مدیریت زمان پروژه و بهترین تکنیک‌های آن

ابزارها و تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه (زمانبندی پروژه)

بخش «تلاش موقت» در تعریف پروژه به این معناست که پروژه باید در یک بازه زمانی مشخص انجام شود. همچنین، وقتی از محدودیت‌های اصلی پروژه صحبت می‌کنیم، منظور زمان، هزینه و محدوده (Scope) است. این سه عامل باید در تمام مراحل پروژه به دقت مورد توجه قرار گیرند. فرایند مدیریت زمان پروژه بیشتر در مرحله برنامه‌ریزی انجام می‌شود و مدیر پروژه وظیفه دارد تا فعالیت‌های پروژه را برنامه‌ریزی کرده و آن را در چارچوب زمانی و بودجه تعیین شده به پایان برساند.

ثبت نام رایگان در مدیریت پروژه بهتایم

۱) تعریف فعالیت‌ها برای مدیریت زمان پروژه

این فرایند شامل تعریف فعالیت‌هایی است که باید برای دستیابی به محصول پروژه انجام شود.

ابزار و تکنیک‌های اصلی مورد استفاده در فرآیند تعریف فعالیت‌ها:

• تجزیه
• برنامه‌ریزی موج غلطان (Rolling wave planning)
• قضاوت کارشناسی

تجزیه

به معنای تقسیم پروژه به بخش‌های کوچکتری است که می‌توانند به راحتی مدیریت و کنترل شوند. این یک تکنیک است که در ایجاد ساختار شکست کار WBS و تعریف فعالیت‌های مورد نیاز استفاده می‌شود. ساختار شکست کار (WBS) یک چک لیست از هر فعالیتی است که باید برای ایجاد محصول نهایی انجام شود. این چک لیست به مبنایی برای زمانبندی پروژه، تخصیص منابع و بودجه‌بندی تبدیل می‌شود. یک WBS با استفاده از یک یا چند روش زیر ایجاد می‌شود: 

پرسشنامه، مصاحبه‌های تک به تک، یا جلسات گروهی. 

برنامه‌ریزی موج غلطان (Rolling wave planning)

برنامه‌ریزی موج غلطان یک روش برنامه‌ریزی تکرارشونده است که در آن کارهای نزدیک به زمان انجام، به طور دقیق برنامه‌ریزی می‌شوند، اما کارهای دورتر به صورت کلی‌تر برنامه‌ریزی می‌شوند. در این روش، شما پروژه را در حین پیشرفت آن برنامه‌ریزی می‌کنید. ابتدا کارهایی را که به خوبی می‌شناسید، برنامه‌ریزی و اجرا می‌کنید، و سپس برای مراحل بعدی دوباره برنامه‌ریزی می‌کنید. این روش به ویژه زمانی مفید است که اطلاعات دقیقی از فعالیت‌های ماه‌های ابتدایی پروژه دارید. البته همچنان نیاز است که یک لیست کلی از رویدادهای مهم و فرضیات برای کل پروژه داشته باشید.

۲) تعیین توالی فعالیت‌ها برای مدیریت زمان پروژه

ابزار و تکنیک‌های مورد استفاده برای فرآیند توالی فعالیت‌ها:

• تعیین وابستگی
• اعمال تقدم و تاخر

تعیین وابستگی

وابستگی فعالیت‌ها به یکدیگر مسیر پیاده‌سازی را در طی مرحله اجرای پروژه تعیین می‌کند و شامل چهار نوع وابستگی یا رابطه منطقی است:

• پایان به شروع (FS)
• پایان به پایان (FF)
• شروع به شروع (SS)
• شروع به پایان (SF)

اعمال تقدم و تاخر

تقدم (Lead) به رابطه‌ای اشاره دارد که در آن یک فعالیت جدید (فعالیت متاخر-Successor activity) می‌تواند قبل از اینکه فعالیت قبلی (فعالیت پیش‌نیاز- Predecessor activity) کامل شود، شروع شود. برعکس، تاخر (Lag) به حالتی گفته می‌شود که در آن فعالیت جدید نمی‌تواند بلافاصله پس از پایان فعالیت قبلی شروع شود و باید مدتی منتظر بماند.

۳) برآورد منابع فعالیت برای مدیریت زمان پروژه

فرایندی برای برآورد نوع و مقادیر مواد، افراد، تجهیزات، یا لوازم مورد نیاز برای انجام هر فعالیت است. فرآیند برآورد منابع فعالیت رابطه نزدیکی با فرآیند برآورد هزینه دارد.

ابزار و تکنیک‌های مورد استفاده در برآورد منابع فعالیت:

• قضاوت کارشناسی
• تحلیل جایگزین‌ها (Alternatives Analysis)
• داده‌های تخمینی منتشر شده (Published estimating data)
• برآورد پایین به بالا (Bottom-Up Estimate)
• نرم‌افزار مدیریت پروژه

تحلیل جایگزین‌ها (Alternatives Analysis)

تحلیل جایگزین‌ها به فرآیند بررسی و ارزیابی گزینه‌های مختلف برای دستیابی به بهترین راه حل در یک پروژه یا مشکل اشاره دارد. ممکن است منابع را جا‌به‌جا کنند و یا جایگزین‌های کاری پیدا کنند، مثلا به این نتیجه برسند که بخشی از کار را به پیمانکار بسپارند. جابجایی منابع می‌تواند شامل تغییر در تخصیص وظایف، تنظیم مجدد اولویت‌ها و یا استفاده بهینه‌تر از منابع موجود باشد.

داده‌های تخمینی منتشر شده (Published estimating data)

داده‌های تخمینی منتشر شده ابزارهای مفیدی برای تیم‌هایی هستند که می‌خواهند برآوردهای دقیق‌تری برای پروژه‌های خود انجام دهند و از تجربیات و تحقیقات قبلی استفاده کنند. به عنوان مثال، در یک پروژه ساختمانی یک مرجع معماری یا مهندسی ممکن است اطلاعاتی را در مورد این‌که چه مقدار از موادی خاص بر اساس اندازه و نوع ساختمان مورد نیاز است، ارائه دهد. 

برآورد پایین به بالا (Bottom-Up Estimate)

این روش، یکی از دقیق‌ترین سیستم‌های برآورد به حساب می‌آید و مواقعی استفاده می‌شود که نمی‌توان مدت زمان فعالیت را با درجه مناسبی حدس زد به این منظور طبق ساختار شکست کار (WBS) وظایف بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنند، سپس زمان لازم برای تکمیل هرکدام از زیر مجموعه‌ها را تخمین زده و در پایان، با در نظر گرفتن سایر مفروضات، زمان کل پروژه را برآورد می‌کنند.

۴) برآورد طول مدت فعالیت برای مدیریت زمان پروژه

برآورد طول مدت فعالیت در مدیریت زمان پروژه به فرآیندی گفته می‌شود که طی آن، نیازهای کاری و منابع مورد بررسی قرار می‌گیرند تا مدت زمان تقریبی لازم برای انجام هر فعالیت تعیین شود.

ابزار و تکنیک‌های مورد استفاده:

• قضاوت کارشناسی
• برآورد مقایسه‌ای
• برآورد سه نقطه‌ای

قضاوت کارشناسی

به فرآیند استفاده از تجربه و دانش متخصصان برای پیش‌بینی و تخمین پارامترهای مختلف یک پروژه اشاره دارد. به عنوان مثال، اعضای تیم پروژه ممکن است مدت زمان پروژه و یا حداکثر مدت زمان یک فعالیت را از طریق تجربه پروژه‌های مشابه پیشین، تخمین بزنند.

برآورد مقایسه‌ای

به معنای استفاده از زمان واقعی یک فعالیت مشابه و پیشین به عنوان مبنایی برای برآورد مدت زمان فعالیت آینده است. در این روش، از اطلاعات و تجربیات پروژه‌های گذشته استفاده می‌شود تا مدت زمان لازم برای تکمیل فعالیت‌ها در پروژه جدید را برآورد کنیم. این روش معمولاً زمانی استفاده می‌شود که اطلاعات دقیقی از فعالیت‌های خاص موجود نباشد و نیاز به یک تخمین سریع داریم.

برآورد سه نقطه‌ای

دقت برآورد مدت زمان یک فعالیت را می‌توان با در نظر گرفتن مقدار ریسک در برآورد اصلی بهبود بخشید. زمانی که در برآورد یک فعالیت خاص عدم اطمینان وجود دارد، تخمین مدت زمان یک فعالیت می‌تواند حاصل میانگین سه مدت زمان تخمین زده شده خوش‌بینانه، بدبینانه و محتمل باشد.

۵) تدوین زمانبندی پروژه

توالی فعالیت، مدت زمان، منابع مورد نیاز و محدودیت‌های زمان‌بندی را برای ایجاد زمانبندی پروژه تحلیل کنید.

ابزار و تکنیک‌های مورد استفاده:

• تحلیل شبکه زمان‌بندی Schedule Network Analysis
• روش مسیر بحرانی Critical path method
• روش زنجيره بحرانی Critical chain method 
• سطح‌بندی منابع Resource leveling
• تحلیل سناریوی «چه می‌شود اگر» What-if scenario analysis
• اعمال تقدم و تاخر Applying leads and lags
• فشرده‌سازی زمان‌بندی Schedule compression
• ابزار زمانبندی پروژه  Scheduling tool

تحلیل شبکه زمان‌بندی Schedule Network Analysis

یک نمایش گرافیکی است از فعالیت‌های پروژه، زمانی که طول می‌کشد تا آن‌ها تکمیل شوند و ترتیب و توالی که باید انجام شوند. این تحلیل به تیم پروژه کمک می‌کند تا جریان کارها، وابستگی‌های بین فعالیت‌ها و مسیرهای حیاتی (Critical Paths) را شناسایی و مدیریت کنند. معمولا نرم‌افزار مدیریت پروژه برای این تحلیل‌ها استفاده می‌شود.

توضیحات بیشتر:

• نمایش گرافیکی: تحلیل شبکه زمان‌بندی به طور معمول به صورت یک نمودار گرافیکی نمایش داده می‌شود که فعالیت‌های پروژه، زمان مورد نیاز برای هر فعالیت و وابستگی‌های بین آن‌ها را نشان می‌دهد.
• توالی و ترتیب فعالیت‌ها: در این تحلیل، فعالیت‌های پروژه بر اساس توالی زمانی و وابستگی‌هایشان سازماندهی می‌شوند. این وابستگی‌ها می‌توانند به صورت «شروع به پایان» (Start-to-Finish)، «پایان به پایان» (Finish-to-Finish)، «پایان به شروع» (Finish-to-Start) یا «شروع به شروع» (Start-to-Start) باشند.
• شناسایی مسیر بحرانی: یکی از اهداف اصلی تحلیل شبکه زمان‌بندی، شناسایی مسیر بحرانی است. مسیر بحرانی شامل فعالیت‌هایی است که اگر به تأخیر بیافتند، کل پروژه به تأخیر خواهد افتاد. مدیریت دقیق این مسیر برای جلوگیری از تأخیر در پروژه بسیار حیاتی است.

روش مسیر بحرانی Critical path method

روش مسیر بحرانی یک تکنیک قدرتمند اما ساده برای تحلیل، برنامه‌ریزی و زمانبندی پروژه‌های بزرگ و پیچیده است. در اصل، این ابزار وسیله‌ای است برای تعیین اینکه کدام یک از فعالیت‌های پروژه‌، از نظر تأثیر بر زمان کل پروژه بحرانی هستند. همچنین به برنامه‌ریزی بهینه همه فعالیت‌های پروژه به منظور تحویل پروژه در تاریخ مورد نظر و با حداقل هزینه کمک می‌کند.

درباره روش مسیر بحرانی بیشتر بخوانید.

مثال:

فرض کنید تیم شما در حال برنامه‌ریزی یک پروژه ساخت یک ساختمان است. این پروژه شامل فعالیت‌های زیر است:

• A: طراحی اولیه (۵ روز)
• B: تهیه مواد (۱۰ روز)
• C: ساخت فونداسیون (۱۵ روز)
• D: ساخت اسکلت ساختمان (۲۰ روز)
• E: نصب تجهیزات داخلی (۱۰ روز)
• F: اتمام نهایی و بازرسی (۵ روز)

وابستگی‌ها:

• فعالیت A باید قبل از فعالیت B و C تکمیل شود.
• فعالیت C باید قبل از فعالیت D تکمیل شود.
• فعالیت D و B باید قبل از فعالیت E تکمیل شوند.
• فعالیت E باید قبل از فعالیت F تکمیل شود.

شبکه زمان‌بندی:

مسیر بحرانی در این شبکه با رنگ قرمز نمایش داده شده است.

فشرده‌سازی زمانبندی Schedule compression

این ابزار کمک می‌کند تا طول کل پروژه را با کاهش دادن زمان اختصاص داده شده به فعالیت‌هایی خاص، کوتاه کنید.

روش‌های اصلی فشرده‌سازی زمان‌ بندی:

• همپوشانی فعالیت‌ها:

در این روش، فعالیت‌هایی که معمولاً به صورت متوالی انجام می‌شوند، به صورت موازی یا همزمان انجام می‌شوند. این به معنی آغاز فعالیت بعدی قبل از اتمام کامل فعالیت قبلی است.

مزایا: این روش می‌تواند بدون نیاز به منابع اضافی، زمانبندی پروژه را فشرده کند.

معایب: ریسک بالاتری دارد، زیرا احتمال بروز خطاها یا نیاز به دوباره‌کاری در صورت بروز مشکلات در فعالیت‌های موازی افزایش می‌یابد.

مثال: در یک پروژه نرم‌افزاری، تیم توسعه می‌تواند قبل از اتمام کامل طراحی، شروع به برنامه‌نویسی کند. این کار می‌تواند پروژه را سریع‌تر پیش ببرد، اما ممکن است در آینده نیاز به اصلاحاتی در کد باشد.

• فشرده‌سازی مستقیم:

در این روش، با تخصیص منابع اضافی به فعالیت‌های بحرانی (Critical Path Activities)، زمان انجام آنها کاهش می‌یابد. این منابع اضافی ممکن است شامل افزایش تعداد کارکنان، استفاده از تجهیزات بیشتر، یا افزایش ساعات کار باشد.

مزایا: این روش به طور معمول سریع‌ترین راه برای کاهش مدت زمان پروژه است.

معایب: معمولاً هزینه‌های بیشتری به پروژه تحمیل می‌کند، زیرا اضافه کردن منابع اضافی به فعالیت‌ها هزینه‌بر است.

مثال: فرض کنید در یک پروژه ساختمانی، فعالیت «بتن‌ریزی فونداسیون» در مسیر بحرانی قرار دارد و زمان زیادی می‌برد. با اضافه کردن نیروی کار بیشتر یا کار در شیفت‌های اضافی، می‌توان این فعالیت را سریع‌تر انجام داد و مدت زمان کل پروژه را کاهش داد.

ابزار زمانبندی پروژه  Scheduling tool

در مدیریت پروژه، ابزار زمانبندی پروژه (Scheduling tool) نقش بسیار مهمی دارد. این ابزار به شما کمک می‌کند تا زمان‌بندی دقیق برای هر فعالیت پروژه تعیین کنید، مشخص کنید که چه فعالیت‌هایی تاکنون انجام شده و ترتیب و توالی انجام آن‌ها را برنامه‌ریزی کنید. با توجه به اینکه پروژه‌ها همواره با عدم قطعیت‌هایی مواجه هستند، زمان‌بندی پروژه باید به‌طور منظم بررسی و در حین پیشرفت پروژه تغییر کند. به این معنی که با پیشروی پروژه و شناسایی تغییرات و ریسک‌های جدید، زمان‌بندی آن نیز بروزرسانی می‌شود.

بهتایم، به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه، به شما در مدیریت زمان پروژه کمک می‌کند. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا زمان‌بندی دقیقی برای فعالیت‌های پروژه تنظیم کنید و به راحتی تغییرات و پیشرفت‌ها را پیگیری کنید. بهتایم با ارائه ویژگی‌هایی مانند نمودار گانت، تقویم و یادآوری‌ها، به شما کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را به‌طور مؤثری مدیریت کنید و به موقع به اهداف خود دست یابید.

این ابزار به‌طور کلی پروژه را از یک چشم‌انداز عمومی به یک برنامه زمان‌بندی دقیق تبدیل می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد که کنترل بهتری بر روی زمان و منابع خود داشته باشید.

۶) بررسی پروژه

هنگامی که برنامه اصلی را مشخص کردید، باید آن را بررسی کنید تا مطمئن شوید که زمان اختصاص داده شده به هر فعالیت با منابع هماهنگ است.

ابزارهایی هستند که معمولا برای انجام این کار استفاده می‌شوند:

• تحلیل سناریوی چه می‌شود اگر
• سطح‌بندی منابع
• روش زنجیره بحرانی
• ضرایب ریسک

تحلیل سناریوی چه می‌شود اگر

یک تکنیک است که در آن سناریوهای مختلف و پیامدهای احتمالی آن‌ها بر پروژه بررسی می‌شود. این تکنیک به شما کمک می‌کند تا با شبیه‌سازی شرایط مختلف، بهترین تصمیمات را برای مدیریت زمان و منابع پروژه اتخاذ کنید و ریسک‌های احتمالی را کاهش دهید.

سطح‌بندی منابع

تکنیکی که در آن تاریخ‌های شروع و پایان بر اساس محدودیت‌های منابع و به هدف توازن میان تقاضا و در دسترس بودن منابع تنظیم می‌گردد. هدف از سطح‌بندی منابع این است که اطمینان حاصل شود که هیچ‌یک از منابع پروژه بیش از حد تحت فشار قرار نمی‌گیرد یا بیکار نمی‌ماند. این کار با تنظیم زمان‌بندی فعالیت‌ها انجام می‌شود تا تقاضای منابع در طول پروژه به‌طور یکنواخت توزیع شود. فرض کنید یک پروژه ساختمانی دارید که نیاز به تعداد مشخصی کارگر برای فعالیت‌های مختلف دارد. اگر تعداد کارگران محدود باشد و همه فعالیت‌ها همزمان نیاز به کارگر داشته باشند، ممکن است پروژه به تعویق بیفتد. با استفاده از سطح‌بندی منابع، می‌توانید فعالیت‌ها را به گونه‌ای زمان‌بندی کنید که کارگران در هر زمان به اندازه کافی در دسترس باشند.

روش زنجیره بحرانی

تمرکز بر در دسترس بودن منابع و مدیریت تأخیرهای احتمالی دارد. این روش به‌طور خاص به شما کمک می‌کند تا زمانبندی پروژه را بر اساس منابع موجود بهینه کنید و فضای کافی برای مدیریت اختلالات و تغییرات غیرمنتظره ایجاد کنید. فرض کنید یک پروژه تولیدی دارید که شامل چندین مرحله تولید است. به جای اینکه هر مرحله را بدون در نظر گرفتن در دسترس بودن تجهیزات برنامه‌ریزی کنید، می‌توانید از روش زنجیره بحرانی استفاده کنید و زمان شروع هر مرحله را بر اساس دسترسی به تجهیزات تعیین کنید. همچنین، با افزودن زمان ایمنی بین مراحل، می‌توانید از تأخیرات ناخواسته جلوگیری کنید.

ضرایب ریسک

ریسک اجتناب‌ناپذیر است، بنابراین باید برای تأثیر آن آماده باشید. اضافه کردن زمان اضافی به فعالیت‌های پر ریسک یک استراتژی است. استراتژی دیگر اضافه کردن ضریب زمان به وظایف یا منابع خاص، برای جبران برآوردهای زمانی بیش از حد خوش‌بینانه است.