ساختار شکست کار (WBS) چیست و چگونه تهیه می‌شود؟

ساختار شکست کار (WBS) چیست؟

ساختار شکست کار یا Work breakdown structure تجزیه یک کار بزرگ به مجموعه‌ای از وظایف قابل مدیریت است. در واقع پس از تعریف پروژه، باید بدانید که برای موفقیت آن چه کارهایی لازم است. ساختار شکست کار (WBS) به شما کمک می‌کند به سؤالات مهم در مورد نحوه تخصیص مقدار مناسب زمان و هزینه پاسخ دهید. پیش از مطالعه مقاله می‌توانید در نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم ثبت نام کنید و از ساختار شکست آن برای تعریف پروژه‌های خود استفاده کنید:

ثبت نام رایگان در بهتایم

ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه چیست؟

دستیابی موفقیت‌آمیز به اهداف یک قرارداد نیاز به برنامه‌ای دارد که تمام تلاش‌هایی را که باید انجام شوند، مشخص می‌‌کند، مسئولیت‌ها را به یک عنصر سازمانی اختصاص می‌دهد و برنامه‌ها و بودجه‌ را برای انجام کار تعیین می‌کند. در برنامه‌ریزی یک پروژه، مدیر پروژه باید پروژه را به عناصر کوچکی که دارای شرایط زیر هستند، تجزیه کند:

• قابل مدیریت
• مستقل، یا با حداقل ارتباط و وابستگی به دیگر عناصر در حال انجام
• قابل اندازه‌گیری از نظر پیشرفت

اولین گام عمده در فرآیند برنامه‌ریزی پس از تعریف الزامات پروژه، توسعه ساختار شکست کار (WBS) است. WBS یک ساختار درختی محصول_محور است.  به کمک WBS:

• برنامه‌ریزی قابل انجام است.
• هزینه‌ها و بودجه‌ را می‌توان تعیین کرد.
• زمان، هزینه و عملکرد را می‌توان ردیابی کرد.
• تخصیص مسئولیت‌ها را می‌توان انجام داد.

مدیران پروژه از ساختار شکست کار (WBS) استفاده می‌کنند تا به تیم برای تجسم پروژه و محصولات مرتبط با آن کمک کنند.

اهمیت ساختار شکست کار (WBS)

مدیران پروژه باتجربه می‌دانند صرف نظر از اینکه پروژه چقدر با دقت برنامه‌ریزی شده است، مسائل زیادی ممکن است در پروژه اشتباه پیش بروند. این اشتباهات زمانی رخ می‌دهند که ساختار شکست کار (WBS) توسعه نیافته یا ضعیف است. یک ساختار شکست کار (WBS) ضعیف می‌تواند منجر به خروجی‌های نامطلوب، تخصیص وظیفه نامشخص، خزش محدوده، تغییر مکرر در محدوده، فراتر رفتن از بودجه، از دست دادن سررسید‌ها و محصولات غیرقابل استفاده شود.

نحوه اجرای ساختار شکست کار (WBS)

۱. هدف نهایی را بشناسید.

مرحله اول این است که بدانید هدف نهایی پروژه شما چیست. با مشورت تمام ذینفعان پروژه، محدوده پروژه و اینکه چگونه می‌خواهید به آنجا برسید را تعریف کنید. سپس، با تیم خود صحبت کنید تا دریابید که برای رسیدن به آن هدف نهایی، تیم باید چه چیزهایی را فراهم کنند. چه محصولات یا خدماتی برای رسیدن به آن نقطه مورد نیاز است؟

۲. وظایف مورد نیاز را شناسایی کنید.

در مرحله بعد، با تیم خود در مورد وظایف مختلفی که برای اطمینان از ارائه همه موارد یا خدمات برای رسیدن به هدف نهایی مورد نیاز است، صحبت کنید. اینجاست که باید کارها را حتی بیشتر از این تجزیه کنید و وظایف و کارهای فرعی ایجاد کنید. شما و تیمتان باید بفهمید که وظایف چیست، چگونه آنها را به درستی انجام دهید و تا حد ممکن در مورد جدول زمانی واقع‌بین باشید.

۳. نحوه اجرای وظایف را بدانید.

بیشتر تجزیه کنید. هدف نهایی شما باید در بالا باشد. زیر آن باید محصولات قابل تحویلی باشد که برای رسیدن به آن هدف نهایی باید فراهم شوند. در زیر هر یک از این محصولات قابل تحویل باید وظایفی که برای رسیدن به آنها لازم است، لیست شوند.

۴. جزئیات را مشخص کنید.

به تعیین زمان و سررسید بپردازید و برای هر یک از وظایف مختلفی که در حال انجام است، بودجه تعیین کنید. همچنین مطمئن شوید که هر وظیفه‌ را به یک فرد محول می‌کنید تا همه بدانند که چه مسئولیتی دارند.

یک ساختار شکست کار (WBS) موثر دارای ویژگی های زیر است:

• محصول محور است.
• توسط کسانی که کار را انجام می‌دهند، ایجاد می‌شود.
• شامل ۱۰۰٪ کار تعریف شده در محدوده یا قرارداد است.
• پروژه را تعریف می‌کند، کار را روشن می‌کند و محدوده پروژه را به همه ذینفعان ابلاغ می‌کند.
• تمام محصولات قابل تحویل اصلی و فرعی را در یک ساختار سلسله مراتبی مرتب می‌کند.
• باید حداقل دو سطح داشته باشد.

سطوح ساختار شکست کار (WBS)

۳ سطح وابستگی اصلی‌ وجود دارد، با این حال، ساختار شما ممکن است بیشتر یا کمتر از این مقدار سطح را نیاز داشته باشد. هر سطح به یک وظیفه والد متصل است و شامل کار مورد نیاز برای تکمیل وظیفه والد است. از آنجایی که پروژه‌ها می‌توانند بسیار متفاوت باشند، سطوح ساختار شکست کار نیز متفاوت خواهند بود، ممکن است با پروژه‌هایی روبرو شوید که به وظایف فرعی نیاز دارند.

سطح ۱ ساختار شکست کار (WBS)

اولین سطح ساختار شکست کار (WBS) شامل وظیفه والد است که معمولاً همان هدف پروژه است. به عنوان مثال، فرض کنید که تیم شما در حال طراحی یک سایت جدید برای سازمان است. سطح اول WBS شما ممکن است چیزی شبیه به این باشد:

طراحی سایت جدید

سطح یک هدف اساسی و اولین مرحله از مراحل مدیریت پروژه شما است. وظایف مورد نیاز برای تکمیل این هدف در سطوح ۲ و ۳ خواهند آمد.

سطح ۲ ساختار شکست کار (WBS)

پیچیدگی ساختار شکست کار (WBS) به محدوده پروژه بستگی دارد. سطح ۲ از WBS شما شامل وظایف فرعیِ وظیفه والد است که با عنوان وابستگی‌ها هم شناخته می‌شود.

به عنوان مثال، بیایید ببینیم چه وظایفی ممکن است برای طراحی جدید سایت مورد نیاز باشد:

• اصلاح هویت بصری برند
• ایجاد چارچوبی برای پیام سازمان
• اضافه کردن عکس جدید

دومین سطح همچنان نمای سطح بالایی از وظایف مورد نیاز برای تکمیل هدف پروژه است.

سطح ۳ ساختار شکست کار (WBS)

سطح بعدی WBS شما این وظایف را به وظایف یا وابستگی‌های فرعی تجزیه می‌کند. این سطح شامل کارهای مورد نیاز برای تکمیل وظایف سطح ۲ است.

تجزیه وظایف سطح ۲ مثال بالا به سطح سوم:

• رنگ‌های برند
• تابلوی مود برند
• طراحی UX
• عناوین صفحه اول
• بیانیه ماموریت سازمان
• زبان برند
• تهیه عکس‌ها
• ویرایش عکس‌ها
• انتخاب‌های نهایی

سطح ۳ جایی است که شما هر کار را به وظایف فرعی تقسیم می‌کنید. همانطور که می‌بینید، در این مرحله کار مورد نیاز برای تکمیل هدف پروژه واضح‌تر می‌شود.

چه چیزی در ساختار شکست کار (WBS) گنجانده می‌شود؟

ساختار شکست کار (WBS) طرح پروژه را در یک سلسله مراتب بصری نمایش می‌دهد و همه مواردی را که یک منشور پروژه موفق دارد شامل می‌شود، مانند اهداف، محصولات، جدول زمانی و ذینفعان کلیدی است.

۱) فرهنگ لغت ساختار شکست کار (WBS)

هدف اصلی فرهنگ لغت WBS توضیح هر کار با جزئیات بیشتر است. این به این دلیل است که ماهیت بصری WBS جایی برای توضیحات دقیق ندارد. برای ایجاد این فرهنگ لغت، کمک گرفتن از اعضای بخش‌های مختلف، می‌تواند مفید باشد. این کار باعث می‌شود مطمئن شوید که فرهنگ لغت تا حد امکان مفید است و همه موارد در آن به درستی توضیح داده شده‌اند.

برخی از فیلدهایی که باید در فرهنگ لغت خود بگنجانید عبارتند از:

• نام وظایف
• توضیحات
• محصولات
• بودجه
• نقاط عطف
• تائیدیه‌ها

هدف از ایجاد این فرهنگ لغت، منبعی است که اعضای تیم می‌توانند در آن اطلاعات مورد نیاز برای تکمیل وظایف مختلف را بیابند.

۲) شرح وظیفه

شرح وظایف شامل نام کار و شرح مختصری از اهداف است. هدف از شرح وظایف این است که اعضای تیم به راحتی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن تشخیص دهند کار چیست. بنابراین خیلی درگیر جزئیات نشوید.

۳) مالک وظیفه

مالک وظیفه هم برای مسئولیت‌پذیری و هم برای ارتباطات مهم است. هیچ چیز بدتر از اتلاف وقت برای جستجوی اطلاعات پروژه نیست. تخصیص مالکان وظیفه می‌تواند بهره‌وری تیم را بهبود بخشد زیرا ذینفعان پروژه می‌توانند به سرعت سوالات را از شخص مناسب بپرسند.

۴) بودجه وظیفه

پروژه‌هایی که به بودجه زیادی نیاز دارند، باید با دقت ردیابی شوند. تخصیص سقف‌ بودجه برای وظایف خاص مفید است، زیرا کمک می‌کند به راحتی ردیابی کنید که چقدر به بودجه اختصاص داده شده نزدیک هستید.

ردیابی نکردن بودجه می‌تواند منجر به خرج کردن بیش از حد انتظار شود و حاشیه سود شما را تحت تاثیر قرار دهد. بنابراین مطمئن شوید که نه تنها بودجه کل خود، بلکه هزینه‌های تک تک کارها را هم ردیابی می‌کنید.

۵) تاریخ تکمیل

شنیدن اینکه ردیابی تاریخ تکمیل هدف شما جزئیاتی مهم است، نباید شوکه‌کننده باشد. با این حال، مهم است که برای تغییرات در تاریخ تکمیل خود آماده باشید.

اگرچه مدیریت پروژه‌های متعددی که از جدول زمانی تعیین شده خود عبور می‌کنند، دشوار است اما این اتفاق اجتناب‌ناپذیر است. برای ردیابی صحیح پیشرفت، باید هر کار را در یک جدول زمانی یا ابزار مدیریت پروژه تجزیه کنید. به این ترتیب می‌توانید تأخیرهای جدول زمانی را در زمان واقعی دریافت کنید و برای جلوگیری از انباشته شدن مسائل مربوط به سررسیدها و از دست دادن تاریخ تکمیل اولیه خود، تلاش کنید.

۶) وضعیت وظیفه

همراه با ردیابی جدول زمانی، ثبت وضعیت کار برای بررسی سریع پیشرفت مهم است. این را می‌توان به چند روش مختلف وارد کرد، به عنوان مثال عباراتی مانند منتظر انجام، در حال انجام و انجام شده. (مانند تسک بورد بهتایم)

این نه تنها به ردیابی پیشرفت کمک می‌کند، بلکه یک نمای کلی از سطح بهره‌وری تیم ارائه می‌دهد. برای مثال، با تشخیص مشکلات اساسی در یک تیم، می‌توانید برای حل حجم کاری تیم یا مشکلات ارتباطی قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگ تلاش کنید.

درباره تسک بورد بهتایم بیشتر بخوانید.

نمونه ساختار شکست کار (WBS)

نام WBS: طراحی سایت

توضیحات: اصلاح طراحی سایت قدیمی بر اساس برندینگ جدید

تاریخ تکمیل: ۱۴۰۰/۱۰/۲۰

بودجه: ۱۰ میلیون تومان

سطح ۱:

طراحی سایت جدید

سطح ۲:

1. اصلاح هویت بصری برند (brand guidelines) – (انجام شده)
2. ایجاد چارچوبی برای پیام سازمان (messaging framework) – (در حال انجام)
3. افزودن عکس‌های جدید – (منتظر انجام)

سطح ۳:

۱. اصلاح هویت بصری برند

• رنگ‌های برند – کریمی
• تابلوی مود برند (Brand mood board) – کریمی
• طراحی UX – کریمی

۲. ایجاد چارچوبی برای پیام سازمان

• عناوین – ربیعی
• بیانیه ماموریت سازمان (Mission statement) – ربیعی
• زبان برند (Language guidelines) – ربیعی

۳. افزودن عکس‌های جدید

• عکاسی – حسنی
• ادیت عکس‌ها – حسنی
• انتخاب نهایی – حسنی

به یاد داشته باشید که WBS شما بر اساس اندازه پروژه، پیچیدگی آن متفاوت خواهد بود.

ساختار شکست کار (WBS) در نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم

بهتایم به شما این امکان را می‌دهد که به تعداد دلخواه پروژه، بسته کاری و فعالیت ایجاد کنید و تخصیص وظایف و تعیین سررسیدها را هم انجام دهید. در بهتایم از ساختار درختی برای نمایش ساختار شکست کار (WBS) استفاده می‌شود.

ساختار درختی بهتایم:

• برای استفاده از این امکان در بهتایم به منوی پروژه‌ها مراجعه کنید و پروژه جدید را تعریف کنید.
• پس از تعریف پروژه و دعوت اعضای تیم پروژه، روی نام پروژه کلیک کنید و به صفحه ساختار شکست کار (WBS) مراجعه کنید.
• در این صفحه باید بسته‌های کاری و فعالیت‌های لازم برای تکمیل بسته‌های کاری را تعریف کنید. توجه بفرمایید که در بهتایم امکان تعریف بی‌نهایت سطح برای پروژه وجود دارد. همانطور که گفته شد تعداد سطوح بستگی به پیچیدگی و جزئیات پروژه شما دارد.
• برای هر فعالیتِ بسته کاری، تیم فعالیت، زمان شروع و پایان و زمان تخمینی مشخص کنید.
• ساختار شکست کار شما آماده است.
• پس از تعریف WBS در ساختار درختی، گانت چارت برای شما آماده می‌شود.

 برخی از امکانات گانت چارت بهتایم برای ساختار شکست کار:

• نمایش سطوح مختلف شکست کار
• نمایش تاریخ شروع و پایان فعالیت‌ها و بسته‌های کاری
• ردیابی پیشرفت فعالیت‌ها، بسته‌های کاری و پروژه‌ها
• نمایش وضعیت فعالیت‌ها
• تغییر بازه زمانی انجام فعالیت‌ها با جابجایی موس

ثبت نام رایگان برای استفاده از WBS بهتایم

مراجع:

• https://www.pmi.org
• https://instagantt.com