نرم افزار مدیریت پروژه و شرکت‌های فنی مهندسی

نرم افزار مدیریت پروژه چگونه به شرکت‌ها و دفاتر فنی مهندسی کمک می‌کند؟

از نظر سازمانی، تیم‌های طراحی و مهندسی، در دو نوع محیط فعالیت می‌کنند:

•  واحدهای طراحی و مهندسی شرکت‌ها: واحد طراحی و مهندسی در یک شرکت تولیدی یا یک شرکت دولتی (مانند شرکت‌های توزیع برق، مخابرات، گاز، و …)؛ این واحدها ممکن است در برخی موارد با عنوان واحد تحقیق و توسعه (R&D) نیز شناخته شوند.
•  دفاتر فنی مهندسی: شرکت‌هایی هستند که خدمات طراحی و مهندسی ارائه می‌کنند.

علیرغم وجود برخی تفاوت‌ها بین این دو نوع محیط، آن‌ها با چالش‌های مشترکی نیز مواجه هستند.

 برخی تصور می‌کنند که به دلیل مشغله زیادی که تیم‌های طراحی و مهندسی دارند، استفاده از نرم افزارهایی برای مدیریت وظایف و پروژه‌ها تنها به بار کاری افراد اضافه می‌کند، این افراد نقش پر رنگ این نرم افزارها در بهبود بهره‌وری، برنامه‌ریزی مداوم و کاهش فشار و استرس کاری را نادیده می‌گیرند.

درباره استرس و فرسودگی شغلی بیشتر بخوانید.

چالش‌های پیش روی شرکت‌ها و دفاتر فنی و مهندسی

ضعف در مدیریت زمان، تعیین تاریخ سررسید‌های نادرست و غیرواقعی و اعلام آن به مشتریان، پس از شروع کار و ناتوانی در تحویل به موقع پروژه باعث نارضایتی مشتری؛ ضرر و زیان مالی، سو شهرت سازمان، استرس شغلی و در نتیجه افزایش خطر فرسودگی شغلی می‌شود.

از طرفی در مراحل انجام پروژه گاهی لازم است بخش‌هایی از پروژه برونسپاری شود، که برنامه‌ریزی برای انجام این فعالیت‌ها حتی از اهمیت بیشتری برخوردار است.
موفقیت در برنامه‌ریزی، مانند هر مهارت دیگری به آموزش و تمرین نیاز دارد.

بی‌شک تقسیم وظایف برای انجام هر پروژه‌ای لازم است. محول کردن کارها به افراد نادرست، فراموش شدن کارهای محول شده و در نتیجه عدم انجام آن کارها یا موازی کاری، مشخص نبودن حجم کاری افراد و در نتیجه بار کاری نامتعادل، موجب به تاخیر افتادن کارها، از دست دادن تاریخ سررسیدها و کاهش بهره‌وری می‌شود. استفاده از تجربیات گذشته در تخصیص وظایف صحیح و شفاف و آگاهی کافی از حجم کاری افراد مختلف در تقسیم عادلانه و صحیح وظایف موثر است.

باید بدانید کدام فعالیت‌ها در حال عقب افتادن از برنامه و تاریخ سررسید هستند یا در معرض خطر شکست قرار دارند تا به این ترتیب آنچه می‌تواند مشکل‌ساز شود را پیش از آنکه به یک مشکل تبدیل شود، شناسایی کرده و به مقابله با آن بپردازید. این کار ممکن نیست مگر با ردیابی مداوم افراد و فعالیت‌های آن‌ها.

تخصیص وظایف به افراد و تعیین تاریخ سررسید برای وظایف، تضمین انجام به موقع یک فعالیت نیست، گاهی انجام فعالیتی بیش از زمان تخمین زده شده برای آن به طول می‌انجامد که این موضوع می‌تواند به دلایل مختلفی باشد:

1.  اختصاص فعالیت به فرد نادرست
2. کمبود نیروهای در نظر گرفته شده برای آن کار
3.  تخمین اشتباه به دلیل تجربه ناکافی
4.  کم کاری افراد
5.  بار کاری بیش از حد فرد یا افراد مسئول این فعالیت

ارتباطات ضعیف

ارتباط کم اعضای تیم پروژه خطرات بسیاری دارد، از جمله: همکاری ضعیف برای انجام یک فعالیت که می‌تواند موجب موازی کاری، برنامه‌ریزی نادرست و کاهش بهره‌وری شود.

از طرفی ارتباطات بیش از حد و از راه‌های نامناسب هم آفت تمرکز و بهره‌وری است، به عنوان مثال، برای گفتگو پیرامون پیشبرد یک فعالیت استفاده از ایمیل معایب زیر را دارد:

• چک نشدن صندوق دریافت ایمیل از طرف افراد که موجب نادیده گرفته شدن کلی موضوع بحث می‌شود.

• ندیدن به موقع ایمیل دریافتی: که گاهی موجب می‌شود زمان طلایی برای رسیدگی به موضوع ایمیل از دست برود.

استفاده از جلسات هم برای گفتگو درباره فعالیت، زمانبر و غیرضروری به نظر می‌رسند.

بنابراین ارتباط اعضای تیم باید راحت، سریع و مستند باشد، تا اعضا بتوانند از وضعیت بروز پروژه، نیازهای ذینفعان و مدیریت ارشد و هرگونه پیشرفت و یا موانع آگاهی پیدا کنند و به موقع عکس‌العمل نشان دهند.

یکی دیگر از چالش‌های مهم در مدیریت هر پروژه‌ از جمله مدیریت پروژه‌های ساختمانی، تعیین تاریخ سررسید‌های غیرممکن هستند که موجب کاهش بهره‌وری می‌شوند. مدیر پروژه باید به درخواست‌های غیرمعقول واکنش دهد و به کمک سوابق حفظ شده از پروژه‎‌های پیشین و به طور مستند برای تاریخ سررسید‌های واقعی‌تر مذاکره کند.

بهتایم چگونه به شرکت‌ها و دفاتر فنی مهندسی کمک می‌کند؟  (نرم افزار مدیریت پروژه و شرکت‌های فنی مهندسی) 

تعریف پروژه‌ها و فعالیت‌ها در بهتایم و تخصیص وظایف به افراد مختلف، موجب شفافیت در محول کردن کارها می‌شود و افراد را در برابر وظایفشان پاسخگو می‌کند. همچنین گزارش‌ها و نمودارهای مختلف بهتایم، ارزیابی دقیقی از عملکرد افراد را برای مدیران فراهم می‌کند تا آن‌ها بتوانند با شناخت نسبی از افراد و توانایی‌های آنان، وظایف صحیح را به افراد صحیح بسپارند و بهره‌وری را در سازمانشان بالا ببرند. علاوه بر این، بهتایم به آن‌ها کمک می‌کند تا با مشاهده بار کاری افراد مختلف، حجم کار را عادلانه تقسیم کنند و از فرسودگی شغلی افرادشان جلوگیری کنند.

تعریف فعالیت‌ها در بهتایم، اختصاص آن‌ها به افراد مناسب، تعیین سررسید برای فعالیت‌ها و در واقع وضوح و شفافیت در اهداف و انتظارات، همچنین ردیابی چگونگی پیشرفت فعالیت‌ها در سازمان و در صورت لزوم ارائه بازخورد به افراد، منجر به شناسایی زودهنگام مسائل مختلف شده و با واکنش به موقع از به مشکل خوردن پروژه‌ها جلوگیری می‌کند.

بهتایم به کمک امکانات مختلف از جمله گزارش پیشرفت پروژه‌ها و فعالیت‌ها، به شما کمک می‌کند تا پیشرفت پروژه‌های در حال اجرا را پیگیری کنید. همچنین این نرم‌افزار به شما اطلاع می‌دهد که کدام فعالیت‌ها و توسط کدام یک از افرادتان تکمیل شده‌اند و کدام یک هنوز انجام نشده‌اند تا به این ترتیب بتوانید برای ادامه پروژه بهتر برنامه‌ریزی کنید.

تصمیم‌گیری صحیح و به موقع، کلیدی برای تبدیل شدن به یک رهبر مؤثر است. بهتایم به شما کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرید زیرا همه اطلاعات مهم و یا جزئی در مورد پروژه، فعالیت‌ها و افراد را در یک بستر واحد برای شما فراهم می‌کند.

با ثبت زمان فعالیت‌ها در بهتایم، بعد از چند روز تصویر دقیقی از این‌که زمانتان صرف چه کارهایی می‌شود، در اختیار دارید. به این ترتیب می‌توانید، زمان‌های صرف شده بر روی فعالیت‌های با ارزش کمتر را شناسایی کنید و آن‌ها را به فعالیت‌های با اولویت‌های بالاتر اختصاص دهید و در نتیجه بهره‌وری خود را بالا ببرید. بهتایم به افراد کمک می‌کند تا با هر سطح از توانایی به بهترین نسخه خود تبدیل شوند.

علاوه بر این، برنامه‌ریزی با بهتایم، ثبت زمان‌های کاری، بررسی سوابق و ساعت مفید کاری، تصویر روشنی از عملکرد و توانایی‌های افراد را در اختیار مدیرشان قرار می‌دهد و به این ترتیب او می‌تواند در تخصیص وظایف هوشمندانه‌تر عمل کند.

بهبود مهارت مدیریت کارها با بهتایم

حتما تا به حال درباره روش مدیریت وظایف کانبان شنیده‌اید. Kanban کلمه ژاپنی به معنای کارت علامت و روشی برای مدیریت گردش کار است که به شما کمک می‌کند تا کار خود را تصویرسازی کنید و بهره‌وری را به حداکثر برسانید. ساده‌ترین صفحه روش کانبان سه ستون دارد :منتظر انجام، در حال انجام و انجام شده. درست مانند تسک بورد بهتایم که وضعیت فعالیت‌های اختصاص یافته به شما را برای مدیریت بهتر، نمایش می‌دهد.

این موضوع یکی از اصول مدیریت پروژه به روش PRINCE2 است. هنگام شروع یک پروژه، پروژه‌های قبلی یا مشابه باید مورد بازبینی قرار گیرند تا بررسی شود که آیا می‌توان از آن‌ها درسی گرفت. به کمک بهتایم و پیوست مستندات لازم به آن و همچنین با بررسی گزارش‌های بهتایم می‌توانید به بازبینی پروژه‌های تکمیل شده بپردازید و از تجارب کسب شده در پروژه‌های پیشین برای موفقیت در پروژه‌های آینده استفاده کنید.

داستان موفقیت یکی از مشتریان بهتایم را بخوانید.