روز دوازدهم، نکته دوازدهم: لیست کاری تنظیم کنید که جواب دهد.

در ۵۰ روز کاری آینده قصد داریم هر روز یک نکته مدیریت و رهبری منتشر کنیم. روز دوازدهم، نکته دوازدهم: لیست کاری تنظیم کنید که جواب دهد.

 

 

روز دوازدهم، نکته دوازدهم: لیست کاری تنظیم کنید که جواب دهد.

روز دوازدهم، نکته دوازدهم: لیست کاری تنظیم کنید که جواب دهد.

روز دوازدهم، نکته دوازدهم:

لیست کاری تنظیم کنید که جواب دهد.

 

 

 

 

  • اگر مانند اکثر مردم در لیست کارهایتان وظایفی هست که از مقابله با آن‌ها وحشت دارید،
  • اگر کارهایتان زیاد و خسته‌کننده به نظر می‌رسند،

 معمولاً به این دلیل است که به جای این‌که هرکدام را یک کار منحصر به فرد ببینید، آن‌ها  را به چشم یک پروژه کامل نگاه می‌کنید.

برای ایجاد یک لیست کاری قابل دستیابی:

هر پروژه را به کارهای کوچکی که به آسانی تکمیل می‌شوند، تقسیم کنید.

به عنوان مثال:

«برنامه‌ریزی جلسه راه اندازی یک سیستم» شامل کارهایی کوچک از جمله: ارسال ایمیل به شرکت‌کنندگان و رزرو اتاق جلسه است.

اگر به جای این‌که بنویسید: «برنامه‌ریزی جلسه راه اندازی»، همه این کارهای کوچک را در لیست کاری خود وارد کنید، انجام آن‌ها آسان‌تر می‌شود، زیرا هر کدام جداگانه به فکر و زمان زیادی نیاز ندارند. به اندازه کافی از این کارهای کوچک تکمیل کنید تا پروژه بزرگ شما به زودی انجام شود.

این نکته مدیریتی از «نحوه نوشتنTO_DO_LISTی که جواب می‌دهد» نوشته Gina trapani اقتباس شده است.

همه ما وظایف ترسناکی داریم که تا ابد در لیست کارهایمان باقی می‌مانند.

مثلا:

«اتاق مهمان را تمیز کن.»

 می‌دانید که باید در نهایت انجامشان دهید، اما آن‌ها را نادیده می‌گیرید و سراغ کاری که ساده‌تر است می‌روید. بنابراین آن‌ها به پایین لیست کاری سرازیر شده و هفته‌ها در آنجا ته‌نشین می‌شوند.

اما کمی دوراندیشی می‌تواند به شما در مقابله با گرایش به نادیده گرفتن لیست کاری، و سرگرم کردن خودتان با هر کاری که پیش می‌آید، کمک کند. حتی می‌توانید سخت‌ترین و نفرت‌انگیزترین کارها را با تقسیم کردن به قسمت‌های کوچک، در زمان کوتاهی از لیست خود حذف کنید.

همه اینها بستگی به نحوه نوشتن هر کار دارد.

  • اگر لیست کاری دارید که شما را مجبور به تعویق انداختن کارها می‌کند،
  • یا لیستی که پوشیده از گرد و غبار است چرا که برای مدت طولانی آن را چک نکرده‌اید،

با یک صفحه تمیز، از اول شروع کنید.

 هر مورد موجود در لیست قدیمی خود را با در ذهن نگه داشتن این دو دستورالعمل، دوباره بنویسید.

۱) آن را بشکنید.

سپس باز هم آن را تجزیه کنید. کارهای منتظر انجام خود را با اهداف یا پروژه‌ها اشتباه نگیرید. کار منتظر انجام یک اقدام خاص است که پروژه را به سمت اتمام سوق می‌دهد. این کار فقط یک قدم در راه رسیدن به هدف است.

به عنوان مثال:

 «برنامه‌ریزی ناهار کمیته» یک پروژه است. «ارسال ایمیل به رئیس دفتر برای تماس با مسئول پذیرایی» یک کار منتظر انجام است. عمل ارسال ایمیل به رئیس دفتر یک کار ساده است که دو دقیقه‌ای و بدون نیاز به فکر کردن انجام می‌شود. برنامه ناهار بعد از اتمام این کار کامل نمی‌شود، اما نسبت به زمانی که از پروژه «برنامه‌ریزی ناهار کمیته» به طور کلی چشم‌پوشی کرده بودید، به انجام آن بسیار نزدیکتر خواهید بود.

 بعد از اتمام؟ مرحله بعدی را به لیست خود اضافه کنید.

۲) از افعال امری استفاده کنید و جزئیات مورد نیاز خود را در لیست کاری وارد کنید.

هنگامی که کارها را می‌نویسید، از یک فعل امری (تماس بگیر با ایمیل کن) استفاده کنید و جزئیات دیگری را  هم که خودتان برای بررسی آن به آن نیاز دارید، اضافه کنید.

 مثلا «تماس با دکتر اکبری با شماره ۴۵۷۸۰۹۵» نسبت به «تنظیم قرار با دندانپزشک» لیست کاری بهتری است. کاری که می‌توانید در حالی که در یک ترافیک گیر کرده‌اید، انجام دهید.

لیست کارهای شما، روش تخصیص وظایف به خودتان است. بنابراین به همان اندازه که از یک دستیار شخصی انتظار دارید، برای خودتان مفید باشید. لیست کاریتان را با کارهای کوچک و خاص پر کنید تا برای آن لحظه با شکوه که بتوانید، کارهای دشوار و زمانبر را از لیست کاریتان خط بزنید، آماده شوید.

, , , , ,
نوشتهٔ پیشین
روز یازدهم، نکته یازدهم: کارمندان از شما چه انتظاری دارند؟
نوشتهٔ بعدی
روز سیزدهم، نکته سیزدهم: فراتر از انتظارات مشتری ظاهر شوید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست