مفاهیم مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چیست؟ مفاهیم مدیریت پروژه

در این مقاله با مفاهیم اساسی مدیریت پروژه، راهکارهایی برای موفقیت پروژه و در پایان با امکانات نرم افزار آنلاین بهتایم برای مدیریت پروژه آشنا می‌شوید.

ثبت نام رایگان در مدیریت پروژه آنلاین بهتایم

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه قوانینی است برای شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه کار یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص و برآورده کردن معیارهای موفقیت مشخص.

• یک پروژه موقت بوده و دارای آغاز و پایانی مشخص است. بنابراین محدوده و منابع تعریف شده‌ای دارد.
• یک پروژه منحصر به فرد است و بنابراین یک کار معمولی و روتین نیست. بلکه مجموعه‌ی از عملیات است که برای دستیابی به یک هدف واحد طراحی شده است. بنابراین یک تیم پروژه معمولاً شامل افرادی است که به طور معمول با هم کار نمی‌کنند، بعضی اوقات از سازمان‌ها و حتی چندین جغرافیای مختلف هستند.

توسعه نرم افزار برای یک فرایند تجاری، ساخت یک ساختمان یا پل، تلاش امدادی پس از بلاهای طبیعی، فروش محصول در یک بازار جدید، همگی پروژه هستند و باید با مهارت انجام شوند تا نتایج به موقع و در محدوده بودجه تعیین شده ارائه شوند.

بنابراین مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت، ابزار و تکنیک برای انجام فعالیت‌های پروژه است، به نحوی که نیازهای پروژه برآورده شوند.

مدیریت پروژه پارت ۱: مفاهیم مدیریت پروژه

• ۱: پروژه‌ها چه هستند؟
• ۲: چرخه عمر پروژه
• ۳: تعریف موفقیت پروژه

مفاهیم مدیریت پروژه ۱) پروژه‌ها چه هستند؟

پروژه‌ها فعالیت‌های سازمانی پیچیده و غیر روتین، محدود به بودجه، زمان‌بندی و منابع تعیین شده هستند که با هدف دستیابی به مجموعه‌ای از مشخصات فنی و به منظور پاسخگویی به نیازهای مشتری انجام می‌شوند.

پیچیده بوده و روتین نیستند:

پروژه‌ها برای تحقق یک هدف به وجود می‌آیند. از آنجا که به طور معمول نیاز به هماهنگی میان تعدادی از اعضای سازمان، گاهی اعضای بخش‌های مختلف، دارند، پیچیده هستند. پروژه‌ها برای دستیابی به یک هدف انجام می‌شوند و از این رو، موقت هستند. آن‌ها فقط تا زمانی که اهداف مورد نظرشان حاصل شود، وجود دارند.

از نظر بودجه، زمان و منابع محدود هستند:

پروژه اعضای شرکت را ملزم می‌کند تا برای مدت زمانی مشخص با منابع مالی و انسانی محدود همکاری کنند. پروژه‌ها به طور نامحدود ادامه نمی‌یابند. پس از اتمام کار، تیم پروژه منحل می‌شود. تا آن زمان، کلیه فعالیت‌ها محدود به بودجه و پرسنل در دسترس است. به این ترتیب، اغلب پروژه‌ها را به عنوان فعالیت‌های محدود به منابع در نظر می‌گیریم.

برای دستیابی به یک هدف روشن یا مجموعه‌ای از اهداف، توسعه می‌یابند:

چیزی به عنوان تیم پروژه با هدفی مداوم و غیر خاص وجود ندارد. اهداف یک پروژه ماهیت و تیم پروژه را تعریف می‌کنند. هدف می‌تواند ساختن پل جدید، یا پیاده‌سازی سیستم جدید یا پیروزی در انتخابات ریاست جمهوری باشد، در هر صورت هدف باید خاص باشد و پروژه باید در جهت دستیابی به آن هدف اعلام شده، سازماندهی شود.

متمرکز بر مشتری هستند:

چه مشتری یک واحد داخلیِ سازمان باشد (به عنوان مثال، حسابداری) چه یک بازار خارجی گسترده‌تر، هدف اساسی پروژه‌ها برآورده کردن نیازهای مشتری است. در گذشته، گاهی این ویژگی نادیده گرفته می‌شد و در صورت دستیابی به اهداف فنی، بودجه و برنامه‌های دیگر، پروژه‌ها موفقیت آمیز تلقی می‌شدند. اکنون می‌دانیم که این نگرش فقط نیمی از موفقیت است.

مفاهیم مدیریت پروژه ۲) چرخه عمر پروژه

چرخه عمر پروژه به مراحل توسعه پروژه اشاره دارد. این چرخه مهم است، زیرا نحوه انجام یک پروژه را نشان می‌دهد. در این چرخه، ۵ مرحله مشخص از پیشرفت پروژه وجود دارد: شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و خاتمه.

۱) مرحله شروع در مدیریت پروژه:

این مرحله توسعه هدف اولیه و مشخصات فنی پروژه است. محدوده کار ایجاد می‌شود، منابع لازم شناسایی شده و مشارکت کنندگان مهم سازمان یا ذینفعان در این فرآیند مشخص می‌شوند.

۲) برنامه‌ریزی در مدیریت پروژه:

مرحله‌ای است که در آن کلیه جزئیات، زمان‌بندی‌ها و سایر برنامه‌ها تهیه می‌شود. بسته‌های کاری شکسته می‌شوند، تکالیف فردی ایجاد شده و فرایند مشخص می‌شود.

۳) اجرا در مدیریت پروژه:

هنگامی است که کار واقعی پروژه انجام می‌شود: سیستم توسعه داده می‌شود، یا محصول ایجاد و ساخته می‌شود و سایر فعالیت‌های مبتنی بر پروژه انجام می‌شود.

۴) نظارت و کنترل در مدیریت پروژه

در فرآیند مدیریت پروژه، فاز سوم و چهارم ماهیت متوالی ندارند. مرحله نظارت و کنترل پروژه به طور همزمان با اجرای پروژه اجرا می‌شود تا اطمینان حاصل شود که اهداف و موارد قابل تحویل پروژه برآورده می‌شوند.

۵) خاتمه در مدیریت پروژه:

زمانی است که پروژه تکمیل شده به مشتری تحویل داده می‌شود، و پروژه به طور رسمی به اتمام می‌رسد.

مفاهیم مدیریت پروژه ۳) تعریف موفقیت پروژه:

تعریف پروژه‌ موفق می‌تواند مشکل باشد. از کجا بدانیم یک پروژه موفقیت آمیز است؟

• زمانی که سودآور است؟
• زمانی که در محدوده بودجه تمام می‌شود؟
• زمانی که به موقع کامل می‌شود؟
• یا زمانی که فناوری که توسعه دادیم، کار می‌کند؟

جالب است كه مديران پروژه همچنان در شناسايي تعاريف قابل قبول و فراگير از موفقيت، مشكلات بسياري دارند. اکثر ما به طور طبیعی به تعریف کلاسیک اهداف یک پروژه که شامل زمان، بودجه و عملکرد است، اشاره می‌کنیم.

زمان:

پروژه‌ها باید در یک بازه زمانی مشخصی تکمیل شوند. به عبارت دیگر، قرار نیست به طور نامحدود ادامه پیدا کنند. در نتیجه، اولین محدودیت حاکم بر مدیریت پروژه، این سؤال اساسی است:

آیا پروژه طبق زمان‌بندی پیش می‌رود و یا جلوتر یا عقب‌تر از آن است؟

بودجه:

دومین محدودیت کلیدی برای کلیه پروژه‌ها، بودجه است. پروژه‌ها باید در محدوده بودجه تمام شوند. این طور نیست که به امید اتفاق بهترین‌ها، یک چک خالی برای یک پروژه بنویسیم. در نتیجه، محدودیت دوم یک پروژه مربوط به سوال زیر است:

آیا پروژه در محدوده بودجه به پایان رسیده است؟

درباره مدیریت بودجه بیشتر بخوانید.

عملکرد:

کلیه پروژه‌ها به منظور رعایت برخی از مشخصات فنی انجام می‌شوند. ما می‌دانیم که پروژه قرار است چه کاری انجام دهد یا این‌که محصول نهایی قرار است چگونه کار کند. این محدودیت تعیین می‌کند که :

آیا پروژه‌ی به اتمام رسیده بر طبقِ مشخصاتِ فنیِ تعیین شده است یا خیر؟

معیار چهارمی هم اخیرا اضافه شده است:

پذیرش مشتری:

این معیار اطمینان حاصل می‌کند که پروژه‌ها با توجه به ایده و خواست مشتری توسعه می‌یابند. همه‌ی پروژه‌ها مشتری دارند که پروژه برای ارائه هدف به او ایجاد شده است. در نتیجه، اگر پذیرش مشتری یک متغیر کلیدی باشد، پروژه باید مورد آزمایش قرار گیرد تا مشخص شود که پس از اتمام، توسط مشتریان پذیرفته شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد.

یک مثال را در نظر بگیرید:

در اواخر دهه ۱۹۷۰، اکثر خودروسازان آمریکایی با مشکل مواجه شده بودند. بازار خودرو را به رقبای خارجی باخته بودند و به استانداردهای مدرن سلیقه توجه نمی‌کردند. در این دروان، یک پروژه موفق (یک ماشین جدید) معرفی شد. سرانجام شرکت فورد موتور با کنار گذاشتن روش‌های قدیمی برای طراحی و توسعه ماشین، ایده‌ی مناسبی را به دست آورد. این شرکت از طریق مصاحبه با مشتری‌های قدیمی که به خرید از برندهای دیگر روی آورده بودند، به بازی بازگشت. فورد Taurus را به کمک مصاحبه‌های فشرده و شنیدن آنچه مردم می‌گفتند، ایجاد کرد، Taurus یک اتومبیل محبوب فورد بود که به کمک آن توانست در دهه‌های ۸۰ و ۹۰ از جنرال موتور پیشی بگیرد.

کلید این موفقیت چه بود؟

بدیهی است که تمایل شرکت برای تمرکز به خواست مشتری دلیل اصلی این موفقیت بوده است. به همین دلیل برخی، پذیرش مشتری را بیش از یک محدودیت سه گانه، و شرط لازم برای موفقیت پروژه، می‌دانند.

مدیریت پروژه پارت ۲: پروژه شما به منشور مدیریت پروژه نیاز دارد.

هر پروژه باید منشور مدیریت پروژه داشته باشد که ماهیت، محدوده کار و انتظارات مدیریت را برای نتایج بیان کند. منشور مدیریت پروژه یک سند مکتوب است که شامل همه یا برخی از موارد زیر است:

• نام حامی (اسپانسر) پروژه
• مزایای پروژه برای سازمان
• شرح مختصری از اهداف
• چهارچوب زمانی مورد انتظار
• بودجه و منابع در دسترس
• اختیارات مدیر پروژه
• امضای اسپانسر

ایجاد منشور مدیریت پروژه مدیران ارشد را وادار می‌کند تا اهداف پروژه را به طور واضح بیان کنند.

درباره منشور پروژه در مقاله تخصصی منشور پروژه چیست، بیشتر بخوانید. 

این مثال را در نظر بگیرید:

آقای رفیعی اسپانسر شرکت برای طراحی مجدد سفارشات و خدمات به مشتریان بود. او به عنوان یک منتقد صریح، شخص مناسبی برای این کار بود چرا که مدت‌ها بود از زمان متوسط تکمیل سفارشات و خدمات شرکت ناراضی بود، و فکر می‌کرد هزینه‌های این سطح عملکردِ پایین، برای شرکت بسیار بالا است. بنابراین برای بهبود این شرایط، خانم رضایی را مسئول پروژه کرد.

آقای رفیعی چه نوع کاهش هزینه‌ای را پیش‌بینی می‌کرد؟
دقیقا چه شکایاتی در مورد سیستم فعلی داشت؟
تعریف او از موفقیت چه بود؟

خانم رضایی تلاش کرد تا پاسخ صریح او به این سؤال‌ها را بفهمد، اما موفق نشد. آقای رفیعی به قدری سرش شلوغ بود که نمی‌توانست به این سوالات فکر کند و علاوه بر این سعی داشت مسئولیت نتیجه پروژه را گردن فرد دیگری بیندازد. سایر مدیران شرکت هم خواهان پیشرفت بودند، اما مانند آقای رفیعی، ایده‌ای در مورد نتایج مورد نظر خود نداشتند. بنابراین وقتی خانم رضایی از مدیران ارشد هم این سوالات را پرسید، نظر خاصی نداشتند. به خاطر این عدم راهنمایی خانم رضایی و اعضای تیم او اهداف و معیارهای خود را برای موفقیت تدوین کردند. تیم کار خودش را شروع کرد و خانم رضایی گزارشی را از پیشرفت تیم در ۱۰ ماه، به آقای رفیعی اعلام کرد.

در مراحل انجام پروژه:

منابع همیشه مشکل‌ساز بودند، چرا که خانم رضایی مطمئن نبود که چقدر می‌تواند هزینه کند و یا چند نفر را می‌تواند به تیم اضافه کند. هر درخواستی برای منابع باید تک به تک با آقای رفیعی مطرح می‌شد. این تیم در نهایت وظایف خود را به پایان رساند و تمام اهداف تعیین شده توسط خودش را برآورده کرد. مدت زمان تحقق سفارشات یک سوم شد، کل هزینه‌ها ۱۲ درصد کاهش یافت و ۹۰٪ از مشتریان اکنون می‌توانستند تمام مشکلات خود را با یک تماس تلفنی برطرف کنند.

با این حال، مدیریت ارشد کاملاً از نتیجه راضی نبود. آقای رفیعی گفت:

«شما خیلی خوب کار کردید. پیشرفت‌هایِ حاصل شده قابل توجه است، اما ما به دنبال یک سازماندهی گسترده‌تر و صرفه‌جویی بیشتر در هزینه‌ها بودیم.»

خانم رضایی حیرت زده و عصبانی بود. با خودش فکر کرد:

«اگر او این چیزها را می‌خواست، چرا چیزی نگفت؟»

موقعیت‌هایی مانند این زیاد اتفاق می‌افتند، اما می‌توان از طریق منشور مدیریت پروژه که اهداف پروژه، چهارچوب زمانی و دامنه پروژه را روشن می‌کند، از آن‌ها اجتناب کرد.

اهداف در منشور مدیریت پروژه

همانطور که مثال خانم رضایی نشان می‌دهد، مدیران پروژه به توصیف گسترده‌ای از اهداف نیاز دارند. اهداف مبهم می‌توانند منجر به سوء تفاهم، ناامیدی و تکرارِ پرهزینه کار شوند.

به عنوان مثال عبارت زیر را ببینید:

وب سایتی ایجاد کنید که بتواند اطلاعات سریع و دقیق از محصول فراهم کند و آن‌ها را با روشی مقرون به صرفه به مشتریان ارائه دهد.

• این دقیقاً چه معنی دارد؟
• سریع چیست؟
• دقت چگونه باید تعریف شود؟
• آیا یک خطا در ۱۰۰۰ قابل قبول است؟
• یکی از ۱۰۰۰۰ چطور؟
• تا چه اندازه سایت باید مقرون به صرفه باشد؟

هریک از این سؤالات باید با مشورت با اسپانسر پروژه و ذینفعان اصلی پاسخ داده شوند.

یک منشور مدیریت پروژه مناسب، اهداف را مشخص می‌کند، اما وسیله و راه رسیدن به هدف باید به مدیر پروژه و اعضای تیم واگذار شود. این‌كه به تیم بگوییم چه كاری باید انجام دهند و چگونگی انجام آن را هم بگوییم، می‌تواند مزایای استخدام یك گروه شایسته و با مهارت را از بین ببرد.

همانطور که ریچارد هاکمن در رهبری تیم‌ها می‌نویسد:

«وقتی اهداف مشخص می‌شوند اما راه رسیدن به آن‌ها نه، اعضای تیم قادر هستند یا به نوعی ترغیب می‌شوند تا از دانش، مهارت و تجربه خود در طراحی و اجرای روش عملی که به خوبی با هدف و شرایط تیم هماهنگ باشد، استفاده کنند.»

چهارچوب زمانی در منشور مدیریت پروژه

علاوه بر تعیین اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری باید برای دستیابی به آن‌ها یک بازه زمانی تعیین کنید. پروژه نمی‌تواند با پایان باز باشد. ولی در بعضی موارد، مهلت ثابت است و محدوده می‌تواند تغییر کند. فرض کنید یک شرکت نرم‌افزاری قول داده که هر سه ماه یک نسخه جدید ارائه کند، تیم پروژه باید متناسب با محدوده پروژه نسخه‌های جدید خود را تنظیم کند، مثلا به ویژگی‌های محصول اضافه یا کم کند تا بتواند به ددلاین‌ها برسد.

در مقابل، اگر محدوده پروژه ثابت باشد، در صورتی می‌توان یک ددلاین منطقی تعیین کرد که مدیر پروژه و تیم، اهداف را به مجموعه‌ای از وظایف تقسیم کنند و یک ددلاین منطقی برای هر وظیفه برآورد کنند.

با این وجود، منشور مدیریت پروژه باید شامل یک ددلاین معقول باشد. ددلاینی که بتواند هزمان با این‌که تیم پروژه درمورد آنچه باید انجام شود اطلاعات بیشتری را به دست می‌آورد، اصلاح شود.

محدوده در منشور مدیریت پروژه

ذینفعان اصلی و مشارکت‌کنندگان در پروژه می‌توانند در جلسه‌ای آنچه را که باید در محدوده پروژه باشد، تعریف کنند. انتظارات اسپانسر را (اهدافی که باید به آن‌ها رسید) به عنوان بخش اول منشور مدیریت پروژه و طرح و برنامه پروژه را (راهکارهای رسیدن به اهداف) به عنوان بخش دوم در نظر بگیرید.

معمولا مدیر پروژه طرح و برنامه را ایجاد می‌کند، اما مهم است که تأییدیه اسپانسر را برای آن به دست آورد، تا از مشکلاتی که خانم رضایی در مثال بالا با آقای رفیعی داشت، جلوگیری کند.

مدیریت پروژه پارت ۳: ۵ نقش حیاتی در مدیریت پروژه

هنگامی که یک پروژه را مدیریت می‌کنید برای رسیدن به اهداف پروژه به افراد درستی نیاز دارید که درک روشنی از نقش‌های خود داشته باشند.

۱) حامی مالی (اسپانسر)

حامی مالی، پروژه را در بالاترین سطح در شرکت حمایت می‌کند. او باید تلاش کند تا به طور مؤثر با مدیرعامل و ذینفعان اصلی ارتباط برقرار کند، منابع لازم را تأمین کند و نتایج را تأیید یا رد کند. همچنین مهم است که در برابر عملکرد پروژه خود را مسئول بداند و در نتیجه پروژه سهیم باشد.

۲) مدیر پروژه

مدیر پروژه مشکل اصلی را برای حل، شناسایی و تعیین می‌کند و همچنین ورودی گرفته شده از اسپانسر و ذینفعان و چگونگی مقابله با مشکل را مشخص می‌کند، این‌که اهداف و محدوده پروژه چه خواهد بود و کدام فعالیت‌ها منجر به نتایج مطلوب می‌شوند. سپس وظایف را برنامه‌ریزی و زمان‌بندی می‌کند، اجرای پروژه را ردیابی کرده و بر پیشرفت آن نظارت می‌کند تا بتواند عملکرد را ارزیابی کند، پروژه را به پایان می‌برد و درس‌های آموخته شده را ثبت می‌کند. مدیر پروژه اختیاراتش را از حامی مالی می‌گیرد. از بسیاری جهات، مانند یک مدیر سنتی است، زیرا او باید:

• چهارچوبی را برای فعالیت‌های پروژه فراهم کند.
• منابع مورد نیاز را شناسایی کند.
• با مقامات بالاتر مذاکره کند.
• افراد مؤثری را استخدام کند.
• نقاط عطف را تنظیم کند.
• فعالیت‌ها را هماهنگ کند.
• چشم‌انداز را شفاف و کار را در مسیر نگه دارد.
• اطمینان حاصل کند که همه افراد تیم مشارکت دارند و سود می‌برند.
• درگیری‌ها را میانجی‌‌گری کند.
• اطمینان حاصل کند که اهداف پروژه به موقع و در محدوده بودجه، تحویل داده می‌شوند.

۳) رهبر تیم

پروژه‌های بزرگ ممکن است شامل یک رهبر تیم باشد که مستقیماً به مدیر پروژه گزارش می‌دهد. در پروژه‌های کوچک، مدیر پروژه هر دو مسئولیت را با هم دارد. او باید نقش‌های مهم زیر را اتخاذ کند:

• الگو

او از رفتارهای خود برای شکل دادن به عملکرد دیگران استفاده می‌کند، به عنوان مثال با شروع به موقع جلسات و انجام تکالیف جلسه. رهبران غالباً به این تاکتیک متکی هستند، زیرا نمی‌توانند از طریق ارتقا افراد، مزایا یا تهدید به اخراج برای تأثیرگذاری بر اعضای تیم استفاده کنند.

• مذاکره کننده

او با تامین منافعِ مشترک آنچه را كه لازم دارد از تأمین كننده پروژه می‌گیرد.

• شنونده

وی سیگنال‌های مشکلات قریب الوقوع، نارضایتی کارمندان و فرصت‌های سودآور را جمع می‌کند.

• مربی

او برای کمک به اعضای تیم برای به حداکثر رساندن پتانسیلشان و دستیابی به اهداف توافق شده راهی پیدا می‌کند.

• عضوی از تیم

علاوه بر مسئولیت‌های هدایت، رهبر باید بخشی از کارها را هم انجام دهد، خصوصاً در مناطقی که مهارت ویژه‌ای دارد. در حالت ایده‌آل، او باید یک یا دو کار ناخوشایند را که هیچکس دیگری مایل به انجام آن نیست، انجام دهد.

۴) اعضای تیم

قلب هر پروژه و موتور واقعی کار، اعضای آن است. به همین دلیل جمع کردن افراد مناسب بسیار مهم است.

معیارهای عضویت

اگرچه مهارت‌های لازم برای انجام کار باید بر انتخاب تیم حاکم باشد، به خاطر داشته باشید که بعید به نظر می‌رسد بدون ارائه آموزش، بتوانید تمام دانش مورد نیاز خود را به دست آورید.

مهارت‌های زیر را در نظر بگیرید:

• فنی در یک رشته خاص، مانند تحقیقات بازار، امور مالی یا برنامه نویسی نرم افزار.
• حل مسئله که افراد را قادر می‌سازد تا شرایط دشوار را مورد تحلیل قرار داده و راه حل به دست آورند.
• ارتباطی، به ویژه توانایی همکاری موثر با دیگران(جنبه‌ی اساسی در کار تیمی.)
• سازمانی از جمله شبکه‌سازی، برقراری ارتباط خوب با سایر قسمت‌های شرکت که همه این موارد به تیم کمک می‌کنند تا کارها را انجام دهند و از درگیری با واحدهای عملیاتی و پرسنل آن‌ها جلوگیری می‌کند.

هنگام تشکیل تیم‌های پروژه، افراد تمایل دارند بر مهارت‌های فنی تمرکز کنند و از مهارت‌های ارتباطی و سازمانی که بسیار مهم هستند، چشم پوشی می‌کنند.

به عنوان مثال:

یک برنامه‌نویس قوی در صورت عدم تمایل به همکاری می‌تواند از پیشرفت تیم جلوگیری کند. در مقابل، یک فرد با هوشِ سازمانی بالا و با مهارت‌های فنی متوسط ممکن است به لطف توانایی خود در جمع‌آوری منابع و جذب کمک از واحدهای عملیاتی، با ارزش‌ترین عضو تیم باشد.

۵) کمیته هدایت پروژه

برخی از پروژه‌ها دارای کمیته هدایت هستند، که متشکل از حامی و کلیه ذینفعان اصلی است. وظیفه کمیته تأیید منشور مدیریت پروژه ، تأمین منابع و قضاوت و تصمیم‌گیری درباره‌ی کلیه‌ی درخواست‌ها برای تغییر عناصر کلیدی پروژه مانند محصول تحویلی، برنامه و زمان‌بندی و بودجه است. کمیته هدایت ایده خوبی است وقتی شرکا، واحدها یا افراد مختلف سهم بزرگی در پروژه دارند. به همین ترتیب، اگر پیش‌بینی می‌کنید با درخواست‌های تغییرِ زیادی مواجه خواهید شد، این کمیته می‌تواند مفید باشد.

مدیریت پروژه‌ پارت ۴: انواع مدیر پروژه

برای مدیران هیچ مسئله‌ای مهم‌تر از رشد سازمان نیست. با اختصاص صحیح مدیران به پروژه‌های مختلف، بستری مناسب برای پیشرفت سازمان خود فراهم کنید. برای این کار، ابتدا نیاز است تا انواع مدیران را بشناسیم، بنابراین مقاله زیر را که از سایت دانشگاه هاروارد ترجمه شده بخوانید.

آیا هر سازمان نیاز به همه این چهار نوع مدیر پروژه دارد تا بتواند سازمان خود را توسعه دهد؟

حتی با ثبات‌ترین صنعت هم ممکن است با اختلال و وقفه تهدید شود و در دل پویاترین و پر رقابت‌ترین صنعت هم فرصت‌های رشدی وجود دارد که می توان آن‌ها را محاسبه و ارزیابی کرد. در نتیجه اغلب برای هر چهار نوع مدیر پروژه در اکثر سازمان‌ها کار وجود دارد. مدیران باید بدانند با تکیه بر یک نوع مدیر پروژه فرصت‌های زیادی را از دست می‌دهند.

۴ نوع مدیر پروژه

این چهار نوع مدیر پروژه به دنبال فرصت‌های رشد مختلفی هستند و از منطق‌های ارتباطی مختلفی برای کسب حمایت افراد سازمان پیروی می‌کنند. (جدول زیر را ببینید)

به عبارت دیگر شما به آن‌ها نیاز دارید چرا که:

• هر یک از آن‌ها انواع مختلفی از فرصت‌های رشد و ترقی را می‌‌بینند و حمایت می‌کنند و مکمل یکدیگر هستند.
• این لزوما به این معنی نیست که به تعداد برابری از هر یک نیاز دارید، همانطور که اکثر سازمان‌ها عمدتا به مجریان تکیه می‌کنند تا از هماهنگی مورد نیاز برای حفظ سود در کوتاه مدت اطمینان حاصل کنند.
• با این حال، شما به چند پیشگو، قمارباز و کارشناس هم نیاز دارید تا قادر به شناسایی و پیشبرد فرصت‌های رشدی باشید، که به شما کمک می‌کنند تا سازمان خود را فراتر از مسیر انتخاب شده پیش ببرید.

در ادامه ویژگی‌های هر یک از انواع مختلف آورده شده است.

۱) پیامبر (Prophet):

پیامبر فرصت‌های تجاری خارج از مرزهای استراتژیک موجود را دنبال می‌کند، فرصت‌هایی را که اطلاعات قابل اعتمادی در مورد احتمال موفقیت آن‌ها موجود نیست. از این رو، پیامبر برای فرصت رشدی که به لحاظ استراتژیک از وضعیت موجود متفاوت است و برای آن شواهد کمی قابل اعتمادی وجود ندارد، به دنبال پیروان سازمانی وفادار می‌گردد. بدیهی است که اجرای چنین پروژه‌هایی دارای ریسک است، زیرا احتمال دارد که فرصت‌های رشد اتفاق نیفتند و بنابراین این مدیر پروژه ممکن است یک پیامبر دروغین باشد. با این حال پیامبر برای به چالش کشیدن استراتژی موجود و دنبال کردن فرصت‌های رشدِ نادیده گرفته شده نیاز است.

۲) قمارباز (Gambler):

قمارباز فرصت‌های تجاری را که در مرزهای استراتژیک موجود وجود دارند، دنبال می‌کند، اما هیچ تضمین موفقیتی وجود ندارد، زیرا اطلاعات قابل اعتمادی در مورد احتمال موفقیت نیست. از این رو، قمارباز پیروان سازمانی را می‌خواهد که بر روی یک فرصت رشد سازگار با استراتژی فعلی اما بدون شواهد کمی قابل قبول قمار کنند. به عبارت دیگر، قماربازان با استراتژی موجود بازی می‌کنند، اما نمی‌توانند احتمال موفقیت را پیش بینی کنند. در نتیجه، قمارباز برای تیم پروژه خود به دنبال جذب اعضایی است که اهل شرط بندی باشند. بدیهی است که احتمال دارد این فرصت‌ها نیز امکان پذیر نباشند و بنابراین ممکن است باعث زیان‌های قابل توجهی شوند. با این حال، قماربازان ضروری هستند، زیرا آن‌ها می‌توانند استراتژی موجود را با دنبال کردن فرصت های رشدی که از نظر تحلیلی قابل چشم پوشی هستند به روزرسانی کنند.

۳) کارشناس (Expert):

این نوع مدیر پروژه فرصت‌های کسب و کاری را دنبال می‌کند که خارج از مرزهای استراتژیک موجود قرار دارند، اما به دلیل وجود شواهد و اطلاعات قابل اعتماد، یک فرصت تجاری قابل اطمینان هستند. از این رو، کارشناسان مایلند پیروانی را عضو تیم پروژه کنند که از فرصت رشدی که با استراتژی فعلی سازگار نیست، اما با شواهد کمی و کافی قابل اعتماد، شانس موفقیت دارد، حمایت کنند. در نتیجه، کارشناسان متکی به اعضای سازمانی هستند که واقعا به توصیه‌ها و نصایح آن‌ها گوش می‌دهند. کارشناس برای به چالش کشیدن استراتژی موجود با دنبال کردن فرصت‌های رشد خوبی که در خارج از استراتژی کنونی سازمان وجود دارد، مورد نیاز است.

۴) مجری (Executor):

این مدیر پروژه به طور فعال فرصت‌های تجاری را که در مرزهای استراتژیک موجود هستند و شانس موفقیت خوبی دارند، دنبال می‌کند. مجری پیروان سازمانی را جذب می‌کند که به دنبال یک فرصت رشد مطمئن هستند، فرصت رشدی که؛ در چارچوب استراتژی کنونی قرار دارد و با شواهد کمی قابل اطمینان پشتیبانی می‌شود. به عبارت دیگر، هیچ ریسک، عدم اطمینان و هیچ چالشی در این فرصت وجود ندارد و فقط باید اجرا شود. این فرصت‌ها را می‌توان بعنوان مسیر مشخصی برای موفقیت مشاهده کرد، زیرا فرصت رشد به درستی مستند شده و با استراتژی موجود هماهنگ است. با این حال، مجری هیچ دیدی از فرصت‌های تجاری رادیکال و ناشناخته ندارد. بسیاری از افرادی که عنوان رسمی توسعه دهنده‌ی کسب و کار را دارند، تنها از فرصت‌های رشدی که در مرزهای استراتژیک قرار داشته و شانس موفقیت بالایی دارند حمایت می‌کنند.

مدیریت پروژه پارت ۵: معرفی نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم

بهتایم نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین است. این نرم افزارِ فارسی پاسخگوی بیشترِ نیازهای مدیریت پروژه، مدیریت تیم و ارزیابی عملکرد است.

با بهتایم پروژه‌ها و فعالیت‌های خود را تعریف کنید، آنها را به اعضای تیم اختصاص دهید و با ثبت زمان‌های کاری بر روی فعالیت‌های مختلف، پیشرفت پروژه‌ها و فعالیت‌ها را ردیابی کنید. همچنین با بهتایم می‌توانید با اعضای تیم به آسانی ارتباط برقرار کرده و مستندات لازم را به پروژه‌ها پیوست کنید.

تمام ابزارهای لازم برای مدیریت پروژه‌ها و فعالیت‌ها را با بهتایم در یک ابزار واحد خواهید داشت.

برخی از امکانات بهتایم:

• گزارش‌ها و داشبوردهای مختلف مدیریتی
• تسک بورد
• گانت چارت فارسی
• ساختار شکست کار
• تقویم فارسی
• گفتگوی آنلاین در مورد فعالیت‌ها و پروژه‌ها
• برنامه‌ریزی
• ثبت تایم‌شیت یا گزارش کار
• گزارش ساز و نمودارساز
• پیوست فایل
• یک‌پارچگی با Google Drive و تقویم گوگل

ثبت نام و استفاده رایگان از بهتایم 

---