متداول‌ترین مشکلات مدیریت زمان
مهارت‌های مدیریت زمان شما در چه حدی است؟
چه در حال تلاش در راستای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان هستید یا در حال تسلط بر آنها (یا در هر نقطه‌ای بین این دو)، همیشه جا برای پیشرفت وجود دارد.
در این مقاله به این موارد خواهیم پرداخت:
درباره تکنیک‌های مدیریت زمان بیشتر بخوانید.
۱) نشانه‌های مدیریت زمان ضعیف
اگر مرتبا در انجام وظایف خود شکست می‌خورید یا به نظر می‌رسد نمی‌توانید کاری را به موقع انجام دهید، شاید زمان خود را به درستی تقسیم نمی‌کنید. توزیع نامناسب زمان ممکن است باعث ایجاد یک سری مشکلات شود که در ادامه مقاله به آنها خواهیم پرداخت.
رایج‌ترین نشانه‌های مدیریت زمان ضعیف در ادامه آمده است:
به راحتی حواستان پرت می‌شود.
پیدا کردن فضایی که کاملاً عاری از حواس‌پرتی باشد، سخت است، اما می‌توانیم تمام تلاش خود را برای بهینه‌سازی فضای کاری خود به‌منظور دوری از حواس‌پرتی انجام دهیم. اولین قدم این است که بفهمید چه چیزی بیشتر حواس شما را پرت می‌کند:
- نوتیفیکیشن تلفن همراه؟
- صحبت با همکاران؟
- صداهای خیابان؟
بعد از اینکه فهمیدید بیشترین عامل حواس‌پرتی شما چیست، مدیریت عوامل حواس‌پرتی و اجتناب از آنها آسان‌تر خواهد بود.
10 راه حل آسان و سریع برای جلوگیری از حواس‌پرتی در محل کار
وقت‌شناسی ضعیف
همه ما می‌دانیم چه حسی دارد که در ترافیک گیر کنیم و یا صبح را به دلیل اینکه زنگ ساعت به صدا درنیامده، با عجله شروع کنیم. ما انسان هستیم و این حوادث اتفاق می‌افتند. اما، دیر کردن مداوم بیشتر از یک تصادف جزئی است و در واقع بی‌احترامی به دیگران و زمان آنهاست.
همانطور که Anna Musson، بنیانگذار شرکت The Good Manners می‌گوید:
دلایل زیادی وجود دارد که چرا دیر می‌کنید، اما دلیل اصلی این است که در اعماق وجود فکر می‌کنید وقتتان ارزشمندتر از دیگران است.
از دست دادن سررسیدها
درست مانند تأخیر، اگر سررسیدهای از دست رفته به ندرت و به دلیل خوبی اتفاق بیفتند، می‌توان آن را تحت عنوان «این مسائل اتفاق می‌افتند» در نظر گرفت. از سوی دیگر، مرتبا از دست دادن سررسیدها می‌تواند به شهرت حرفه‌ای شما آسیب جدی وارد کند.
برای جلوگیری از این امر، مهم است که بتوانید به افرادی که با آنها کار می‌کنید تکیه کنید و به آنها اعتماد کنید که وظیفه خود را انجام می‌دهند، تا بتوانید به وظایف خود برسید.
اگر اغلب اوقات سررسیدها را از دست می‌دهید، باید سعی کنید دلیل آن را بیابید. برخی از رایج‌ترین دلایل عبارتند از:
- اهمال‌کاری و به تعویق انداختن کارها،
- ناتوانی در مدیریت موثر زمان،
- خودداری از واگذاری یا برون‌سپاری و موارد دیگر.
تعریف اهمال کاری و راه‌های مقابله با آن
همیشه در عجله بودن
آیا احساس می‌کنید دائماً عجله دارید؟ آیا به نظر می‌رسد که هیچوقت زمان کافی برای انجام کاری که برنامه‌ریزی کرده‌اید، وجود ندارد؟
این موضوع ممکن است به این دلیل باشد که برای انجام کارها تا آخرین لحظه صبر می‌کنید، یا به این دلیل که کارهای زیادی برای انجام دادن دارید و در تلاش برای تکمیل همه آن کارها هستید.
ممکن است دائما احساس کنید که وقت خود را تلف می‌کنید و بنابراین با اضطراب زمانی دست و پنجه نرم کنید.
هر کدام از این موارد که باشد، استرس‌زا است و مطمئناً می‌تواند بر کیفیت کار شما تأثیر منفی بگذارد.
فرسودگی شغلی
شاید بدترین نشانه مدیریت زمان ضعیف این باشد که سلامت شما را در معرض خطر قرار می‌دهد. یکی از پیامدهای ناگوار مدیریت زمان ضعیف، فرسودگی شغلی است. فرسودگی شغلی حالتی از فرسودگی جسمی و روانی است. معمولاً مربوط به کار است و به دلیل استرس طولانی مدت و کار زیاد اتفاق می‌افتد.
طبق یک مطالعه، فرسودگی شغلی خود را با علائم مختلفی نشان می‌دهد:
- جسمی (تنگی نفس، سرگیجه، ضعف سیستم ایمنی)،
- عاطفی (خستگی ذهنی، احساس اضطراب، عدم همدلی) و
- رفتاری (از دست دادن انگیزه، عملکرد ضعیف در کار، تحریک‌پذیری).
فرسودگی شغلی و راهکارهای مبارزه با آن
۲) مشکلات مدیریت زمان
اکنون که برخی از نشانه‌های مدیریت ضعیف زمان را تشخیص داده‌اید، می‌خواهیم توجه شما را به مشکلاتی که ممکن است به دلیل ناتوانی در توزیع مؤثر زمان رخ دهد، جلب کنیم.
مشکلات مدیریت زمان ۱: استرس
مدیریت نامناسب زمان باعث می‌شود عجله کنیم، که منجر به استرس زیادی می‌شود. گاهی اوقات، شما از قبل می‌دانید که باید کاری را انجام دهید، اما از شروع آن اجتناب می‌کنید. گاهی ممکن است بدانید که سررسیدها نزدیکند، اما هنوز تا پایان کار راه زیادی دارید، بنابراین باید کار دو هفته‌ای را در یک یا دو روز تمام کنید. علت عجله هر کدام که باشد، با سازماندهی بهتر زمان می‌توان از آن جلوگیری کرد.
مشکلات مدیریت زمان ۲: بهره‌وری و عملکرد پایین
وقتی همه چیز را به امید لحظه آخر رها می‌کنید، به احتمال زیاد کار شما بی‌کیفیت خواهد بود، زیرا برای انجام همه چیز عجله خواهید داشت. مسابقه با ساعت به احتمال زیاد بر عملکرد و نتایج شما تأثیر منفی خواهد گذاشت.
مشکلات مدیریت زمان ۳: کارهای زیادی در دست انجام دارید.
اگر ایده روشنی از موارد زیر نداشته باشید، در خطر فشار کاری بیش از حد هستید:
- زمانی که برای تکمیل وظایف خود نیاز دارید و
- زمانی که در اختیار دارید،
برای جلوگیری از این موضوع، فقط پروژه‌هایی را بپذیرید که کاملاً مطمئن هستید که می‌توانید با موفقیت انجام دهید.
مشکلات مدیریت زمان ۴: نداشتن تعادل بین کار و زندگی
وقتی برنامه مشخصی ندارید، همیشه در حال کار هستید، و به ندرت درگیر کار عمیق. این موضوع باعث عدم تعادل بین کار و زندگی می‌شود که می‌تواند بر سلامت روان شما تأثیر بگذارد.
راهکارهای مدیریت تعادل بین کار و زندگی
۳) رایج‌ترین اشتباهات مدیریت زمان و نحوه حل آنها
از آنجایی که مفهوم مدیریت زمان شامل جنبه‌های مختلف است، حداقل با یکی از آنها درگیر هستیم.
در ادامه رایج‌ترین اشتباهات مدیریت زمان که معمولا مرتکب می‌شویم و نکاتی در مورد نحوه حل آنها آورده شده است:
- نداشتن برنامه،
- ضعیف بودن در تخمین زمان،
- غرق شدن در کار،
- اجازه دادن به عوامل حواس‌پرتی برای ایجاد اختلال در کار،
- عقب انداختن کارها،
- مشغول بودن را با مولد بودن یکی دانستن،
- استراحت نکردن و نرفتن به مرخصی کاری.
اشتباه مدیریت زمان ۱: نداشتن برنامه
آیا می‌خواهید مولد باشید، اما احساس سردرگمی می‌کنید؟ بی‌انگیزه هستید؟ بیشتر اوقات این احساس را دارید که چیزی را فراموش کرده‌اید؟
اگر به این سوالات بیش از یک بار پاسخ مثبت دادید، احتمالاً می‌دانید که این موارد معمولاً زمانی اتفاق می‌افتند که برنامه‌ای ندارید و فقط با جریان حرکت می‌کنید و به اتفاقات واکنش نشان می‌دهید.
وقتی برنامه‌ای ندارید، چه کنید؟
با تعیین اهداف بلند مدت و کوتاه مدت شروع کنید. بنشینید و به کارهایی که می‌خواهید انجام دهید و اهدافی که می‌خواهید به آنها برسید فکر کنید. برای تعیین صحیح اهداف، مطمئن شوید که آنها SMART هستند:
- Specific – خاص
- Measurable – قابل اندازه‌گیری
- Achievable – قابل دستیابی
- Realistic – واقع‌بینانه
- Time-bound – محدود به زمان
برای مثال، «ثروتمند شدن» یک هدف SMART نیست. ثروت برای هر کسی معنای متفاوتی دارد. تلاش برای رسیدن به هدف “ثروتمند شدن” به معنای دویدن بی‌هدف و بدون خط پایان است. در عوض هدفی شبیه به این را امتحان کنید:
تا پایان سال ۱۴۰۱ باید ۲۰ میلیون تومان پول در حساب بانکی خود داشته باشم.
هنگامی که هدف شما، مانند مثال قبلی، قابل اندازه‌گیری باشد، برنامه‌ریزی برای چگونگی رسیدن به آن نیز آسان‌تر خواهد بود.
هدف SMART چیست و چگونه به دست می‌آید؟
اشتباه مدیریت زمان ۲: ضعیف بودن در تخمین زمان
ضعیف بودن در تخمین زمان یعنی ندانید برای تکمیل یک کار چقدر زمان نیاز دارید یا دقیقاً چقدر طول می‌کشد تا از نقطه A به نقطه B برسید.
وقتی در تخمین زمان ضعیف هستید، چه کنید؟
وقتی متوجه شدید که مدت زمان مورد نیاز برای انجام کاری را دست کم می‌گیرید، شروع به ردیابی آن کنید. می‌توانید از کرنومتر استفاده کنید. یا اگر می‌خواهید زمان خود را به روشی سازمان‌دهی‌شده‌تر ردیابی کنید، سعی کنید از یک برنامه ردیابی زمان استفاده کنید.
ردیابی زمان به شما کمک می‌کند زمان را با دقت بیشتری تخمین بزنید، زیرا داده‌های زیادی برای حدس زدن دقیق خواهید داشت. این عادت همچنین برنامه‌ریزی را تسهیل می‌کند، زیرا دید روشنی از اینکه زمان شما صرف چه می‌شود و چه کارهایی باید بیشتر یا کمتر انجام شوند، به شما می‌دهد.
چرا ردیابی زمان با بهتایم توصیه می‌شود؟
اشتباه مدیریت زمان ۳: غرق شدن در کار
نمی‌توانید همه کارها را انجام دهید. هیچکس نمی‌تواند.
داشتن یک برنامه شلوغ می‌تواند برای شما ضرر داشته باشد، بنابراین باید با خودتان مهربان باشید و بپذیرید که سوپر قهرمان نیستید.
اگر در کار غرق شدید، چه باید بکنید؟
مهم است که یاد بگیرید اولویتبندی کنید. اولویتبندی نکردن راهی مطمئن برای غرق شدن در کار یا اتلاف وقت برای انجام کارهای تصادفی به قیمت از دست دادن کارهای مهمتر و/یا فوری است.
ماتریس آیزنهاور روشی عالی است که به شما کمک می‌کند تا چیزهای مهم را از بی‌اهمیت جدا کنید. تنها چیزی که نیاز دارید یک تکه کاغذ است که آن را به چهار قسمت تقسیم می‌کنید:
- کارهای مهم و فوری – ابتدا آنها را انجام دهید.
- مهم اما غیر فوری – برای انجام آنها برنامه‌ریزی کنید.
- فوری اما غیر مهم، این شما نیستید که باید آنها را انجام دهید، آنها را به افراد دیگر محول کنید.
- کارهایی که نه فوری هستند و نه مهم — می‌توانند از لیست کارها حذف شوند.
بین کارهایی که برنامه‌ریزی کرده‌اید، یک زمان خالی بگذارید تا مطمئن شوید که یک کار را قبل از شروع کار بعدی تمام می‌کنید و برنامه شما به هم نمی‌خورد.
درباره اولویتبندی کارها با ماتریس آیزنهاور بیشتر بخوانید.
اشتباه مدیریت زمان ۴: اجازه دادن به عوامل حواس‌پرتی برای ایجاد اختلال در کار
آیا می‌دانید چه چیزی بیشتر حواس شما را پرت می‌کند؟
اگر نمی‌دانید نگاهی به لیست زیر بیاندازید:
- بررسی شبکه‌های اجتماعی
- چک کردن ایمیل
- تماس تلفنی
- گفتگوی بیش از حد با همکاران
- تلاش برای انجام چند کار به طور همزمان
- اضطراب برای مشکلاتی که چندان مهم نیستند
- کمک بیش از اندازه به همکاران
- و…
وقتی با حواس‌پرتی مواجه شدید، چه باید بکنید؟
اگر از مرحله اول گذر کردید، وقت آن است که با این حواس‌پرتی‌ها کنار بیایید. در ادامه چند پیشنهاد برای کاهش حواس‌پرتی و افزایش تمرکز مشاهده می‌کنید:
- در یک محیط مولد مانند کتابخانه یا فضای کاری مشترک کار کنید.
- وظایف را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید تا قابل انجام شوند و کمتر ترسناک به نظر برسند. (درباره ساختار شکست کار یا WBS بیشتر بخوانید.)
- نوتیفیکیشن گوشی را خاموش کنید یا آن را در حالت «مزاحم نشوید» قرار دهید.
- زمان مشخصی برای بررسی ایمیل‌ها داشته باشید (در طول روز آنها را نخوانید و به آنها پاسخ ندهید، زیرا تمرکز شما را از بین می‌برند).
- اگر در یک محیط پر سر و صدا کار می‌کنید، از هدفون استفاده کنید.
اشتباه مدیریت زمان ۵: عقب انداختن کارها
چه چیزی باعث تعلل در انجام کارها می‌شود؟ «تنها تنبل بودن» نیست، گاهی یک دلیل بزرگتر وجود دارد، به عنوان مثال کمال گرایی و/یا ترس از شکست.
پیشنهادات برای غلبه بر اهمال کاری و عقب انداختن کارها:
بپذیرید که انجام شدن کار بهتر از ایده‌آل بودن آن است.
احتمالا گفتنش راحت‌تر از انجام دادن آن است. با این حال، هیچ کاری هرگز کامل نخواهد بود، بنابراین بهتر است آن را زودتر بپذیریم. این بدان معنا نیست که ما باید از تلاش دست برداریم. بلکه به این معناست که باید دست برداریم از اینکه مرتبا برگردیم و کار را اصلاح کنیم، روی جزئیات گیر کنیم، یا حتی کار را شروع نکنیم زیرا می‌ترسیم دقیقاً آنطور که تصور می‌کردیم، پیش نرود.
پروژه‌های بزرگ را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید.
گاهی اوقات به دلیل اینکه کار به نظر سنگین می‌رسد آن را به تعویق می‌اندازیم. اما، وقتی پروژه‌های خود را به وظایف کوچکتر تقسیم کنیم، انجام شدنی‌تر به نظر می‌رسند. سعی کنید در هر بازه زمانی بر روی یک کار تمرکز کنید، تا انجامش برایتان ترسناک نباشد.
بازخورد بخواهید.
آیا کار را به تعویق می‌اندازید زیرا مطمئن نیستید که می‌توانید پروژه را با موفقیت به پایان برسانید یا به اندازه کافی برای آن مهارت دارید؟
هر از گاهی از مدیر خود یا یک فرد مورد اعتماد از تیم بازخورد بخواهید تا مطمئن شوید که در مسیر درست حرکت می‌کنید. پذیرای توصیه و انتقاد باشید و از آنها به عنوان فرصت یادگیری استفاده کنید.
اشتباه مدیریت زمان ۶: مشغول بودن را با مولد بودن یکی دانستن
آیا مشغول بودن را با مولد بودن اشتباه می‌گیرید؟ زمان زیادی را صرف انجام کارهای بی‌اهمیت می‌کنید؟ آیا فکر می‌کنید تفاوتی بین سخت‌کوشی و هوشمندانه کار کردن وجود ندارد؟
برخلاف تصور رایج، مشغول بودن و مولد بودن در واقع یکسان نیستند. بنابراین، می‌توانید تمام روز را کار کنید و در پایان روز متوجه شوید که هیچ کار مهمی انجام نداده‌اید.
وقتی مشغول بودن را با مولد بودن اشتباه می‌گیرید، چه باید بکنید؟
اهداف خود را در ذهن داشته باشید.
وقتی فهرست کارهای خود را می‌نویسید، از خود بپرسید: آیا این کار مرا به اهدافم نزدیک می‌کند؟ آیا این کار برای من مهم است؟ آیا می‌توانم این وظیفه را به فرد دیگری محول کنم؟ به این ترتیب، تصویر واضح‌تری از اهداف خود خواهید داشت.
اولویتبندی کنید.
اگر کارهای جزئی برای انجام دادن دارید، آنها را در پایان روز کاری خود انجام دهید. زمان پربازده مغز خود را برای آنها هدر ندهید. از این زمان برای انجام کارهای مهمتر استفاده کنید.
وظایف را گروه‌بندی کنید.
عاقلانه است که وظایف را بر اساس پیچیدگی، نوع یا اولویت گروه‌بندی کنید. به این ترتیب، هنگامی که از کاری به کار دیگر می‌روید، تمرکز زیادی را از دست نمی‌دهید.
اشتباه مدیریت زمان ۷: استراحت نکردن و نرفتن به مرخصی کاری
کار کردن دائمی بازدهی شما را بیشتر نمی‌کند، فقط شما را به سمت فرسودگی شغلی سوق می‌دهد.
ذهن شما باید استراحت و شادابی داشته باشد تا بتواند تمرکز کند و کارآمد باشد. زمانی که خسته و خواب‌آلود نیستید، کار خود را بهتر انجام می‌دهید.
وقتی که استراحت و مرخصی ندارید، چه باید بکنید؟
راه حل این مورد کاملا واضح است، استراحت کنید و از روزهای تعطیل خود استفاده کنید. از کار کردن خارج از ساعات کاری و فکر کردن به کار در زمان استراحت جلوگیری کنید. در زندگی چیزهای مهمتری از بهره‌وری و کسب درآمد وجود دارد.
نتیجه‌گیری: مدیریت زمان موثر هم برای زندگی کاری و هم برای زندگی شخصی شما مفید است.
ایجاد مهارت‌های مدیریت زمان، به زمان و تلاش نیاز دارد. این یک فرآیند نسبتا طولانی است، اما ارزشش را دارد، زیرا وقتی یاد می‌گیرید زمان خود را بهتر مدیریت کنید، زندگی شما آسان‌تر می‌شود.
مطمئن شوید که:
- برای زمان خود برنامه‌ریزی کنید،
- اهداف روشنی تعیین کنید،
- اولویتبندی کنید و
- اهمال‌کاری را به حداقل برسانید.
همچنین فراموش نکنید که:
- تمام تلاش خود را برای جلوگیری از حواس‌پرتی انجام دهید،
- از مرخصی استفاده کنید،
- زمان خود را به طور دقیق تخمین بزنید و
- به جای دائما مشغول بودن، روی کارآمد بودن تمرکز کنید.
به این ترتیب، می‌توانید در طول زمان از استرس دوری کنید و به کارهای خود برسید.
بهتایم
اجازه دهید که در مسیر بهبود مهارت‌های مدیریت زمان، نرم افزار مدیریت وظایف و زمان بهتایم برای اولویتبندی کارها، ردیابی زمان و برنامه‌ریزی در کنار شما باشد.