ردیابی زمان برای ارزیابی عملکرد
ردیابی زمان فقط در مورد ثبت ساعت و تایم‌شیت نیست. داده‌هایی که به ما می‌دهد یک معدن طلا برای افزایش بهره‌وری است. با استفاده از ابزار دقیق ردیابی زمان، شما و تیمتان می‌توانید به طور قابل توجهی کارایی، انگیزه و تمرکز خود را بدون صرف تلاش اضافی افزایش دهید.
فهرست مطالب
چگونه ارزیابی عملکرد کارکنان بهره‌وری آن‌ها را افزایش می‌دهد:
۱) با ارزیابی عملکرد کارکنان حجم کار را عادلانه توزیع می‌کنید.
ردیابی ساعات تیم، به شما یک نمای کلی از ظرفیت هر فرد می‌دهد. می‌توانید ببینید که چه کسی به فرسودگی نزدیک است، چه کسی یک پروژه بزرگ را تکمیل کرده و می‌خواهد بیشتر کار کند، و چه کسی برای ماندن در مسیر، نیاز به کمک بیشتری دارد. این موضوع منجر به تلاش مشترک، تخصیص موثر منابع و پشتیبانی فعال می‌شود، که همگی صفات عالی تیم‌های بسیار مولد هستند. همچنین با کمک آن می‌توانید برای ایجاد یک تیم با انگیزه حجم کار را عادلانه توزیع کنید.
۲) با ارزیابی عملکرد کارکنان موانع بهره‌وری را می‌بینید.
ردیابی زمان همه موانع کار مولد را نشان می‌دهد. از جلسات بی‌اهمیت گرفته تا فرآیندهای دست و پا گیر.
با مشاهده کارهایی که زمان خود را صرف انجام آن‌ها می‌کنید، می‌توانید بزرگترین مانع کارایی خود را بر طرف کنید. با استفاده از ردیابی زمان، آمار خیره کننده‌ای از عادات بدتان دریافت می‌کنید و متوجه می‌شوید که حواستان پرت چه چیزهایی می‌شود. در این صورت می‌توانید تغییرات موثری ایجاد کنید.
۳) با ارزیابی عملکرد کارکنان بر روی آنچه که مهم است، تمرکز می‌کنید.
ردیابی زمان به شما نشان می‌دهد بر روی چه کارهایی و برای چه مدتی فعالیت می‌کنید، بنابراین می‌توانید اولویت‌هایتان را چک کنید.
آیا ارزشمندترین کار را در اولویت اول قرار داده‌اید؟
آیا زمان کافی به مهمترین وظایف اختصاص داده‌اید؟
افراد هنگامی که احساس ارزشمندی و مفید بودن می‌کنند، انگیزه بیشتری دارند. هنگامی که ببینیم پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنیم خوب پیش می‌رود، با انگیزه بیشتری آن را ادامه می‌دهیم.
۴) با ارزیابی عملکرد کارکنان زمان را به صورت مولدتری مصرف می‌کنید.
ردیابی زمان علاوه بر آگاهی از چگونه گذراندن زمان دارای مزیت‌های بیشتری است. مثلا اینکه با دیدن خط نزولی در تایم‌شیت روزانه فشار مثبتی برای انجام به موقع کارها احساس می‌کنید. و با دیدن اینکه هر وظیفه خاص چه مدت از شما زمان می‌گیرد، احساس کنترل بیشتری نسبت به زمان خود دارید و می‌توانید برآوردهای واقع‌بینانه و قابل دستیابی برای آینده داشته باشید.
مزایای ردیابی زمان برای ارزیابی عملکرد کارکنان
۱) وضوح و شفافیت.
داده‌های تایم‌شیت بسیار دقیق و به راحتی قابل دسترس است. توانایی دسته‌بندی آن‌ها با پارامترهای مختلف باعث می‌شود تا به سرعت نتایج را برای هر دوره زمانی بررسی کنید.
۲) ردیابی تمام داده‌ها.
داده‌های زمان‌بندی را می‌توان به کمک گزارش‌ها، به سرعت بررسی و خلاصه کرد. به این ترتیب، به راحتی می‌توانند برای توجیه هزینه‌های مالی یا زمانی استفاده شوند.
۳) بهبود تکنیک‌های تخمین.
با مقایسه ددلاین‌های تنظیم شده و تخمین‌ها با نتایج واقعی، تخمین‌های آینده دقیق‌تر صورت می‌گیرد.
۴) صورت‌حساب‌های دقیق و اطلاعات حقوق و دستمزد.
داشتن اطلاعات دقیق در مورد اینکه چقدر وقت صرف یک پروژه شده است، به مشکلات دریافت هزینه از مشتریان کمک می‌کند. با این حال، داشتن این اطلاعات، کافی نیست. تحلیلِ دقیق، لازمه‌ی نتیجه‌گیری و تصمیم‌گیری درست است. خلاصه داده‌های ردیابی زمان، تصویر کاملی از هزینه‌های زمانی و عملکرد کارکنان نشان می‌دهد. این اطلاعات به درک نقاط ضعف احتمالی و افزایش بهره‌وری و کارایی کمک می‌کند.
پیگیری ساعت کاری به بهبود نتایج فردی کمک می‌کند.
در اینجا یک لیست از اثرات عمده آن بر عملکرد فردی می‌بینید:
۵) جلوگیری از به تعویق انداختن کارها.
آگاهی از اینکه به طور معمول چقدر زمان بر روی مسائلی که حواس شما را از کار منحرف می‌کند، صرف می‌کنید، به ترک حواس‌پرتی‌های بزرگ کمک می‌کند. زمانی که می‌دانید روز گذشته چقدر زمان در فیس‌بوک و یوتیوب گذرانده‌اید، هر ۱۰ دقیقه چک کردن رسانه‌های اجتماعی را کنار می‌گذارید.
۶) درک بهره‌وری شما.
داده‌های تایم‌شیت مهمترین منبع اطلاعات در هنگام محاسبه و درک میزان بهره‌وری، عملکرد و نتایج کار است.
۷) نگه داشتن شما در مسیر پیشرفت.
ردیابی زمانِ کاری، یک روش کارآمد برای افزایش بهره‌وری است. به خصوص برای افرادِ دارای شغل آزاد که خودشان تعریف می‌کنند که در طول روز، چه کاری انجام دهند.
تا به حال به این فکر کرده‌اید که به جای تماشای تلویزیون و یوتیوب چه کارهای مفیدی می‌توانستید انجام دهید؟
زمان از دست رفته منجر به هزینه مالی و زمانی می‌شود.
به عنوان یک قاعده کلی، افراد از پرکردن تایم‌شیت لذت نمی‌برند. از طریق نظرسنجی‌ها متوجه شده‌اند که درخواست ردیابی زمان و بهره‌وری، از کارمندان، بزرگترین چالشی است که مدیران با اتخاذ یک سیستم ردیابی زمان با آن مواجه می‌شوند. براساس نظرسنجی کسب‌و‌کار هاروارد، ساعت کاری ردیابی نشده می‌تواند منجر به هزینه ۷.۴ میلیارد دلاری در آمریکا شود. هر دقیقه بسیار با ارزش است، بنابراین ردیابی ساعت کارمندان می‌تواند تاثیر زیادی بر روی کسب و کار شما داشته باشد.
زمان در کسب و کار به اندازه هر معیار دیگری اهمیت دارد، اما اینکه از تیم خود بخواهید، ردیابی زمان را به جای کاری سخت به عنوان یک کار مولد ببینند، دشوار است.
راهنمای کوتاه در مورد چگونگی متقاعد کردن کارکنان برای ردیابی زمان:
۱) درباره مزایای ردیابی زمان گفتگو کنید.
اعتماد برای یک همکاری موفق، بسیار مهم است. مجبور کردن کارمندان به ردیابی زمان یک فرهنگ سوء‌ظن بوجود می‌آورد و منجر به تقلب افراد در وارد کردن زمان می‌شود.
برای جلوگیری از این موضوع، اطمینان حاصل کنید که همه در تیم شما بدانند چرا به داده‌های ردیابی زمان نیاز دارید و چگونه این موضوع به کارکنان، شرکت یا مشتریان سود می‌رساند.
ارتباط صریح و روشن در راه ایجاد اعتماد بسیار موثر است.
به یاد داشته باشید که بهره‌وری کارکنان اغلب به شیوه‌های مدیریت خوب نیاز دارد، بنابراین ارتباطات را آزاد نگه دارید.
۲) اطمینان حاصل کنید که دستورالعمل‌های روشن دارید.
اگر می‌خواهید ردیابی زمان به خوبی کار کند، به یک سیستم مناسب نیاز دارید. اگر افراد زمان خود را با روش‌های صحیح پیگیری نکنند، گزارش‌های شما غیر قابل استفاده خواهد شد. قبل از اینکه تیم شروع به ردیابی زمان کند، راه مناسب برای پیگیری زمان را به همه نشان دهید.
۳) برای راه اندازی اولیه، به همه‌ی کارمندان کمک کنید.
در نظر داشته باشید که هرچه موانع کمتری بین کاربر و سیستم وجود داشته باشد، بیشتر احتمال دارد که آن را با موفقیت پیاده‌سازی کنید. اگر افراد چیزی را به درستی درک نکنند، نمی‌خواهند از آن استفاده کنند. راه اندازی بهتایم، بسیار ساده است و به راهنمایی چندانی نیاز ندارد.
۴) گزارش‌ها را در تلویزیون اداری به اشتراک بگذارید.
به غیر از ساعات کاری افراد، به اشتراک‌گذاری گزارش‌ها با تیم خود یک راه حل عالی برای ایجاد اعتماد است.
اگر صفحه تلویزیونی روی دیوار دفتر دارید، از آن برای نمایش داده‌های ردیابی تیم استفاده کنید. به این ترتیب افراد می‌توانند تأثیر کار خود را در زمان واقعی ببینند، حتی ممکن است به روش‌های جدیدتر و کارآمدتر برای انجام کارها فکر کنند.
۵) از کارمندان بازخورد درخواست کنید.
کارکنان شما بزرگترین کارشناسان کسب و کارتان هستند.
از آنجا که هر روز با نکات ظریفی از کار شما سر و کار دارند، بازخورد آن‌ها برای تصمیم‌گیری مناسب بسیار ارزشمند است. با آن‌ها در ارتباط باشید تا اگر پیشنهادی دارند، از آن برای بهبود سیستم استفاده کنید. این یک فرصت عالی برای نشان دادن این است که نظرات آن‌ها توسط مدیریت ارزیابی می‌شود. زمانی که شروع به تحلیل داده‌های ردیابی زمان می‌کنید، کارکنان خود را در روند کار قرار دهید. به این ترتیب با همکاری هم شانس بیشتری برای کشف کارهایی که می‌توانند متفاوت انجام شوند، دارید.
۶) برای ردیابی دقیق پاداش در نظر بگیرید.
استفاده از پاداش یک راه قدرتمند برای تغییر رفتار افراد است.
در واقع آنچه که روانشناسان تقویت مثبت می‌نامند. پاداش دادن به افراد برای نشان دادن رفتار مورد نظر، باعث می‌شود آن‌ها این رفتار را در آینده بیشتر تکرار کنند. کارکنان زمانی که احساس کنند پیشرفتشان با پاداش‌های خاصی همراه است، بیشتر احتمال دارد که یک عادت جدید را اتخاذ کنند. اگر منابع کافی برای پرداخت پاداش به افراد را ندارید، می‌توانید از پاداش‌های غیر مالی مانند تعطیلی یا دادن هدایای کوچک، استفاده کنید.