در ۵۰ روز کاری آینده قصد داریم هر روز یک نکته مدیریت و رهبری منتشر کنیم. روز ۲۸، نکته ۲۸: اولویت بندی کارها: روی آنچه مهم است تمرکز کنید، نه آنچه فوری است.
نکته ۲۸: اولویت بندی کارها : روی آنچه مهم است تمرکز کنید، نه آنچه فوری است.
روز ۲۸، نکته ۲۸:
اولویت بندی کارها:روی آنچه مهم است تمرکز کنید، نه آنچه فوری است.
هر پنج دقیقه چک کردن ایمیل ممکن است باعث شود احساس کنید سرتان شلوغ است و یا مهم هستید، اما به شما کمک نمی‌کند که به لیست کارهای مهم خود برسید. اضطراب مداوم، باعث می‌شود از انجام کارهای واقعی که نیاز است به آن‌ها رسیدگی شود، باز بمانید.
- لیستی از سه موردی که مهم است هر روز انجام شوند، ایجاد کنید.
- آن‌ها را بنویسید و لیست را روی میز خود در جایی که در دیدتان باشد، نگه دارید.
- از لحظات آزاد روز خود برای بررسی این لیست استفاده کنید، نه برای چک کردن صندوق ورودی ایمیل.
- بیشتر موارد «فوری» می‌توانند منتظر بمانند تا شما زمان لازم برای تمرکز روی این پروژه‌های حیاتی را داشته باشید.
- در اولویت بندی کارها موارد مهم را به فوری ترجیح دهید.
این نکته مدیریتی از «چگونه برای تمرکز بر روی موارد مهم؛ موارد فوری را کاهش دهیم.» نوشته Gina trapani اقتباس شده است.
افرادی که سرشان شلوغ است، وقتی می‌خواهند تصمیم بگیرند که روز کاریشان چگونه پیش برود، دو گزینه دارند:
- می‌توانند در زمانی که دارند صبر کنند تا موارد اورژانسی پیش بیایند و سپس نسبت به این موارد واکنش نشان دهند،
- یا کارهایی را که تصمیم می‌گیرند مهمتر است، در اولویت قرار داده و انجامشان دهند،
تنها راه رسیدن به همه وظایف، اولویت بندی کارها به شیوه‌ای صحیح و کاهش توجه به موارد فوری برای کار بر روی موارد مهم است.
برای اولویت بندی کارها به شیوه‌ای صحیح باید بین موارد فوری و مهم تفاوت قائل شویم.
| مقاله مرتبط: فوریت را پس از اعتبارسنجی وارد ذهنتان کنید. |
برای اولویت بندی کارها به شیوه‌ای صحیح باید بین موارد فوری و مهم تفاوت قائل شویم.
وظایف فوری
- شامل مواردی مانند یک ایمیل ترسناک است که نیاز به پاسخ فوری دارد.
- یک درخواست ناگهانی که به نظر می‌رسد فقط دو دقیقه طول می‌کشد، اما اغلب یک ساعت به طول می‌انجامد؛ مثلا گزارشی که باید قبل از جلسه بنویسید.
- بیشتر اوقات ترجیح می‌دهید موارد این چنینی را ابتدا انجام دهید زیرا از لیست کارهای پروژه فعلی شما آسانتر هستند.
- وظایف فوری معمولاً کوتاه مدت هستند و ما جذب آن‌ها می‌شویم، چرا که ما را مشغول نگه می‌دارند و باعث می‌شوند احساس کنیم به ما نیاز است. (وقتی سرمان شلوغ است حتما آدم مهمی هستیم!)
اما پرداختن به یک جریان مداوم از کارهای فوری، باعث می‌شود تا در پایان روز در حالی که بسیار خسته‌اید به لیست کارهای واقعی و مهم خود نگاه کنید و با تعجب از خود بپرسید با این همه زمانی که داشته‌اید، چه کرده‌اید؟
از طرف دیگر، کارهای مهم، شما و کسب و کارتان را به سمت اهداف سوق می‌دهند.
موارد مهم همانند درخواست‌های فوری آدرنالین شما را بالا نمی‌برند. کارهایی نظیر:
- فکر کردن به اهداف بلند‌مدت،
- صادق بودن با خود در مورد این‌که کجا قرار دارید و دوست دارید کجا باشید،
- و انجام کارهای سختی که گاهی کسالت آورند.
از نظر شخصی، موارد مهم ممکن است شامل:
- هر روز باشگاه رفتن باشد.
در سطح شغلی، موارد مهم ممکن است شامل:
- تنظیم برنامه سالانه شما،
- تجزیه آن به موارد قابل تحویل ماهانه
- و ارزیابی عملکرد فعلی شما در قبال برنامه سال گذشته باشد.
درست است که فکر رفتن به باشگاه و تصمیم‌گیری در مورد اهداف امسال باعث می‌شود که تمایل پیدا کنید ایمیل خود را بررسی کنید، اما باید بدانید این‌ها همان کارهایی هستند که به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می‌کنند.
اگر محل کار شما رسیدگی به موارد فوری را تشویق کند، تمرکز بر روی آنچه مهم است غیر ممکن به نظر می‌رسد. اما آگاهی از تفاوت بین این موارد و چند تکنیک ساده می‌تواند کمک کننده باشد.
پس برای اولویت بندی کارها به روشی درست:
هر روز سه کار مهم را برای انجام دادن انتخاب کنید.
آن‌ها را روی یک کاغذ بنویسید و در معرض دید خود قرار دهید. هر زمان که فرصت پیدا کردید، به جای چک کردن ایمیلتان، به کاغد نگاه کنید و روی یک مورد کار کنید. لیست را محدود به سه آیتم نگه دارید و ببینید که می‌توانید چند مورد را کامل کنید.
نوتیفیکیشن (اعلان پیام) خود را خاموش کنید.
هر کاری که باید انجام دهید تا اختلال ناشی از دریافت ایمیل را به هم بزنید. وقتی تصمیم دارید روی یکی از کارهای مهم خود کار کنید، حداقل یک ساعت بدون وقفه به خودتان اختصاص دهید تا آن را تکمیل کنید.
یک جلسه ۲۰ دقیقه‌ای هفتگی با خود ترتیب دهید.
آن را در تقویم خود قرار دهید و زمان آن را به چیز دیگری اختصاص ندهید. با این جلسه با همان احترامی که به جلسه با رئیس خود می‌گذارید، رفتار کنید. لیست پروژه، لیست کارها و تقویم خود را در این جلسه بررسی کنید و زمان خود را برای مرور آنچه در هفته گذشته به پایان رسانده‌اید، و آنچه می‌خواهید هفته بعد به انجام برسانید، صرف کنید. این زمان بسیار خوبی برای انتخاب سه کار مهم روزانه شماست.