نرم افزار مدیریت پروژه بـهتـایـم برای شرکت‌های حسابداری و حسابرسی

نرم افزار مدیریت پروژه برای شرکت‌های حسابداری و حسابرسی

در دنیای حسابداری که دقت و کارایی اهمیت زیادی دارد، نمی‌توان نقش راه حل‌های نرم افزاری پیشرفته را نادیده گرفت. بـهتـایـم، یک نرم‌افزار مدیریت پروژه و تایم شیت مبتنی بر وب ایرانی است که به عنوان ابزاری مناسب برای شرکت‌هایی که به دنبال بهینه‌سازی عملیات خود هستند، شناخته می‌شود. این پست به این موضوع می‌پردازد که چگونه ویژگی‌های بهتایم می‌تواند برای شرکت‌های حسابداری در وظایف روزمره و برنامه‌ریزی استراتژیک آنها مفید باشد.

ثبت نام رایگان بهتایم

برخی از وظایف شرکت‌های حسابداری و حسابرسی

• بررسی حساب‌ها و برطرف نمودن مشکلات و مغایرت آنها
• تهیه ترازنامه
• اصلاح اشتباهات اسناد صادره
• محاسبه و پرداخت حقوق کارکنان
• انجام امور مالی و مالیاتی شرکت و بررسی نمودن آنها
• رد کردن لیست بیمه
• تهیه صورت‌های مالی حسابداری
• و…

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بهتایم چگونه به شرکت‌های حسابداری و حسابرسی کمک می‌کند؟

۱) پیشنهاد بهترین فرد برای وظایف متعدد حسابداری به کمک امکان اختصاص هوشمند وظایف

شرکت‌های حسابداری و حسابرسی به طور همزمان با پروژه‌های متعددی سر و کار دارند و در هر کدام از این پروژه‌ها وظایف متنوعی وجود دارد، از کارهای روتین حسابداری گرفته تا گزارش‌های مالی پیچیده.

شرکت‌های حسابداری و حسابرسی معمولا از افراد مختلف با توانایی‌های مختلفی برای این منظور استفاده می‌کنند. نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم با ویژگی اختصاص هوشمند فعالیت‌ها مناسب‌ترین اعضای تیم را برای انجام کارهای مختلف، پیشنهاد می‌دهد و تخصیص وظایف را برای مدیران آسانتر می‌کند. این تخصیص هوشمندانه فعالیت‌ها تضمین می‌کند که توانمندترین پرسنل، وظایف حساس حسابداری را انجام می‌دهند و در نتیجه ریسک خطا کاهش یافته و تکمیل پروژه سرعت پیدا می‌کند.

اختصاص هوشمند فعالیت‌ها براساس مهارت‌های کارکنان و مهارت‌های لازم برای تکمیل هر فعالیت انجام می‌شود.

۲) ردیابی زمان و هزینه کارکنان به کمک امکان تایم شیت و ماژول هزینه

زمان یک دارایی حیاتی در حسابداری است و مدیریت موثر آن می‌تواند مستقیماً بر سودآوری تأثیر بگذارد. ویژگی‌ ردیابی زمان و هزینه بهتایم به شرکت‌های حسابداری اجازه می‌دهد ساعت‌های صرف شده برای هر پروژه و هزینه‌های مربوطه را در زمان واقعی نظارت کنند. این اطلاعات برای شرکت‌ها برای مدیریت بهتر بودجه‌شان و ارائه صورت‌حساب شفاف به مشتریانشان بسیار مهم است. ردیابی زمان در بهتایم به کمک ابزار تایم شیت یا گزارش کار انجام می‌شود.

با اختصاص هزینه نفر-ساعت به افراد و سپس تکمیل تایم شیت توسط آنها، زمان واقعی صرف شده بر روی پروژه‌های مختلف و هزینه منابع انسانی این پروژه‌ها محاسبه شده و با گرفتن خروجی اکسل به آسانی در اختیار کارفرما قرار می‌گیرد.

۳) مدیریت زمانبندی پروژه‌ها به کمک امکان گانت چارت و گزارش پیشرفت

نمودار گانت اختصاصی برای هر پروژه، با قابلیت تعاملی بودن و خروجی اکسل و عکس، نمایشی بصری از جدول زمانی پروژه ارائه می‌دهد. این نمودار به همراه گزارش پیشرفت پروژه‌ها به مدیران کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که پروژه‌ها در مسیر درست هستند و از برنامه عقب نمانده‌اند.

با کلیک بر روی عنوان هر فعالیت در گزارش پیشرفت پروژه، مدیران می‌توانند درصد پیشرفت واقعی و برنامه‌ای هر یک از فعالیت‌های پروژه را مشاهده کرده و در صورت نیاز اقدامات لازم را انجام دهند.

۴) مدیریت وظایف به کمک امکان گانت چارت و ساختار شکست کار WBS

گانت چارت در بهتایم تنها یک ابزار زمان‌بندی نیست، بلکه مسیر حیاتی پروژه‌ها را نشان می‌دهد و به مدیران کمک می‌کند تا حیاتی‌ترین وظایفی را که می‌توانند در صورت عدم تکمیل به موقع، کل پروژه را به تأخیر بیندازند، شناسایی کنند.

علاوه بر این، بهتایم اجازه می‌دهد تا ساختار سلسله مراتبی فعالیت‌ها را با استفاده از ساختار شکست کار (WBS) تعریف کنید. این موضوع به ویژه در پروژه‌های حسابداری پیچیده که شامل وظایف فرعی متعدد هستند، مفید است. این رویکرد ساختاریافته تضمین می‌کند که هر جزء پروژه به‌دقت مدیریت و انجام شود.

۵) برنامه‌ریزی آسان و کاربردی به کمک امکان برنامه‌ریزی، فعالیت‌های تکرارشونده و تقویم

نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم امکانات برنامه‌ریزی قوی برای شرکت‌های حسابداری ارائه می‌دهد. برای فعالیت‌های دوره‌ای که باید ماهانه یا سالانه انجام شوند، بهتایم امکان تعریف فعالیت‌های تکرارشونده را ارائه می‌دهد که با استفاده از آن فرد می‌تواند از فراموشی کارهایی مانند ارسال لیست بیمه که باید به صورت ماهانه انجام شوند، جلوگیری کند.

با انجام برنامه‌ریزی از طرق مختلف از جمله منوی برنامه‌ریزی روزانه، فرد می‌تواند از تکنیک‌های مختلفی برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان استفاده کند و مدیران می‌توانند برنامه‌ی کاری افراد را کنترل کنند و مطمئن شوند که کارکنان در جهت درستی حرکت می‌کنند. (یا به قول همکاران ما پارو می‌زنند.)

تصور کنید فعالیتی باید سه شنبه از ساعت ۱۰ تا ۱۲ انجام شود، در بهتایم این امکان وجود دارد که این موضوع را در برنامه‌ریزی روزانه خود وارد کرده و در تقویم هم مشاهده کنید. علاوه بر این بهتایم با تقویم گوگل هم لینک می‌شود تا بتوانید از آن طریق هم هشدار دریافت کنید.

به طور کلی با تعیین تاریخ شروع و سررسید برای فعالیت‌ها و دریافت نوتیفیکیشن از بهتایم، با فراموشی فعالیت‌های مهم حسابداری خداحافظی کنید.

۶) مدیریت فعالیت‌ها از چند نمای مختلف

قابلیت بهتایم برای نمایش فعالیت‌ها در نماهای مختلف، مانند تسک بورد و تقویم فعالیت، شرکت‌های حسابداری را قادر می‌سازد تا وظایف خود را مطابق با اولویت‌ها و نیازهای خاص خود مدیریت کنند.

امکان تعریف فعالیت‌های تکرارشونده به ویژه برای وظایف دوره‌ای حسابداری مانند رد کردن لیست بیمه یا پرداخت حقوق و دستمزد مفید است. علاوه بر این، ویژگی چک لیست تضمین می‌کند که وظایف جامع که نیاز به چندین مرحله دارند، به طور کامل و به ترتیب صحیح تکمیل شوند.

۷) حضور و غیاب کارآمد و مدیریت اسناد

برای شرکت‌های حسابداری، مدیریت حضور و غیاب کارکنان و اطمینان از ثبت دقیق زمان برای اعتبارسنجی ساعات کار و پردازش دقیق حقوق و دستمزد ضروری است. امکان مدیریت حضور و غیاب بهتایم که امکان ثبت ورود و خروج از طریق IP یا مختصات جغرافیایی را فراهم می‌کند، این فرآیند را خودکار و ساده می‌کند.

علاوه بر این، قابلیت‌های قوی مدیریت اسناد این نرم‌افزار، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا همه فایل‌های مربوط به یک پروژه، مانند اسناد مالی را سازمان‌دهی‌شده و به راحتی در دسترس نگه دارند. همچنین ادغام با Google Drive اشتراک‌گذاری و ذخیره‌سازی یکپارچه فایل را تسهیل می‌کند.

۸) ارائه گزارش‌های دقیق به کمک امکان داشبورد مدیریتی و گزارش‌های متعدد

توانایی نرم‌افزار برای تولید گزارش‌های کاری دقیق که می‌تواند به‌طور خودکار برای مدیران ارسال شود، همه ذینفعان را از پیشرفت پروژه و عملکرد افراد مطلع می‌سازد.

گزارش‌ها و نمودارهای مربوط به زمان و هزینه صرف شده بر روی فعالیت‌ها و پروژه‌ها ارائه صورت‌حساب شفاف به مشتریان را امکان‌پذیر می‌کند.

علاوه بر این، تحلیلگر پیشرفته بهتایم، از طریق نمودارساز و گزارش‌ساز، امکان تولید گزارش‌های مالی مختلف و انجام تحلیل‌های مالی عمیق را در اختیار شرکت‌های حسابداری قرار می‌دهد.

۹) همکاری بهتر به کمک امکان گفتگوی آنلاین بهتایم

ابزار گفتگوی آنلاین اختصاصی برای فعالیت‌ها و پروژه‌ها، همکاری و ارتباط بهتر بین اعضای تیم را تسهیل می‌کند، که برای تکمیل به موقع وظایف حسابداری بسیار مهم است. چت‌روم‌های اختصاصی بهتایم با امکان ارسال فایل، دانش به دست آمده از پروژه را برای پروژه‌های آینده حفظ می‌کند و از طرفی اعضای تیم را از سایر پلتفرم‌های موجود برای ارسال فایل و ارتباط با همکاران بی‌نیاز می‌کند. این موضوع حواس‌پرتی‌های ناشی از شبکه‌های اجتماعی را کاهش می‌دهد.

۱۰) کنترل دسترسی به داده‌های حساس به کمک مجوزهای بهتایم

بهتایم با درک این موضوع که اعضای مختلف تیم ممکن است به سطوح مختلفی از دسترسی به داده‌های حساس نیاز داشته باشند، امکان تنظیم مجوزهای کاربران را ارائه می‌دهد.

۱۱) دسترسی آسان به اطلاعات و نرم افزار به کمک نسخه‌های موبایلی بهتایم

در دسترس بودن بهتایم برای دستگاه‌های اندروید و iOS تضمین می‌کند که حسابداران می‌توانند حتی زمانی که از میز کار خود دور هستند، در جریان امور و اطلاعات باقی بمانند. این موضوع برای تصمیم‌گیری به‌موقع بسیار مهم است و با فراهم کردن انعطاف‌پذیری، رضایت شغلی و بهره‌وری کلی را افزایش می‌دهد.

مخلص کلام

نرم افزار مدیریت پروژه و تایم شیت بهتایم با ویژگی‌های متعدد خود از برنامه‌ریزی و زمان‌بندی گرفته تا گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل، کارایی عملیاتی را افزایش می‌دهد و شرکت‌های حسابداری را برای ارائه خدمات به مشتریان توانمند می‌سازد.

بهتایم تنها یک ابزار نیست، بلکه یک دارایی استراتژیک برای هر شرکت حسابداری است که هدف آن ارتقای عملکرد کلی کسب و کار است.

رایگان در بهتایم ثبت نام کنید و برای ۱۴ روز از تمام امکانات آن استفاده کنید:

ثبت نام رایگان