بهترین نرم افزار کنترل پروژه در سال ۲۰۲۲
نرم افزار کنترل پروژه چیست؟
هر کسب‌و‌کاری بزرگ یا کوچک با پروژه‌ها، طرح‌ها، وظایف و افراد متعددی سر و کار دارد و داشتن یک راه حل مناسب می‌تواند به کسب‌و‌کارها کمک کند تا در حین برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها، همه چیز را به خوبی سازماندهی کنند، به گونه‌ای که پروژه دقیق، قابل پیش‌بینی و سودآور باشد.
نرم افزار کنترل پروژه مزایای بی‌شماری دارد. در گذشته، کنترل پروژه با یک مداد، یک کاغذ و انتخاب روش مدیریت پروژه امکان‌پذیر بود، امروزه اما با تکامل تکنولوژی می‌توان برنامه‌ریزی پروژه، مدیریت زمان، تخصیص منابع و غیره را به نرم افزارها سپرد. نرم افزار کنترل پروژه یکی از ابزارهایی است که می‌تواند به شرکت‌ها برای تمایز با رقبا و رقابت بهتر کمک کند.
درباره انواع روش‌های مدیریت پروژه بخوانید.
فهرست مطالب
ویژگی‌های ضروری برای نرم افزار کنترل پروژه
۱) برنامه‌ریزی و زمانبندی پروژه
براساس تجربه هنگام برنامه‌ریزی پروژه زمان زیادی هدر می‌رود. اما نرم افزار کنترل پروژه مناسب با امکانات متعدد خود برنامه‌ریزی پروژه را آسان می‌کند.
هنگام برنامه‌ریزی پروژه، بسیار مهم است که وظایف و مسئولیت‌های همه مشخص و قابل مشاهده باشد تا عدالت در تخصیص وظایف برقرار شود. بهترین نرم افزار کنترل پروژه، اختصاص وظایف به اعضای تیم و تعیین اولویت‌ها و سررسیدها، اعمال تغییرات لازم و مشاهده زمانبندیها در نماهای متعدد از جمله گانت چارت، تقویم و نمودار پیشرفت برنامه‌ای پروژه را امکان‌پذیر می‌کند.
۲) ساختار شکست کار
ساختار شکست کار یا WBS تجزیه یک کار بزرگ به مجموعه‌ای از وظایف قابل مدیریت است. در واقع پس از تعریف پروژه، باید بدانید که برای موفقیت آن چه کارهایی لازم است و سپس برای مدیریت بهتر، پروژه را به این کارهای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید. نرم افزار کنترل پروژه مناسب شما را در راستای تعریف فعالیت‌ها و بسته‌های کاری یاری می‌کند تا این کار برای شما زمانبر نباشد.
درباره ساختار شکست کار بیشتر بخوانید.
۳) اولویت‌بندی وظایف
باید بتوانید فعالیت‌های خود را اولویت‌بندی کنید. در صورت بروز مشکلات پیش‌بینی نشده، اولویت‌بندی وظایف فوق العاده مفید است. برای این کار می‌توانید پس از بررسی وظایف اختصاص یافته به خود و بررسی سررسیدها، وظایف را به ترتیب اولویت در لیست کاری خود بچینید. نرم افزار کنترل پروژه مناسب اولویت بندی وظایف را با drag and drop آسان می‌کند.
درباره اولویت‌بندی وظایف بیشتر بخوانید.
۴) تقویم کاری
مشاهده تقویمی که تمام فعالیت‌های اختصاص یافته به شما، وضعیت آنها و تاریخ شروع و سررسیدشان را مشخص کند، برای برنامه‌ریزی بهتر کاملا مفید است. توجه داشته باشید باید نرم افزاری را انتخاب کنید که بتوانید با آن تقویم کاری افراد زیرمجموعه خود را هم برای زمانبندی بهتر مشاهده کنید.
۵) مدیریت وظایف
مدیریت مناسب کارها و وظایف بر روی بهره‌وری و پیشرفت تیم تأثیر می‌گذارد و همکاری را در تیم شما افزایش می‌دهد. برای مدیریت موثر وظایف و به دست آوردن نتایج بهتر از نرم‌افزارهایی استفاده کنید که ویژگی‌های قدرتمندی برای مدیریت وظایف دارند:
- امکان تعریف و تخصیص فعالیت‌ها
- تعیین سررسید برای فعالیت‌ها
- اضافه کردن چک لیست به فعالیت‌ها
- پیوست فایل به فعالیت‌ها
- مدیریت فعالیت‌ها در تسک بورد
- چت روم فعالیت برای ارتباط بهتر
- ردیابی پیشرفت فعالیت‌ها
۶) بهبود همکاری تیمی
یک تیم پروژه ممکن است متشکل از ده‌ها نفر باشد که هر کدام روی وظایف خاصی کار می‌کنند و دانش تخصصی در زمینه متفاوتی دارند. بیشتر اوقات اعضای تیم پروژه ملزم به ارتباط با یکدیگر هستند، به این معنی که برقراری ارتباط سازمان‌یافته و سریع در پروژه‌ها بسیار مهم است.
نرم افزار کنترل پروژه مناسب برای بحث در مورد وظایف، زمانبندیها، وابستگی‌ها، اولویت‌ها و همینطور طرح پرسش از سایر همکاران، امکاناتی مانند: گفتگوی آنلاین با امکان ارسال فایل، ثبت دیدگاه بر روی فعالیت و همچنین چت‌روم فعالیت‌ها را فراهم می‌کند. در این ابزارها سابقه گفتگوها و همینطور فایل‌های ارسالی، مدیریت اختلافات در تیم‌ها را آسان می‌کند.
۷) مدیریت متوازن منابع
مدیران پروژه باتجربه می‌دانند که برای اجرای موفقیت‌آمیز پروژه‌ها، به یک استراتژی مدیریت منابع مؤثر نیاز دارند تا تیم‌های خود را در بهترین حالتشان نگه دارند، بدون اینکه بیش از حد به آنها کار اختصاص دهند و یا برعکس. اهمیت مدیریت منابع را نباید دست کم گرفت، زیرا استانداردهای کار سالم را تشویق کرده و از فرسودگی و یا خستگی شغلی جلوگیری می‌کند. نرم افزار کنترل پروژه مناسب شناسایی تنگناهای منابع و حتی نیاز به تخصیص بیشتر منابع را آشکار می‌سازد و درگیری‌های احتمالی به دلیل کمبود منابع را کاهش می‌دهد.
۸) مدیریت و ردیابی زمان
برخی از نرم افزارهای کنترل پروژه امکان ثبت زمان صرف شده بر روی فعالیت‌های مختلف را به صورت دستی و یا با تایمر فراهم می‌کنند، این ردیابی مزایای خاص خودش را دارد:
- نگاه دقیق به زمان‌های صرف شده فراهم می‌کند.
به کمک ردیابی زمان ببینید زمان سازمانتان صرف چه پروژه‌ها و فعالیت‌هایی شده و با داشتن این داده‌ها زمان سازمان را به خوبی مدیریت کنید.
- سودآوری پروژه را بهبود می‌بخشد.
زمان صرف شده بر روی پروژه‌ها را ردیابی کنید تا ببینید که آیا دریافتی شما از پروژه‌ها کافیست و به این ترتیب از به ضرر افتادن پروژه‌ها جلوگیری کنید.
- می‌توان با آن به مشتریان نشان داد که چقدر برایشان کار شده است.
می‌توانید به کمک ردیابی زمان به مشتریان خود نشان دهید که چقدر از زمان خود را صرف پروژه آنها کرده‌اید.
- می‌توان دید تیم بر روی چه چیزی کار می‌کند.
با ثبت تایم‌شیت توسط اعضای تیم، می‌توانید با یک نگاه ردیابی کنید که چه کسی بر روی چه چیزی کار می‌کند.
درباره تایم‌شیت بیشتر بخوانید.
۹) گزارش‌دهی
برای مدیریت موفقیت‌آمیز پروژههای خود، باید از کاستی‌ها و مشکلاتی که نیاز به واکنش سریع دارند آگاه باشید و یک نمای کلی از پیشرفت پروژه خود داشته باشید، بنابراین نظارت بر پیشرفت تقریباً برای هر کسب و کاری ضروری است.
نرم افزار کنترل پروژه نقش مهمی در نظارت بر مراحل پروژه ایفا می‌کند و می‌تواند بینشی در مورد اینکه آیا کارها به موقع انجام می‌شوند یا خیر ارائه دهد که این موضوع از طریق ثبت گزارش کار روزانه که مستقیماً به مکانیسم گزارش‌دهی وارد می‌شوند، به دست می‌آید.
گزارش‌های متنوع
گزارش‌های نرم افزار کنترل پروژه مناسب به شما کمک می‌کند تا به پرسش‌های زیر پاسخ دهید:
- درصد پیشرفت هر پروژه چقدر است؟
- کدام پروژه‌ها از برنامه عقب هستند؟
- چه زمانی صرف هر پروژه شده است؟
- این زمان توسط چه کسی صرف شده است؟
- زمان سازمان صرف پروژههای با اولویت بالاتر شده است؟
- پروژه وارد ضرر شده و یا خواهد شد؟
- تیم پروژه باید تغییر کند؟
گزارش‌ساز و نمودارساز
بهترین نرم افزار کنترل پروژه شامل ابزار گزارش‌دهی با امکان ایجاد گزارش‌های قابل تنظیم است، تا بتوانید هر زمان که خواستید گزارش‌های جدید ایجاد کنید و پارامترهای جدیدی را وارد نمودار و یا گزارش کنید.
داشبورد مدیریتی
سریعترین راه برای پیگیری عملکرد پروژه، ایجاد یک داشبورد پروژه است که اطلاعات را به طور خودکار در زمان واقعی بروز می‌کند.
۱۰) مدیریت مستندات در نرم افزار کنترل پروژه
PRINCE2 به طور مداوم بر لزوم توجه به تجربیات گذشته و جمع‌آوری دانش جدید تأکید می‌کند. هنگام شروع یک پروژه، پروژههای قبلی یا مشابه باید مورد بازبینی قرار گیرند تا بررسی شود که آیا می‌توان از آنها درس گرفت. اگر این پروژه برای افراد درون سازمان اولین تجربه باشد، آموختن از دیگران مهمتر است و پروژه باید به دنبال تجربه خارجی باشد؛ و با پیشرفت پروژه، یادگیری از پروژه باید ادامه داشته باشد. دروس فرا گرفته شده از پروژه باید در گزارش‌ها و بررسی‌های مربوطه گنجانده شوند.
در نرم افزار کنترل پروژه همه داده‌ها در یک مکان واحد قرار می‌گیرند.
اینکه تمام اطلاعات پروژه خود را در یک مکان داشته باشید، جذاب نیست؟ از جمله وظایف یک نرم افزار کنترل پروژه مناسب امکان پیوست مستندات پروژه و دسترسی به آنها در یک نمای کلی با جزئیات کامل است.
امکان ارسال فایل
علاوه بر امکان پیوست مستندات امکان به اشتراک گذاشتن داده‌ها و مستندات هم برای یک نرم افزار کنترل پروژه ضروری می‌نماید.
مقایسه نرم افزارهای کنترل پروژه
از معروف‌ترین نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌توان به Monday ،Click Up ،Ganttpro ،Asana و Trello اشاره کرد. در تصویر زیر سعی کردیم امکانات این نرم افزارها را با امکانات نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم مقایسه کنیم.
همانطور که مشاهده می‌کنید، این نرم افزارها در قسمت مدیریت پروژه اکثرا امکانات یکسانی دارند، امکاناتی نظیر گانت چارت، کپی پروژه، ساختار شکست کار و گزارش پیشرفت پروژه. تفاوت‌های جزئی اما تعیین کننده‌ای هم وجود دارند که ممکن است در انتخاب شما تاثیر بگذارند. به عنوان مثال امکان تعریف روابط پیش نیازی در گانت چارت، نمودار پیشرفت پروژه، شمسی یا میلادی بودن تقویم و …..
نکته‌ی دیگر اینکه شما باید پلتفرمی را انتخاب کنید که حداکثر پاسخگویی را به نیازهای شما داشته باشد، برخی از این نرم افزارها در مدیریت و ردیابی زمان به شما کمک نخواهند کرد و این موضوع شما را وادار به استفاده از پلتفرمی جدا برای این موضوع می‌کند که قطعا خوشایند کارکنان نیست.
اگر قیمت و پشتیبانی را هم در انتخاب خود در نظر بگیرید، یک نرم افزار ایرانی مانند بهتایم گزینه عاقلانه‌تری به نظر می‌رسد.
نتیجه‌گیری مقاله بهترین نرم افزار کنترل پروژه
مدیران پروژه موفق دارای مسئولیت‌های زیادی هستند: برگزاری جلسات، برنامه‌ریزی و زمانبندی، مدیریت منابع و بودجه و تجزیه و تحلیل گزارش‌ها که در یک روز شلوغ، به حجم بالایی از کار تبدیل می‌شود. برای خودکارسازی کارهای وقت‌گیر مدیران به یک راه حل نرم افزاری نیاز دارند.
درحالی که شاید صدها راه حل نرم افزاری وجود داشته باشد که همه بر ویژگی‌های یکسانی تمرکز دارند، انتخاب نرم افزار کنترل پروژه مناسب شاید زمانبر باشد، بنابراین ما در این مقاله این نرم افزارها رو مقایسه کردیم تا متناسب با نیازتان نرم افزار مناسب خود را پیدا کنید. هر نرم افزاری که انتخاب کردید توجه کنید که حتما ویژگی‌های ضروری ابزارهای مدیریت پروژه را داشته باشد:
- برنامه ریزی و زمانبندی پروژه
- همکاری تیمی
- ردیابی زمان
- گزارش‌دهی
- گانت چارت
- ساختار شکست کار
توصیه ما به شما انتخاب نرم افزاری است که طراحی تمام ایرانی آن متناسب با فرهنگ کاری سازمان‌های کشور است و نمی‌توان آن را منحصرا نسخه ایرانی شده نرم‌افزارهای خارجی در نظر گرفت. بهتایم را انتخاب کنید و در مدیریت و کنترل پروژه تنها نباشید:
ثبت نام در نرم افزار کنترل پروژه بهتایم
مقاله‌های مرتبط:
مراجع: