راز پلید در مدیریت پروژه چيست؟|بهتایم نرم افزار مدیریت پروژه

راز پلید در مدیریت پروژه

دوست با تجربه‌ای می‌گفت که نرم‌افزاری‌ها روی خیاط‌ها را سفید کرده‌اند به بدقولی، پیش از این خیاط‌ها معروف بودند به بدقولی، حالا نرم‌افزاری‌ها. البته من گرافیست‌ها را هم به این جمع اضافه می‌کنم. واقعیت این است که علیرغم همه علاقه‌ای که به مدیریت پروژه دارم، در بهساد من خیلی نسبت به زمان سررسید فعالیت‌های پروژه در مقایسه با خیلی از مسائل دیگر حساس نبوده‌ام. اول فکر می‌کردم اشکال از من است. بعد هم ربطش دادم به ایران و شرایط آن. تا این‌که امروز خیلی اتفاقی این مقاله را در مجله کسب و کار هاروارد خواندم و کمی از آن سرزنش دائم خودم دست برداشتم. موضوع این است که گویا نرم‌افزاری‌ها در همه جای دنیا زیاد در احترام به “مدیریت پروژه” معروف نیستند. هر چند که دیگرانی هستند که مدیریت پروژه را بلدند و از آن برای افزایش اعتبار خود استفاده میکنند. و اما مقاله:

بیاییم واقع بین باشیم. این روزها مدیران پروژه بیشتری اهمیت چندانی برای گذشتن فعالیت‌ها از سررسید آن‌ها قائل نیستند و معمولا اعتراضی جدی در این مورد ندارند. دلیل آن نیز واضح است؛ بسیاری از آن‌ها هیچ ایده‌ای در مورد زمان پایان یک فعالیت ندارند. آن‌ها حتی فکر نمی‌کنند این موضوع امکان‌پذیر باشد. همیشه عوامل زیادی برای پایان یک فعالیت وجود دارد که بسیاری از این عوامل خارج از اراده مدیران پروژه است.
این یک راز پلید در مدیریت پروژه است، چنان‌چه که یک برنامه‌نویس ارشد در یک پروژه بزرگ نرم‌افزاری می‌گوید: “همه می‌دانند که برنامه زمان‌بندی یک جوک است و کسی برای آن اهمیتی قائل نیست. هر کار زمانی تمام خواهد شد که تمام شده است!”
طنز تلخی دارد این جمله، با این حال شرکت‌های بزرگ و موفقی وجود دارند که مدیریت پروژه ‌های بسیار بزرگ مانند بزرگراه، سد و پارک‌های اداری را بر عهده دارند و با عوامل و پارامترهایی بسیار بیشتر از یک تیم توسعه نرم‌افزار روبرو هستند. نکته جالب توجه این‌جاست که آن‌ها از میزان پیشرفت فعالیت‌ها در هر زمان به خوبی آگاه هستند و همیشه نیز مشتریان خود را از آخرین وضعیت پروژه‌ها مطلع می‌کنند. به یقین آن‌ها به همین دلیل شرکت‌هایی بزرگ و موفق شده‌اند.
این درست است که آن‌ها نرم‌افزارهای مدیریت پروژه کارآمد و گران‌قیمتی دارند که به آن‌ها کمک می‌کند که مطابق برنامه زمان‌بندی پیش بروند، با این‌حال یک سیستم مدیریت پروژه – که به شما بگوید دقیقا درکجای یک پروژه قرار دارید، چه زمان تقریبی کارها انجام خواهند شد و شما چه میزان از بودجه پیش‌بینی شده تخطی داشته‌اید (کم‌تر یا بیش‌تر) – نیازی به نرم‌افزار گران‌قیمت (با امکانان بسیار بالا) ندارد. [در ایران هزینه بسیاری از نرم‌افزارهای خارجی مدیریت پروژه صفر است] ما در شرکت Setpoint که سازنده قطارهای هیجانی شهربازی و سیستم‌های رباتیک و اتوماسیون تولید در کارخانه‌ها است، پروژه‌های چندین میلیون دلاری را با یک تخته وایت‌بورد و ماشین حساب مدیریت می‌کردیم.
واقعیت این است که سیستم مدیریت پروژه شما می‌تواند یک سیستم خیلی ساده باشد که بتواند به شما کمک کند کارهای زیر را انجام دهید:

• عوامل و پارامترهای کلیدی را ردیابی کنید.

نه تنها باید خیلی زیاد حواستان به سررسید‌های خاص (Milestones) باشد، بلکه باید عواملی را که تاثیر زیادی بر روی سودآوری پروژه دارند تحت نظارت قرار داد. مهم‌ترین عامل که باید تحت نظر داشت کدام است؟ میزان ساعت‌های کارکرد نسبت به بودجه و یا حجم کار پیش‌بینی شده، ایده‌ها و اطلاعات خوبی را درباره درصد پیشرفت کارها و پروژه در یک بازه زمانی مشخص، ارائه می‌کند. شما هم‌چنین تمایل دارید که هزینه مواد، تغییرات در سفارش و حدود و ثغور پروژه و پیشرفت کار پیمانکاران خود را ردیابی و مدیریت کنید. وجود مشکل در هر یک از این موارد می‌تواند پروژه را با مشکلات جدی مواجه کند. بنابراین مهم است که به طور هفتگی هر یک از موارد یاد شده را تحت نظارت و پیگیری قرار دهید.

• اعضای تیم خود را نسبت به اطلاعات لازم، آگاه کنید.

توصیه ما برگزاری جلسه‌های هفتگی با نمایش اعداد کلیدی بر روی وایت‌بورد یا کامپیوترهای افراد به نحوی است که توجه آن‌ها را جلب کند. با نمایش این اعداد، مشکلات بالقوه، خیلی سریع‌تر خود را نشان می‌دهند. چند سال پیش، ما متوجه شدیم که یکی از مدیران پروژه، به دور از چشم دیگران، صرف زمان زیادی را در برنامه قرار داده است. اگر اجازه می‌دادیم این کار ادامه پیدا کند، این موضوع می‌توانست تمام سود پیش‌بینی شده در پروژه‌‌‌های او را از بین ببرد. با این‌حال اعضای تیم این موضوع را در اولین جلسه هفتگی خود طرح کردند. چرا که آن‌ها دیده بودند که اعداد با آن‌چه که در برنامه زمانی پیش‌بینی شده بود تطابق ندارند.

• ذی‌نفعان و مشتریان خود را مطلع نمایید.

همه مشتریان دوست دارند که کارهایشان به موقع و با هزینه پیش‌بینی شده انجام شود. (گفتگو ندارد که آن‌ها دوست دارند کارهایشان سریع‌تر و ارزان‌تر‌ هم انجام شود). اگر این موضوع امکا‌ن‌پذیر نباشد که در برخی مواقع هم نیست، آن‌ها نیاز دارند که همیشه در جریان و فرآیند انجام کار قرار گیرند. ( نکته درست در مورد مدیران ارشد- آن‌ها هم‌چنین شگفت‌زده شدن را هم دوست ندارند). وضعیت بد و یا خوب پروژه را با آن‌ها به اشتراک بگذارید. در این شرایط آن‌ها هیچ‌گاه با تغییرات لحظه آخری شوکه و عصبانی نمی‌شوند. شاید این اعتماد به نفس وجود داشته باشد که اگر ما در ابتدای کار، مشکلات را به کارفرما و مشتری  اطلاع ندهیم، به نحوی آن را جمع و جور خواهیم کرد و سرانجام همه چیز به خوبی و خوشی تمام خواهد شد. اما نکته مهم این‌جاست که وقتی ما در ابتدای پروژه نتوانسته‌ایم جلوی بروز مشکلات را بگیریم، در ادامه نیز این موضوع محتمل خواهد بود. پس به‌تر است که حداقل اعتماد کارفرما را در ایجاد همدلی و مشارکت در فرآیند انجام کار جلب کنیم.

یک تجربه واقعی:

شرکت Setpoint در حال ساخت یک قطار تفریحی برای یک شرکت شهربازی بسیار بزرگ بود. ساخت این قطار یک بخش از برنامه ارتقای یک شهربازی در یک برنامه خیلی بلندپروازانه به همراه تعداد زیادی از پیمانکاران دیگر بود. هر چه بیشتر وارد پروژه می‌شدیم، مشکلات بیشتری را تجربه می‌کردیم. مشکلات پیش‌بینی نشده برای هماهنگی در سایت پروژه، تغییر مشخصات برای تعداد استفاده کنندگان و … ما متوجه شدیم که این مشکلات زمان تحویل محصول نهایی را شش هفته به تعویق خواهد انداخت. به همین جهت خیلی سریع ماه‌ها پیش از پایان پروژه این موضوع را به اطلاع مشتری خود رساندیم.
در پایان پروژه، ما شش هفته تاخیر داشتیم. اما از آن‌جا که مشتری خود را در هر مرحله از انجام کار در جریان امور قرار داده بودیم، چنان‌چه او متوجه اوضاع و البته تاخیر ما بود، همه کارها به موقع انجام شد. به طوری‌که ما حتی بابت عمل‌کرد به موقع از کارفرما جایزه هم گرفتیم! درسی که می‌توان از این داستان آموخت این است که اگر کارفرما شما فکر نکند که شما دچار تاخیر در پروژه هستید، در واقع شما در انجام پروژه تاخیری نخواهید داشت. اگر نیاز به تغییر در برنامه زمان‌بندی خود هستید، آن را در سریع‌ترین زمان انجام دهید و خیلی سریع در این مورد به کارفرمای خود این هشدار را اعلام کنید. در این شرایط او انتظارات خود را تعدیل خواهد کرد.
ما نمی گوییم که مدیریت پروژه کار آسانی است. اما اگر شما یک سیستم خوب [مثل بهتایم]  داشته باشید، می‌توانید مشکلات را ردیابی کنید و مشتری خود را مطلع و خوش‌حال نگاه دارید. حتی اگر شش هفته تاخیر در کار خود داشته باشید.

اگر فکر می‌کنید نیازمند ارتقای نظام مدیریت پروژه خود هستید، بهتر است بهتایم را هم امتحان کنید (این جمله آخر در مقاله هاروارد نیست)

اصل مقاله: https://hbr.org/2013/03/the-dirty-little-secret-of-pro