با موفقیت انجام داده‌اید.
- با چه مسائلی مواجه شده‌اید.
- آیا توانسته‌اید بر این مسائل غلبه کنید یا نه.
مزایای مجله بهره‌وری
- کل تاریخچه بهره‌وری شما را ثبت می‌کند – همه ایده‌ها، لیست کارها، سررسید کارها و پروژه‌ها را در یک مکان خواهید داشت.
- نوشتن مسائلتان می‌تواند شما را از استرس خلاص کند.
معایب مجله بهره‌وری
- شاید یک گزارش بیش از حد گسترده از نتایج بهره‌وری خودتان به دست آورید. ممکن است مجبور شوید مدتی را صرف جستجو کنید تا لیست کارهای گذشته و یا دیدگاه‌های ثبت شده بر روی آن و یا لیست وظایف مشبه را پیدا کنید. (استفاده از نرم افزار بهتایم این موارد را برطرف می‌کند.)
۱۳) تکنیک مدیریت زمان Seinfeld
یک تقویم است که ادعا می‌کند از نقل قول Jerry Seinfeld الهام گرفته شده است: «زنجیره را نشکن».
هر روز که روی یک مهارت کار می‌کنید، آن روز را با رنگ قرمز مشخص می‌کنید و زنجیره‌ای از روزهای قرمز تشکیل می‌دهید. اگر یک روز کار نکنید، آن روز را با رنگ قرمز علامت نمی‌زنید و «زنجیره را می‌شکنید».
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- تنظیم هدف SMART
مسائلی که حل می‌کند:
- از دست دادن سررسیدها
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان Seinfeld
به عنوان مثال، می‌خواهید مهارت‌های کدنویسی خود را بهبود ببخشید:
- یک ماژیک قرمز و یک تقویم بزرگ تهیه می‌کنید، تقویمی که تمام روزهای سال را نشان می‌دهد.
- هر روز که کد می‌کنید، حتی برای مدت کوتاهی، آن روز را با نشانگر قرمز علامت‌گذاری می‌کنید.
- روزهایی که با رنگ قرمز مشخص شده‌اند، همچنان که هر روز به کدنویسی ادامه می‌دهید، رشد می‌کنند و زنجیره‌ای را تشکیل می‌دهند.
- اگر یک روز کدنویسی نکردید، آن روز را با قرمز علامت‌گذاری نمی‌کنید و زنجیره را می شکنید.
- هر روز کد بزنید تا زنجیره را نشکنید.
مزایای روش Seinfeld
- با مشاهده رشد زنجیره روزهای مشخص شده با رنگ قرمز، انگیزه خواهید گرفت که زنجیره را ادامه دهید و هر روز روی مهارت خود کار کنید.
- هدف شما این است که هر روز کار کنید و پیشرفت کنید، بنابراین چون تلاش می‌کنید قبل از پایان روز کارها را انجام دهید، کمتر اهمال‌کاری می‌کنید.
معایب روش Seinfeld
- هر روز، باید کاری را انتخاب کنید که به اندازه کافی با مهارت شما مرتبط بوده و در عین حال قابل دستیابی هم باشد، این موضوع کمی مشکل است.
- برخی از روزها، به دلیل اولویت‌ها و تعهدات دیگر، پیدا کردن زمانی برای کار خودتان دشوار خواهد بود، بنابراین ممکن است مجبور شوید زنجیره را بشکنید.
۱۴) تکنیک مدیریت زمان قانون ۱۰دقیقه
به خود می‌گویید که ۱۰ دقیقه روی یک فعالیت کار خواهید کرد. پس از اتمام ۱۰ دقیقه، تعیین می‌کنید که باید متوقف شوید یا ادامه دهید.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- مدیریت استرس
- تمرکز بر روی یک کار
- تعیین اولویت‌ها
مسائلی که حل می‌کند:
- انجام چندکار به طور همزمان
- عدم استراحت
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان قانون ۱۰دقیقه
- یک فعالیت را انتخاب کنید.
- بلافاصله شروع به کار بر روی آن کنید.
- پس از گذشت ده دقیقه، فکر کنید: آیا می‌خواهید کار روی این فعالیت را متوقف کنید یا می‌خواهید ۱۰ دقیقه دیگر هم ادامه دهید؟
- در بازه‌های زمانی ۱۰ دقیقه‌ای کار کنید تا زمانی که بخواهید کار بر روی این فعالیت را در روز جاری متوقف کنید.
مزایای قانون ۱۰ دقیقه
- تجزیه وظایف خود به بازه‌های زمانی کوچک به شما شتاب می‌دهد زیرا موظف هستید هر بار فقط ۱۰ دقیقه روی آن کار کنید.
- وقتی هر بار فقط ۱۰ دقیقه کار می‌کنید، حتی برای انجام کارهای بزرگتر فشار کاری احساس نمی‌کنید.
- با توجه به اینکه ۱۰ دقیقه زمان کمی است، این احتمال وجود دارد که بعد از اولین ۱۰ دقیقه، ۱۰ دقیقه‌های بیشتری به کار خود ادامه دهید.
- شروع کار بلافاصله پس از انتخاب آن به این معنی است که زمانی برای افکار و پیش‌بینی‌های منفی نخواهید داشت.
- کمتر احتمال دارد که اهمال‌کاری کنید.
- از نظر روانشناسی، مقابله با یک کار ۹۰ دقیقه‌ای به صورت 9 تا ۱۰ دقیقه آسان‌تر است.
معایب قانون ۱۰ دقیقه
- هر ۱۰ دقیقه توقف برای بررسی اینکه آیا باید ۱۰ دقیقه دیگر کار کنید یا خیر، می‌تواند حواس شما را پرت کند، به خصوص اگر غرق در کار شده باشید.
۱۵) تکنیک مدیریت زمان لیست کارهای انجام شده
به جای فهرست کردن کارهایی که باید انجام دهید، دستاوردهای خود و کارهایی را که در یک بازه زمانی مشخص انجام داده‌اید، فهرست کنید.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- مدیریت استرس
مسائلی که حل می‌کند:
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان لیست کارهای انجام شده
- در پایان هر هفته کاری، ۱۰ تا ۱۵ دقیقه وقت بگذارید و تمام کارهایی را که انجام داده‌اید، یادداشت کنید.
- در کنار هر مورد، آنچه را که در حین کار بر روی آن یاد گرفته‌اید، ثبت کنید.
- توجه داشته باشید که برای دفعه بعد چه کارهایی را می‌توانید متفاوت انجام دهید تا نتایج خود را بهبود ببخشید.
مزایای فهرست کارهای انجام شده
- به شما دیدی از میزان کاری که انجام داده‌اید و مقدار کاری که برای انجام دادن باقی مانده است، می‌دهد.
- دیدن اینکه در یک بازه زمانی مشخص چقدر به موفقیت رسیده‌اید، انگیزه دهنده است.
- یک راه آسان برای ردیابی پیشرفت شما فراهم می‌کند.
معایب فهرست کارهای انجام شده
- دانستن آنچه تاکنون به پایان رسانده‌اید به شما یک ایده کلی در مورد میزان کاری که دارید می‌دهد، اما هیچ جزئیاتی دریافت نمی‌کنید – سررسید مشخص و تعداد مشخصی از کار و پروژه وجود ندارد.
۱۶) تکنیک مدیریت زمان فهرست کارهایی که نباید انجام شوند.
برعکس To-Do-List کلاسیک، تمام کارها و فعالیت‌هایی را که انجام نخواهید داد، فهرست می‌کنید.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- مدیریت استرس
مسائلی که حل می‌کند:
برنامه‌ریزی ناکارآمد
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان فهرست کارهایی که نباید انجام شوند.
- قبل از هر روز کاری فهرستی تهیه می‌کنید.
- تمام وظایف، ایده‌ها و عاداتی را که قصد انجام دادن یا فکر کردن به آنها را ندارید، یادداشت می‌کنید.
- این وظایف می‌توانند حواس‌پرتی‌ها، ایده‌های بیش از حد جاه طلبانه که زمانی برای کار روی آنها ندارید یا عادت‌های بدی که می‌خواهید آنها را ترک کنید، باشند.
- در مقابل هر یک از موارد فهرست شده، کلمه «نباید» را وارد کنید.
- در پایان روز، در صورتی که موفق به اجتناب از هر مورد شدید، روی آن خط بکشید.
مزایای فهرست کارهایی که نباید انجام شوند.
- با فهرست کردن تمام فعالیت‌هایی که نباید روی آنها تمرکز کنید، از نظر ذهنی آنها را رها کرده و زمان بیشتری را برای امور مهم اختصاص خواهید داد.
- شما را برای کنترل عادات بدتان یاری می‌کند، عاداتی مانند گذراندن وقت در رسانه‌های اجتماعی.
- واگذاری وظایف را آسان‌تر می‌کند، زیرا می‌توانید کارهایی را که باید انجام شوند، شناسایی کنید و آنها را محول کنید.
معایب فهرست کارهایی که نباید انجام شوند.
- هیچ مشخصاتی در مورد وظایفی که باید انجام دهید، ارائه نمی‌دهد.
۱۷) تکنیک جریان زمان- Flowtime
یک دوره زمانی مشخص، بین ۱۰ تا ۹۰ دقیقه تعیین می‌کنید و از آن به عنوان یک بازه زمانی آزمایشی برای کار خود استفاده می‌کنید. اگر متوجه شدید که می‌توانید پس از اتمام دوره زمانی تمرکز کنید، به کار خود ادامه می‌دهید. اگر متوجه شدید که دیگر نمی‌توانید تمرکز کنید، استراحت می‌کنید.
تکنیک Flowtime از تکنیک Pomodoro سرچشمه می‌گیرد، اما از نظر زمان برای جلسات کاری و استراحت، انعطاف بیشتری دارد. شبیه به تکنیک Timeboxing است، با این تفاوت که می‌توانید تصمیم بگیرید پس از پایان زمان به کار خود ادامه دهید یا نه و مجبور به توقف نمی‌شوید.
Flowtime توسط یک مهندس نرم افزار به نام Dionatan Moura، در سال ۲۰۱۵ توسعه داده شد.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- مدیریت استرس
- تمرکز بر روی یک کار
مسائلی که حل می‌کند:
- انجام چندکار به طور همزمان
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان Flowtime
با در نظر گرفتن یک بازه زمانی مشخص:
- یک کار را انتخاب کنید.
- تصمیم بگیرید که برای مدت زمان مشخصی کار کنید (مثلاً ۳۰ دقیقه) و تایمر را تنظیم کنید.
- تا زمانی که تایمر متوقف شود، کار می‌کنید.
- سپس، در نظر می‌گیرید که آیا می‌توانید چند دقیقه بیشتر روی کار تمرکز کنید یا خیر. برای مثال، اگر متوجه شدید که می‌توانید ۱۰ دقیقه بیشتر تمرکز کنید، تایمر را روی ۱۰ دقیقه تنظیم کنید.
- وقتی ۱۰ دقیقه تمام شد، از خود بپرسید که آیا می‌توانید تمرکز خود را برای مدت بیشتری حفظ کنید.
- زمانی که یک دوره زمانی معین به پایان می‌رسد (پس از ۳۰ دقیقه، یا بعد از ۱۰ دقیقه اضافی)، اگر متوجه شدید که نمی‌توانید دیگر تمرکز کنید، استراحت کنید.
به محض شروع کار می‌توانید تایمر را در نرم افزار مدیریت زمان بهتایم راه اندازی کنید. تایمر را متوقف کنید تا ببینید چقدر برای این کار صرف کرده‌اید. زمانی که احساس کردید به استراحت نیاز دارید، کار را متوقف کنید.
ثبت نام رایگان در نرم افزار مدیریت زمان بهتایم
مزایای تکنیک FLOWTIME
- از مزایای تکنیک مدیریت زمان پومودورو بعلاوه‌ی آزادی بیشتر در تصمیم‌گیری برای مدت زمان جلسات کاری و استراحت بهره‌مند می‌شوید.
- اگر متوجه شدید که انتخاب اولیه شما برای دقیقه‌های جلسه کاری طولانی است، می‌توانید دفعه بعد آن را تغییر دهید.
معایب تکنیک FLOWTIME
- عدم تعیین زمان برای طول جلسات کاری ممکن است باعث شود که استراحت را فراموش کنید و دچار فرسودگی شغلی شوید.
- تجزیه وظایف کاملاً به شما بستگی دارد – ممکن است در تجزیه آنها به قطعات قابل مدیریت ناموفق باشید.
۱۸) تکنیک مدیریت زمان هدف برتر
مهمترین هدف خود را مشخص می‌کنید و هر روز زمانی را به کار بر روی آن اختصاص می‌دهید.
Greg McKeown کسی بود که این مفهوم را در کتاب خود توضیح داد.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- تنظیم هدف SMART
- برنامه‌ریزی موثر
- مدیریت استرس
- تمرکز بر روی یک کار
- تعیین اولویت‌ها
مسائلی که حل می‌کند:
- انجام چند کار به طور همزمان
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان هدف برتر
- هدف اصلی خود را انتخاب می‌کنید.
- هر روز ۲ ساعت برای کار بر روی آن برنامه‌ریزی می‌کنید. (از فعالیت تکرارشونده بهتایم استفاده کنید)
- بهتر است این ۲ ساعت را برای ساعات اولیه روز، زمانی که بیشتر افراد خواب هستند، برنامه‌ریزی کنید تا مطمئن شوید که کسی حواس شما را پرت نمی‌کند.
- به برنامه پایبند باشید.
- در این مدت از رسانه‌های اجتماعی، یوتیوب و سایر عوامل حواس‌پرتی دوری کنید.
- فقط در این ۲ ساعت روی هدف برتر خود کار کنید.
- بقیه روز را به فعالیت‌های دیگر بپردازید.
مزایای هدف برتر
- با ۲ ساعت کار مداوم روی یک کار، توانایی کار عمیق را پرورش می‌دهید.
- در انجام کارهایی که به هدف اصلی شما منجر می‌شوند، پیشرفت زیادی خواهید داشت، زیرا هر روز زمانی را به طور خاص به آنها اختصاص می‌دهید.
معایب هدف برتر
- هیچ راهکاری برای نحوه جلوگیری از حواس‌پرتی که تهدید بزرگی برای کار ۲ ساعته شما هستند، وجود ندارد.
- هنگامی که تازه شروع به کار کرده‌اید، ۲ ساعت کار متمرکز ممکن است دشوار باشد.
- در مقابل، ممکن است افراد باتجربه ۲ ساعت زمان را بسیار کم بدانند، اما فقط مجازند در این چارچوب زمانی ثابت روی هدف برتر خود کار کنند.
۱۹) تکنیک مدیریت زمان تحلیل Pareto
اقتصاددان ایتالیایی Vilfredo Pareto این تکنیک مدیریت زمان را ایجاد کرد.
اصل تحلیل پارتو (همچنین به عنوان قانون ۸۰/۲۰ شناخته می‌شود) این است که ۲۰٪ از اقدامات ما مسئول ۸۰٪ از نتایج هستند.
ایده این است که فعالیت‌های کلیدی خود را بیابید، آن۲۰٪ی که تفاوت ایجاد می‌کنند و روی آنها تمرکز کنید. به این ترتیب، قادر خواهید بود ۸۰ درصد از نتایج دلخواه خود را به دست آورید.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- تعیین اولویت‌ها
- برنامه‌ریزی موثر
- تفویض وظایف صحیح
- تمرکز بر روی یک کار
مسائلی که حل می‌کند:
- انجام چندکار به طور همزمان
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان تحلیل Pareto
این قاعده بیان می‌کند که رابطه تساوی بین ورودی و خروجی وجود ندارد. به عبارت دیگر، شما با ۲۰ درصد تلاش به ۸۰ درصد از نتیجه می‌رسید. از بقیه زمانتان برای کارهایی مثل، جلسات، ایمیل، تماس‌های تلفنی و… استفاده می‌کنید. نکته کلیدی برای افزایش کارآیی این است که بر روی آن ۲۰ درصد از وظایفی که منجر به نتیجه می‌شوند، تمرکز کنید. این وظایف ممکن است پیچیده، دشوار، زمانبر باشند، اما باید بالای TO DO List قرار بگیرند. بقیه مسولیت‌هایتان باید اولویت پایین‌تری بگیرند.
درباره قانون ۸۰/۲۰ بیشتر بدانید.
مزایای تحلیل پارتو
- به شما کمک می‌کند وظایف خود را بهتر اولویت‌بندی کنید.
- یک روش عالی برای یادگیری نحوه تمرکز بر روی یک کار به جای انجام همزمان چندکار فراهم می‌کند.
معایب تحلیل پارتو
- تشخیص ۲۰% وظایف مهمتر ممکن است دشوار باشد.
۲۰) تکنیک مدیریت زمان برنامه ریزی سریع – Rapid Planning Method (RPM)
یکی از بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان روش برنامه‌ریزی سریع (RPM) است. RPM مخفف نتیجه‌گرا، هدف‌محور و برنامه عملیاتی بزرگ هم هست. (Results-oriented- Purpose-drive-Massive action plan)
این تکنیک مدیریت زمان توسط سخنران انگیزشی Tony Robbins ایجاد شده است.
ایده پشت این روش این است که مغز خود را آموزش دهید تا آنچه را که می‌خواهید تصور کنید و به آن واقعیت ببخشید.
به طور کلی، این تکنیک برای تعیین اهداف بلندمدت عالی است.
درباره روش برنامه‌ریزی سریع بیشتر بخوانید.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- برنامه‌ریزی موثر
- مدیریت استرس
- تمرکز بر روی یک کار
مسائلی که حل می‌کند:
- انجام چندکار به طور همزمان
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان برنامه ریزی سریع
۱) ثبت – ابتدا، تمام وظایفی را که باید در این هفته انجام دهید یادداشت کنید. واقع‌بین باشید. بین ۵ تا ۹ کار برای هفته یادداشت کنید.
۲) دسته‌بندی کنید – کارهای مشابه را با هم گروه‌بندی کنید. می‌توانید از دسته‌هایی مانند «وظایف حرفه‌ای»، «وظایف غیر کاری»، «سلامتی» و غیره استفاده کنید.( از بهتایم برای گروه‌بندی وظایف استفاده کنید.)
۳) بلوک های RPM خود را بسازید. به یاد داشته باشید که روی مهمترین هدف خود تمرکز کنید و یک بلوک RPM برای آن ایجاد کنید. به عنوان مثال می‌خواهید این هفته بر روی “وظایف حرفه‌ای” تمرکز کنید. از یک تکه کاغذ استفاده کنید و سه ستون ایجاد کنید:
- نتایج: در مورد نتایجی که می‌خواهید در این هدف به دست آورید، فکر کنید. فرض کنید می‌خواهید مهارت‌های نوشتن مقاله خود را بهبود ببخشید.
- هدف: چرا می‌خواهید به این نتیجه برسید؟ به عنوان مثال، می‌خواهید مهارت‌های نوشتن مقاله خود را افزایش دهید، زیرا می‌خواهید برای یک شغل مرتبط درخواست دهید.
- برنامه عملیاتی بزرگ: سپس به فعالیت‌هایی فکر کنید که به شما در تکمیل کار و دستیابی به نتایج دلخواه کمک می‌کند. در این صورت می‌توانید دوره‌های آموزشی مربوط به نوشتن مقاله را بیابید و تا پایان ماه ۱ دوره را به پایان برسانید.
سپس، یک بلوک RPM دیگر برای «وظایف غیر کاری» و سایر گروه‌های این هفته ایجاد کنید.
۴) اقدام کنید.
۵)کار خود را با سوال کردن از خود، مرور کنید:
- آیا تمام مراحل برنامه عملیاتی بزرگ خود را دنبال کردم؟
- آیا هدف من به عنوان انگیزه‌ای عمل کرد تا به من در رسیدن به نتایج مطلوب کمک کند؟
- آیا به نتایج دلخواه رسیدم؟
مزایای روش برنامه‌ریزی سریع
- این روش به شما اجازه می‌دهد تا به اهداف بلندمدت خود فکر کنید و آنها را با اهداف کوتاه‌مدت هماهنگ کنید.
- این تکنیک به شما کمک می‌کند تا اهداف خود و نتایج آنها را تصور کنید و مراحل دستیابی به این اهداف را بنویسید.
معایب روش برنامه‌ریزی سریع
- برنامه‌ریزی تمام فعالیت‌های هفتگی، ایجاد بلوک‌ها و بررسی نتایج زمانبر است.
- هیچ راهی برای تمایز کارهای مهم از کارهای کم‌اهمیت وجود ندارد، بنابراین نمی‌توانید اولویت‌ها را تعیین کنید.
۲۱) تکنیک مدیریت زمان شیشه خیارشور
اگر به دنبال یک تکنیک مدیریت زمان کاربردی هستید، تکنیک شیشه خیارشور مناسب است. مزیت کلیدی استفاده از این تکنیک این است که به شما امکان می‌دهد کارهای مفید را از کارهای غیرمفید در برنامه خود متمایز کنید. به این ترتیب، می‌توانید اولویت‌ها را به وضوح تعیین کرده و تکالیف خود را برنامه‌ریزی کنید.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- تعیین اولویت‌ها
- اجتناب از حواس‌پرتی
- تنظیم هدف SMART
- محول کردن صحیح وظایف
مسائلی که حل می‌کند:
- از دست دادن سررسیدها
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان شیشه خیارشور
هدف از این تکنیک تصور شیشه‌ای است که حاوی خیار، فلفل و سیر و آب نمک است. در اینجا معنای هر عنصر آمده است:
- آب نمک: در واقع کارها و فعالیت‌هایی هستند که معمولاً در طول روز مزاحم کار اصلی شما می‌شوند، مانند ایمیل‌ها، شبکه‌های اجتماعی و تماس‌های تلفنی.
- فلفل و سیر: وظایفی هستند که باید تکمیل شوند، اما شخص دیگری می‌تواند آنها را انجام دهد، یا می‌توانید آنها را یک روز دیگر تکمیل کنید.
- خیار: وظایف مهم شما هستند و باید تا پایان روز آنها را تکمیل کنید.
یک شیشه خیارشو حاوی تمام این موارد است. درست مانند ۲۴ ساعتی که در روز به ما داده شده است، می‌توانیم تمام آن را با کارهای بی‌ارزشی که همان آب نمک هستند، پر کنیم، اما می‌دانیم که آب نمک برای ما ارزش‌آفرین نیست، البته استفاده از آن اجتناب‌ناپذیر است، اما باید توجه کنیم که شیشه خالی که دست ماست (همان ۲۴ ساعت روز) می‌تواند هم با خیار پر شود و هم با آب نمک و ما زمانی از وقتمان استفاده درست کرده‌ایم و به اهدافمان نزدیک شده‌ایم که شیشه خود را با حداکثر خیار ممکن پر کرده باشیم.
بنابراین، هنگام برنامه‌ریزی روزتان، به وظایف خود فکر کنید:
۱) آنها را بر اساس اهمیت دسته‌بندی کنید –خیار، سیر و فلفل و یا آب نمک را تشخیص دهید.
۲) در مرحله بعد، ابتدا با تمرکز بر روی خیارها، فهرستی از کارهایی را که باید انجام دهید تهیه کنید، اینها مهمترین وظایف شما برای آن روز هستند.
۳) اطمینان حاصل کنید که تخمین زمان برای هر کار را یادداشت کنید. کل زمان باید حداکثر ۸ ساعت باشد.
۴) سپس، اگر هنوز مقداری زمان برای انجام وظایف کم اهمیت‌تر (سیر و فلفل و آب نمک) دارید، این زمان را به انجام آنها اختصاص دهید.
درباره این تکنیک بیشتر بخوانید.
مزایای تکنیک شیشه خیارشور
- این تکنیک به شما کمک می‌کند زمان خود را کنترل کنید و روز خود را به راحتی سازماندهی کنید تا زمان کافی برای زندگی شخصی خود هم داشته باشید.
- شما را از حواس‌پرتی دور می‌کند زیرا به شما امکان می‌دهد فقط کارهای مهم خود را برنامه‌ریزی کنید.
معایب تکنیک شیشه خیارشور
- تشخیص میزان اهمیت و فوریت وظایفتان می‌تواند دشوار باشد.
- اگر بیش از حد بر روی کارهای فوری تمرکز کنید، ممکن است انجام کارهای ضروری خود را از دست بدهید.
۲۲) تکنیک مدیریت زمان کار عمیق
روش کار عمیق یک تکنیک محبوب است که توسط Cal Newport، نویسنده کتاب Deep Work ایجاد شده است.
به گفته Newport:
کار عمیق شامل فعالیت‌های حرفه‌ای است که در حالت تمرکز و بدون حواس‌پرتی انجام می‌شوند و توانایی‌های شناختی شما را به بالاترین حد خود می‌رسانند.
به طور کلی، این وظایف مهارت‌های شما را بهبود می‌بخشند و ارزش ایجاد می‌کنند. در حین کار عمیق، باید از هرگونه حواس‌پرتی اجتناب کنید.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- اجتناب از حواس‌پرتی
- تمرکز بر روی یک کار
- برنامه‌ریزی موثر
مسائلی که حل می‌کند:
- انجام چندکار به طور همزمان
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان کار عمیق
Newport کار عمیق را از کار کم عمق جدا می‌کند، به عنوان مثال، شرکت در جلسات و پاسخ دادن به ایمیل‌ها، کار کم عمق است. به طور کلی، حتی زمانی که حواستان پرت است هم می‌توانید کارهای کم‌عمق را انجام دهید، که این موضوع در مورد کار عمیق صدق نمی‌کند.
در ادامه نحوه اعمال روش کار عمیق آورده شده است:
- برای کارهای عمیق برنامه‌ریزی کنید: در طول این مرحله، باید فقط روی کارهای مهم خود تمرکز کنید. در عین حال، به هر قیمتی باید از عوامل حواس‌پرتی دوری کنید. به یاد داشته باشید که در ساعاتی از روز که سطح انرژی بالایی دارید، کارهای عمیق را برنامه‌ریزی کنید.
- برای کارهای کم‌عمق هم وقت بگذارید: از طرف دیگر، هر کار تکراری و وظایفی را که نیاز به تلاش کمتری دارند، برای دوره‌هایی از روز که سطح انرژی شما پایین است، بگذارید.
مزایای کار عمیق
- این روش تضمین می‌کند که بر روی کار با کیفیت بالا تمرکز می‌کنید و در عین حال از هر گونه حواس‌پرتی دوری می‌کنید.
- این تکنیک به شما کمک می‌کند توانایی خود را برای تکمیل وظایف سخت و حل مشکلات پیچیده بهبود ببخشید.
معایب کار عمیق
- اگر در یک شرکت کار می‌کنید، ممکن است برای شما دشوار باشد که به کار عمیق برسید زیرا ممکن است توسط همکاران دچار وقفه کاری شوید.
- نمی‌توانید استراحت و وقفه بین کار داشته باشید، که ممکن است بر بهره‌وری شما تأثیر بگذارد.
۲۳) تکنیک مدیریت زمان ABCDE
Alan Lakein در کتاب خود، در مورد روش ABCDE صحبت می‌کند.
به لطف این تکنیک، می‌توانید یاد بگیرید که وظایف خود را بهتر اولویت‌بندی کنید و قبل از پایان سررسید آنها را به اتمام برسانید. روش ABCDE مشابه ماتریس آیزنهاور است، اما برخلاف این روش، تکنیک ABCDE وظایف را بر اساس فوریت دسته‌بندی نمی‌کند.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- تعیین اولویت‌ها
- محول کردن صحیح وظایف
- تنظیم هدف SMART
- تمرکز بر روی یک کار
مسائلی که حل می‌کند:
- انجام چندکار به طور همزمان
- از دست دادن سررسیدها
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان روش ABCDE
هنگام استفاده از این تکنیک، باید وظایف خود را بر اساس اهمیت آنها در پنج دسته سازماندهی کنید:
A- مهمترین وظایف
B- وظایف مهم
C- کارهایی که انجام دادنشان خوب است.
D- کارهایی که باید محول شوند.
E- کارهایی که باید حذف شوند.
به این ترتیب، اولویت‌بندی وظایف و فعالیت‌ها آسان‌تر خواهد بود.
ابتدا با انجام وظایف دسته‌های A و B شروع کنید، سپس با گروه‌های دیگر ادامه دهید.
مزایای تکنیک ABCDE
- این تکنیک به شما امکان می‌دهد در نظر بگیرید چه وظایفی را می‌توانید به دیگران محول کنید یا به سادگی از لیست حذف کنید.
- اولویت‌بندی کارها برایتان بسیار آسان‌تر خواهد شد، به خصوص اگر هر روز از این روش استفاده کنید.
معایب تکنیک ABCDE
- این روش وظایف را بر اساس فوریت دسته‌بندی نمی‌کند. بنابراین ممکن است فراموش کنید که روی وظایفی که نیاز به توجه فوری شما دارند، کار کنید.
- گاهی اوقات، برای شما دشوار است که بفهمید چه وظایفی مهمتر هستند (دسته A) و چه کارهایی فقط برای آن روز مهم هستند (گروه B).
۲۴) تکنیک مدیریت زمان قانون ۱-۳-۵
قانون ۱-۳-۵ تکنیکی است که به شما کمک می‌کند وظایف خود را مدیریت کنید. ایده پشت این تکنیک این است که در هر روز کاری، باید توجه خود را بر روی موارد زیر متمرکز کنید:
- ۱ کار بزرگ
- ۳ کار متوسط
- ۵ کار کوچک
هنگامی که وظیفه بزرگ خود را کامل کردید، احساس موفقیت خواهید کرد که به شما انگیزه می‌دهد تا ادامه دهید. در عین حال، وظایف متوسط به شما این امکان را می‌دهند که در پروژه‌های بزرگتر خود پیشرفت کنید. در نهایت، انجام کارهای کوچک آسان است، بنابراین آنها هم به شما انگیزه می‌دهند که به راه خود ادامه دهید.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- تعیین اولویت‌ها
- اجتناب از حواس‌پرتی
- برنامه‌ریزی موثر
مسائلی که حل می‌کند:
- انجام چندکار به طور همزمان
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان قانون ۱-۳-۵
همانطور که قبلا ذکر کردیم، باید تکالیف خود را به سه گروه دسته‌بندی کنید.
در اینجا نحوه برنامه‌ریزی با قانون ۱-۳-۵ آورده شده است:
- وظایف خود را رتبه‌بندی کنید. وظایف روزانه خود را یادداشت کنید، سپس آنها را به عنوان “بزرگ”، “متوسط” و “کوچک” برچسب‌گذاری کنید. اگر بیش از یک کار بزرگ دارید، مشخص کنید کدام یک مهمتر است و آن را امروز تمام کنید. کارهای دیگر می توانند تا فردا صبر کنند.
- دست به کار شوید. اول، کار بزرگ خود را انجام دهید زیرا به محض تکمیل آن، احساس موفقیت خواهید داشت. سپس به کارهای دیگر بپردازید. باید لیست وظایف را نزدیک خود نگه دارید.
- به یاد داشته باشید که انعطاف‌پذیر باشید. در روزهایی که سرتان شلوغ است، احتمالاً زمان کمتری برای انجام کارهایتان خواهید داشت. در این مورد، روی یک کار بزرگ تمرکز کنید و تعداد کارهای متوسط و کوچک را کاهش دهید.
مزایای قانون ۱-۳-۵
- این روش به شما کمک می‌کند یاد بگیرید که چگونه اولویت‌بندی کنید و فهرستی متعادل داشته باشید که رعایت آن ساده است.
- همچنین انعطاف‌پذیری دارد، بنابراین می‌توانید در صورت نیاز تعداد وظایف را تغییر دهید.
معایب قانون ۱-۳-۵
- ممکن است تصمیم‌گیری برای مدت زمانی که به هر کار اختصاص دهید دشوار باشد، به خصوص اگر زمان زیادی را صرف انجام یک کار بزرگ کرده باشید.
۲۵) تکنیک مدیریت زمان POSEC
این روش توسط Steven Lam، نویسنده کتاب روش مدیریت زمان POSEC ایجاد شده است. تکنیک POSEC مخفف عبارت زیر است:
- Prioritize, اولویت‌بندی
- Organizing, سازماندهی
- Streamlining, ساده‌سازی
- Economizing, صرفه‌جویی
- Contributing, مشارکت
این تکنیک ریشه در نظریه هرم Maslow دارد.
اصل این نظریه این است که پنج نوع نیاز وجود دارد که باید آنها را برآورده کنید و ترتیب اهمیت آنها عبارت است از:
- نیازهای فیزیولوژیکی – نیاز به آب، غذا، سرپناه و غیره.
- نیازهای امنیتی – نیاز ما به محافظت از خود در برابر خطرات فیزیکی
- نیازهای اجتماعی – نیاز به تعلق داشتن به یک گروه اجتماعی
- نیازهای احترامی – نیاز ما به حفظ عزت نفس و احتراممان
- نیازهای خودشکوفایی – نیاز به فعلیت بخشیدن به پتانسیل‌هایمان.
طبق نظریه Maslow، برای برآوردن نیازهای ثانویه امینتی (مانند امنیتی)، ابتدا باید به نیازهای اولیه خود (یعنی فیزیولوژیکی) رسیدگی کنید. همین امر در مورد بقیه هرم Maslow هم صدق می‌کند، یعنی برای رسیدن به نیازهای خودشکوفایی خود، نمی‌توانید هیچ مرحله‌ای را در طول مسیر جا بندازید.
تکنیک POSEC هم بر یک سلسله مراتب مشابه متکی است:
- اولویت‌بندی – اهداف و زمان (اهدافتان را اولویت‌بندی کنید)
- سازماندهی – خانواده و امور مالی (این وظایف را سازماندهی کنید)
- ساده‌سازی – کارهای روزمره (کارهای روتین و تکراری را که مجبور به انجامشان هستید، ساده‌سازی کنید)
- صرفه‌جویی – سرگرمی‌ها و معاشرت (برای صرف زمان برای انجام این کارها خسیس باشید!)
- مشارکت – تعهدات اجتماعی (در این کارها مشارکت کنید)
برای مثال، برای اینکه بتوانید زمان با کیفیتی را به خانواده خود اختصاص دهید، ابتدا باید متعهد به دستیابی به اهداف شخصی خود باشید.
مهارت‌های مدیریت زمانی که بهبود می‌بخشد:
- تعیین اولویت‌ها
- به حداقل رساندن فعالیت‌ها و وظایف کم ارزش
- تنظیم هدف SMART
مسائلی که حل می‌کند:
- انجام چند کار به طور همزمان
- برنامه‌ریزی ناکارآمد
نحوه عملکرد تکنیک مدیریت زمان POSEC
در اینجا نحوه استفاده از تکنیک POSEC آورده شده است:
- اولویت‌بندی (اهداف و زمان). ابتدا باید مشخص کنید که اهدافتان چیست و چقدر زمان برای دستیابی به آنها نیاز دارید (چه بلندمدت باشند چه کوتاه مدت).
- سازماندهی (خانواده و مالی). به تمام فعالیت‌های زندگی شخصی و حرفه‌ای خود فکر کنید. جدا از فعالیت‌هایی که به رسیدن به اهدافتان مرتبط است، باید مراقب رفاه خانواده خود باشید و به امور مالی خود رسیدگی کنید.
- ساده‌سازی (کارهای روزمره). اکنون، باید کارآمدترین راه را برای انجام وظایف روتین خود بیابید. به عنوان مثال، سعی کنید تا آنجا که می‌توانید کارهای روتین را خودکار کنید.
- صرفه‌جویی (سرگرمی‌ها و معاشرت). شامل فعالیت‌هایی است که از انجام آنها لذت می‌برید، مانند معاشرت با دوستان و انجام سرگرمی‌ها. اما، این فعالیت‌ها به دستیابی به اهداف کلی شما کمک نمی‌کنند.
- مشارکت (تعهدات اجتماعی). هنگامی که به تمام سطوح قبلی خود رسیدید، می‌توانید به دیگران کمک کنید.
مزایای روش POSEC
این روش به شما کمک می‌کند تا نه تنها برای کارهای حرفه‌ای، بلکه برای فعالیت‌های شخصی و اوقات فراغت نیز زمان بگذارید.
معایب روش POSEC
روش POSEC برای سازماندهی کارهای روزانه شما چندان کاربردی نیست.
مراجع: