استراتژی مقابله با فشار کاری
مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، راهکاری برای مقابله با فشار کاری است.
فهرست مطالب:
- وقتی با حجم زیادی از کار دست و پنجه نرم می‌کنیم، از چه راهکاری استفاده کنیم؟ (راهکاری برای مقابله با فشار کاری)
- پرنده به پرنده؟
- آیا از ابزار درستی برای مدیریت زمان استفاده می‌کنید؟
نمی‌توان نسخه یکسانی برای برنامه‌ریزی و موفقیت همه تنظیم کرد. ویژگی‌های افراد مختلف با هم متفاوت است، آدم‌ها ماشین نیستند. چه بسا کاری که برای کسی بسیار مفید است برای دیگری کاملا مضر باشد. می‌گویند نویسنده‌ای شب‌ها بیدار می‌ماند و قهوه می‌نوشید و داستان می‌نوشت، از او پرسیدند:
«چرا این‌کار را می‌کنی؟»
پاسخ داد:
«برای آن که بالزاک هم همین کار را می‌کرد.»
اما وجه مشترک او و بالزاک به همین قهوه نوشیدن و شب بیداری خلاصه شد و هیچ یک از نوشته‌هایش اعتباری کسب نکرد. بنابراین از میان راه‌های زیادی که برای برنامه‌ریزی و موفقیت وجود دارد باید به دنبال آن راهی باشید که برای شما کار می‌کند.
در ادامه راهنمایی‌هایی را از زبان Peter Bregman می‌بینید. شاید این همان راهی باشد که برای شما جواب می‌دهد!
وقتی با حجم زیادی از کار دست و پنجه نرم می‌کنیم، از چه راهکاری استفاده کنیم؟
(راهکاری برای مقابله با فشار کاری)
همه ما این موقعیت را تجربه کرده‌ایم که کارهای زیادی برای انجام دادن داشتیم بدون این‌که شانسی برای تکمیل همه آن‌ها باشد. شاید فکر کنید زمانی که کارهای زیادی برای انجام دادن داریم برای رسیدن به آن‌ها خیلی بهره‌وری بالاتری خواهیم داشت. البته گاهی این اتفاق می‌افتد. اما اغلب، هنگامی که کارهای زیادی به توجه ما نیاز دارند، نمی‌دانیم از کجا شروع کنیم، بنابراین اصلا شروع نمی‌کنیم.
دفعه بعد که خودتان را در فشار کاری دیدید، برای مقابله با فشار کاری این روش را امتحان کنید:
- همه کارهایی را که باید انجام دهید، بنویسید.
- در مدت ۱۵ دقیقه، هر چقدر که می‌توانید ساده‌ترین و سریع‌ترین وظایف لیست کاری خود را انجام دهید.
تلفن بزنید. ایمیل‌های کوتاه ارسال کنید. نگران نباشید که مهمترین وظایف لیستتان هستند یا نه. هدف این است که به حداکثر کارهایی که ممکن است در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام شوند، رسیدگی کنید. از تایمر استفاده کنید تا تمرکز شما را حفظ کند.
- ۳۵ دقیقه بعد را بدون وقفه بر روی دشوارترین وظیفه کار کنید.
گوشی خود را خاموش کنید، همه پنجره‌های غیر ضروری رایانه خود را ببندید، و چالش برانگیزترین کار لیست خود، یکی از مواردی که استرس بیشتری ایجاد می‌کند یا بالاترین اولویت را دارد، انتخاب کنید. سپس بدون درنگ یا حواس پرتی به مدت ۳۵ دقیقه، تنها بر روی آن کار کنید.
- ۱۰ دقیقه استراحت کنید، سپس دوباره چرخه را شروع کنید.
پس از ۳۵ دقیقه کار متمرکز، یک استراحت کوتاه داشته باشید. سپس این فرآیند یک ساعته را از ۱۵ دقیقه کارهای سریع، دوباره شروع کنید.
پرنده به پرنده
سی سال پیش Anne Lamott در کتاب پرنده به پرنده نوشت:
برادر بزرگتر من، که در آن زمان ده ساله بود، سعی داشت گزارشی در مورد پرندگان بنویسد و برای آن ۳ ماه وقت داشت. روز قبل از موعد تحویل گزارش بود، در کلبه خانوادگیمان بودیم و برادرم در آشپزخانه بود و چیزی نمانده بود گریه‌اش بگیرد، اطرافش پر از کاغذ و مداد و کتاب باز نشده درباره پرندگان بود و با تکالیفش محاصره شده بود. پدرم کنار او نشست، برادرم را در آغوش گرفت، و گفت:
پرنده به پرنده دوست من، فقط پرنده به پرنده انجامش بده! فقط همین.
پرنده به پرنده، شروع از یک دسته پرنده‌ی آسان کمک می‌کند احساس موفقیت کنید و سپس به سراغ یکی از سخت‌ترین‌ها بروید تا سطح استرس خود را پایین بیاورید. کار کردن در یک بازه زمانی محدود مهم است، زیرا رقابت با زمان شما را متمرکز نگه می‌دارد. استفاده از یک چهارچوب زمانی در واقع فشار کاری روی شما را افزایش می‌دهد، اما تلاشتان را هدفمند می‌کند و به یک کار خاص اختصاص می‌دهد و در نهایت باعث افزایش استرس و انگیزه خوب و کاهش استرس منفی و ناخوشایند می‌شود.
آیا از ابزار درستی برای مدیریت زمان استفاده می‌کنید؟
امروزه ابزارهای متنوعی برای مدیریت زمان وجود دارد. اما از بین همه‌ی انتخاب‌ها (نرم‌افزارهای گوشی و کامپیوتر و تقویم و…) کدام برای شما مناسب است؟
باید ترجیح و اولویت‌های طبیعی خود را در نظر بگیرید:
- آیا فردی هستید که با نوشتن بهتر فکر می‌کنید و نقشه می‌کشید؟
اگر اینطور است، تقویم و یا برنامه کاغذی برای شما بهتر است.
- اگر عادت دارید چیزها را تایپ کنید، اگر خوره کامپیوتر هستید یا با وسایل الکترونیکی راحت هستید:
یک برنامه کامپیوتری انتخاب بهتری است. نرم‌افزارهایی هستند که می‌توانند در مدیریت و پیگیری پروژه‌ها کمک کنند. با استفاده از پیگیری آنلاین تصویر بزرگ و واضحی از وضعیت پروژه و جایی که به مداخله شما نیاز است، می‌بینید.
سیستمی که به کارتان می‌آید را پیدا کنید، و با آن پیش بروید.
تغییر مداوم سیستم‌ها:
- کارکنان را گیج می‌کند
- و زمان زیادی برای یادگیری نرم‌افزار جدید به هدر می‌دهد.
صرف نظر از این‌که کدام یک از ابزارهای مدیریت زمان را انتخاب کرده‌اید، بهتر است که یک روش را انتخاب کنید و به آن پایبند باشید. به این ترتیب هنگام انتقال اطلاعات از یک برنامه‌ریز به دیگری، خطر از دست دادن اطلاعات مهم را ندارید.
مدیریت پروژه و تایم‌شیت بهتایم
ما با بیش از ۱۷ سال تجربه در حوزه مدیریت پروژه و تایم‌شیت، بهتایم را به شما پیشنهاد می‌کنیم. در بهتایم، کاربران سیستم می‌توانند برای انجام کارهای خود به صورت روزانه (و یا در صورت نیاز برای روزهای آینده) برنامه‌ریزی نمایند، یعنی مشخص کنند که در طی آن روز، از بین فعالیت‌هایی که به آن‌ها اختصاص یافته کدام فعالیت را و به مدت چند ساعت می‌خواهند انجام دهند. برنامه‌ریزی روزانه باعث می‌شود کارکنان در طی زمان مهارت‌های برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خود را تقویت نمایند. درباره برنامه‌ریزی در بهتایم بیشتر بخوانید.