چرا به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارید؟ مزایای نرم افزار مدیریت پروژه
زمان با ارزش‌ترین دارایی ما انسان‌ها است که اغلب کمترین اهمیت را برای آن قائل می‌شویم و با استفاده از ابزارهای اشتباه آن را هدر می‌دهیم. به طور مثال:
اگر برای مدیریت پروژه در سازمان خود از Excel و Email استفاده می‌کنید، در حقیقت در حال اتلاف زمان خود و اعضای تیمتان هستید. (اما چرا؟)
راه حل:
ابزارهای مدیریت پروژه دارای ویژگی‌های لازم برای برنامه‌ریزی موثر پروژه، مدیریت منابع موجود، پاسخگویی سریعتر به مشکلات و افزایش مشارکت همه ذینفعان هستند. صرف نظر از نوع خدماتی که کسب و کار شما ارائه می‌دهد، داشتن نرم افزار مدیریت پروژه مناسب می‌تواند تأثیر چشمگیری بر کسب و کار شما داشته باشد.
ثبت نام رایگان در نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم
بخوانید:
فهرست مطالب
- چرا نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند، مزایای نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
- مزایای نرم افزار مدیریت پروژه : افزایش دید و بصیرت نسبت به پروژه
- مزایای نرم افزار مدیریت پروژه : افزایش پاسخگویی همه افراد درگیر در پروژه
- سایر مزایای نرم افزار مدیریت پروژه
- نرم افزار مدیریت پروژه مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید.
چرا نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند، مزایای نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
مزیت‌های زیادی برای نرم‌افزار مدیریت پروژه وجود دارد. در ادامه به چند مورد اشاره می‌کنیم.
مزایای نرم افزار مدیریت پروژه : افزایش دید و بصیرت نسبت به پروژه
تاکنون برایتان پیش آمده بادکنکی را رها کنید و به تماشای پرواز آن در آسمان بنشینید، در نهایت چه اتفاقی می‌افتد؟ با دور شدن بادکنک، با وجود اینکه می‌دانید بادکنک هست و ممکن است کسی چند متر دورتر بتواند آن را ببیند، شما دیگر قادر به دیدن آن نیستید. متأسفانه بسیاری از ما با پروژه‌هایمان این چنین رفتار می‌کنیم که اصلا درست نیست. چرا که شما دوست ندارید پروژه‌هایتان از شما دورتر و دورتر شوند و در نهایت بدون آنکه حتی متوجه شوید، در جایی خارج از دیدرس شما بترکند!
این شبیه سازی ما را به اولین دلیل نیاز به نرم افزار مدیریت پروژه می‌رساند.
اگر هیچ راهی برای دیدن و ردیابی پروژه خود نداشته باشید، درست مانند این است که بادکنکتان را در بدون نخ در آسمان رها کنید.
نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند به شما در ردیابی پروژه در طول سفر پیش رویش کمک کند. چگونه؟
۱) مشاهده پیشرفت تمام پروژه‌ها. مزایای نرم افزار مدیریت پروژه
وقتی می‌خواهید چندین پروژه را به طور همزمان کنترل کنید، نرم افزار مدیریت پروژه بسیار با ارزش است. می‌توانید وضعیت همه پروژه‌ها را در سازمان خود مشاهده کنید. ارزش این موضوع زمانی مشخص می‌شود که یک پروژه از تیم شما به یک واحد دیگر منتقل می‌شود، و شما همچنان می‌توانید به راحتی بدانید که در پروژه چه می‌گذرد. و به این ترتیب در زمان خود صرفه‌جویی می‌کنید، چرا که لازم نیست برای برای مدیریت ارشد یا گزارش تیمی دنبال گرفتن اطلاعات بدوید.
۲) شناسایی پروژه‌های در معرض خطر. مزایای نرم افزار مدیریت پروژه
کدام پروژه‌ها در معرض خطر ترکیدن هستند؟ با نرم افزار مدیریت پروژه، هشدارهایی را راجع به اینکه کدام پروژه‌ها در حال عقب افتادن از برنامه و ددلاین هستند یا در معرض خطر شکست قرار دارند، دریافت خواهید کرد. و همچنین می‌توانید ببینید کدام یک از پروژه‌ها پیشرفت خوبی دارند. به این ترتیب آنچه می‌تواند مشکل‌ساز شود را پیش از آنکه به یک مشکل تبدیل شود، شناسایی می‌کنید و به مقابله با آن می‌پردازید.
به کمک مدیریت پروژه آنچه می‌تواند مشکل‌ساز شود را پیش از آنکه به یک مشکل تبدیل شود، شناسایی می‌کنید و به مقابله با آن می‌پردازید.
۳) هماهنگی با اولویت‌های سازمان. مزایای نرم افزار مدیریت پروژه
اولویت سازمان شما هرچه که هست، می‌توانید پروژه‌های خود را مطابق با آن تنظیم کنید. این یک مزیت دیگر از افزایش بصیرت نسبت به پروژه است که با استفاده از آن می‌توانید از آنچه که در سازمان شما اتفاق می‌افتد و میزان هماهنگی پروژه‌ها با آن آگاه شوید و اگر هماهنگ نیستند، اقدامات لازم را به عمل بیاورید. بنابراین می‌توانید بر روی مواردی که تفاوت ایجاد می‌کنند، تمرکز کنید.
۴) انتقال منابع سازمان به جای مناسب. مزایای نرم افزار مدیریت پروژه
مدیران غالباً در تخصیص عادلانه وظایف به اعضای تیم با مشکل روبرو می‌شوند که ممکن است بر کارایی کل تیم تأثیر بگذارد. به کمک دید بیشتر، نه تنها می‌توانید ببینید که پروژه‌های شما چگونه پیش می‌روند، بلکه می‌توانید بررسی کنید تیم شما از وقت خود چگونه استفاده می‌کند و بر روی چه مواردی کار می‌کند.
بسیاری از اعضای تیم به طور همزمان روی چندین پروژه کار می‌کنند، در حالی که برخی دیگر بار کاری بسیار کمی دارند. نرم افزارهای مدیریت پروژه به شما سرنخی از اینکه چه کسانی بر روی چه وظایفی کار می‌کنند، می‌دهند و به این ترتیب شما می‌دانید كه آیا كار به طور صحیح و عادلانه توزیع شده یا بعضی از افراد بار کاری بیش از حدی دارند. علاوه بر این، با داشتن یک برنامه مدیریت پروژه، مدیران می‌توانند به راحتی وظایف پروژه را به اعضا واگذار کنند. این کار برای اعضای تیم هم آسایش بیشتری را فراهم می‌کند، زیرا برای مدیریت وظیفه، تنها کاری که باید انجام دهند بررسی نرم افزار و شروع به کار بر روی وظایف با توجه به اولویت‌هایشان است.
5) اشتراک‌گذاری وضعیت پروژه در زمان واقعی.
به کمک نرم افزار مدیریت پروژه می‌توانید از افراد بخواهید که وضعیت پروژه را در نرم افزار بروز کنند. با این کار ارتباطات اضافی را محدود می‌کنید، زیرا همه در جریان امور قرار می‌گیرند. همچنین می‌توانید موضوعات حیاتی را زودتر شناسایی کنید، جلسات تیم را کاهش دهید و زمان ارزشمندی را آزاد کنید. بنابراین برای برطرف کردن سریع مشکلات، همه را آگاه نگه می‌دارید.
۶) نظارت بر جدول زمانی.
از دست دادن ددلاین‌ها چه هزینه‌ای برای شما و سازمانتان دارد؟
با بروزرسانی وضعیت کاری در نرم افزار مدیریت پروژه توسط همه افراد، می‌توانید زمانبندی‌ها را ببینید، تاخیرها را شناسایی کنید و قبل از اینکه دیر شود، اقدامات لازم را انجام دهید و پروژه‌ها را به موقع به اتمام برسانید.
۷) کاهش ریسک.
با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، مدیران می‌توانند تنگناهای احتمالی را شناسایی کنند و استراتژی‌های کاهش ریسک خود را بهبود بخشیده و از کلیه منابع موجود برای انجام اقدامات متقابل مؤثر استفاده کنند. این موضوع کارآیی کلی تیم را بهبود می‌بخشد و همچنین به مدیران این امکان را می‌دهد تا منابع موجود را به روشی مؤثر اختصاص دهند.
مزایای نرم افزار مدیریت پروژه : افزایش پاسخگویی همه افراد درگیر در پروژه
نرم افزار مدیریت پروژه علاوه بر افزایش دید و بصیرت نسبت به پروژه به شما و تیم شما مسئولیت‌پذیری می‌دهد. اما چگونه؟
۸) مدیریت ارشد را در جریان بروزرسانی‌های پروژه قرار می‌دهید.
بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه بطور خودکار گزارش ایجاد می‌کنند و بروزرسانی‌های وضعیت را ارسال می‌کنند. به این ترتیب ذینفعان اصلی پروژه همیشه در جریان امور خواهند بود. بدون آنکه نیاز باشد برای گزارش بروزرسانی‌ها کار اضافه‌ای انجام دهید.
۹) درباره وظایف به تاخیر افتاده به اعضای تیم هشدار می‌دهید.
این موضوع به بهبود روابط شما با کارکنان فوق‌العاده کمک می‌کند. زیرا مجبور نیستید رو در رو شکایت کنید. به کمک هشدارهای ایمیلی می‌توانید از اعضای تیم خود بخواهید، کار خود را به اتمام برسانند و برای کارهای به تاخیر افتاده خود پاسخگو باشند.
۱۰) تجدید نظر آسان در اسناد پروژه.
دسترسی ایمن و به اشتراک‌گذاری اسناد بسیار مهم است. ابزارهای مدیریت پروژه این امکان را برای کاربران فراهم می‌کنند. بدون ابزار مدیریت پروژه مناسب، شما فعالیت‌ها را در یک ابزار می‌بینید، اسناد را از یکی دیگر می‌گیرید و سپس دوباره آن‌ها را آپلود می‌کنید. اما کدام یک بهترین و جدیدترین ورژن است؟
این مشکل با یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب برطرف می‌شود. به کمک ابزار مناسب قادر خواهید بود فایل‌های خود را آپلود کنید، تاریخ و ورژن‌ها رو چک کنید و بدانید کدام یک جدیدتر است. حتی اگر مجبورید می‌توانید به عقب برگردید و ورژن قدیمی‌تر را برای مقایسه ببینید. همه ورژن‌ها با هم در یک مکان خواهند بود.
سایر مزایای نرم افزار مدیریت پروژه
۱۱) ابزارهای گردش کار را در یک مکان داشته باشید.
نرم افزار مدیریت پروژه این امکان را به شما می‌دهد که تعداد بیشتری از ابزارهای لازم برای کار خود را در یک سیستم داشته باشید، به این ترتیب لازم نیست دائم بین ابزارهای مدیریتی متعدد در گردش باشید.
به کمک نرم افزار مدیریت می‌توانید وقت خود را صرف پروژه‌های خود کنید، نه صرف مدیریت اتصال چندین ابزار مختلف.
۱۲) برنامه‌ریزی و زمانبندی پیشرفته.
با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، وظایفی از قبیل تخصیص منابع، شناسایی وابستگی، تعیین ددلاین و… می‌توانند به راحتی و در زمان کمی انجام شوند. کلیه ابزارهای مؤثر مدیریت پروژه دارای ویژگی‌هایی هستند که به ساده‌سازی روند برنامه‌ریزی کمک می‌کنند.
۱۳) همکاری بهتر.
گاهی تیم‌های پروژه از اعضای بخش‌های مختلف سازمان تشکیل می‌شوند. بنابراین علاوه بر فعالیت‌های مرتبط با پروژه، آن‌ها موظفند مسئولیتهای روزانه خود را نیز انجام دهند. این امر باعث می‌شود که مشارکت همه ذینفعان کمی دشوار شود و نتوانند به طور منظم در جلسات شرکت کنند و بروز شوند. این شکاف ارتباطی می‌تواند باعث تاخیرهای غیر ضروری در پروژه‌ها شده و منابع گرانبهای زیادی را هدر دهد.
از مزایای نرم افزار مدیریت پروژه این است که همکاری مؤثر را بسیار ساده می‌کند.
تمام ارتباطات را در یک مکان واحد نگه می‌دارد. جدول زمانی و تغییرات وضعیت پروژه با یک کلیک به راحتی قابل دسترسی است و این امکان وجود دارد که هشدارهای مهم به طور خودکار به طرف‌های ذیربط ارسال شود.
۱۴) ادغام آسان‌تر اعضای جدید.
پروژه‌ها از نظر ماهیت پویا هستند و بعضی اوقات، عضویت اعضای جدید در تیم پروژه ضروری می‌شود. اینکه بتوانیم در مدت زمانی کوتاه به اعضای جدید سرعت بخشیم، می‌تواند چالش برانگیز باشد. با استفاده از هر نرم افزار موثر مدیریت پروژه می‌توان به راحتی این موضوع را برطرف کرد. این ابزارها این توانایی را دارند که گزارشات پروژه را حفظ کرده و کل پروژه را به روشی ساده‌تر برای فرد جدید مجسم کنند.
۱۵) مدیریت بودجه.
در طول پروژه‌ها، احتمال عبور از دامنه پروژه و خارج شدن از مسیر اصلی بسیار زیاد است. یک نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند به مدیران کمک کند تا از این امر جلوگیری کنند، زیرا به آن‌ها این امکان را می‌دهد که همه چیز را در زمان واقعی ردیابی کنند، منابع خود را به طور مؤثر مدیریت کرده و از افزایش قیمت تمام شده پروژه جلوگیری کنند.
۱۶) فراهم کردن امکان دورکاری.
موقعیت فیزیکی کارکنان نباید به مشکلی برای پروژه‌ها در دنیای مدرن تبدیل شود. نیروی کار اکنون پراکنده هستند و مدیریت آن‌ها می‌تواند مشکل‌ساز باشد. با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، مدیریت از راه دور، ارتباطات اعضای پراکنده تیم و به طور کلی پیوستگی اعضای تیم پروژه آسان‌تر می‌شود.
- مدیریت از راه دور: چالش‌ها و راه حل‌ها
- دورکاری به کمک ابزار مدیریت پروژه
- سیستم مدیریت پروژه برای فریلنسرها
۱۷) افزایش بهره وری.
از مزایای نرم افزار مدیریت پروژه این است که روند تصمیم‌گیری شما را بهینه می‌کند و بهره‌وری را در محل کار بهبود می‌بخشد. از آنجا که همه جزئیات مهم در یک مکان واحد یافت می‌شوند، همیشه می‌توانید در کمترین زمان تصمیمات آگاهانه بگیرید. علاوه بر این این ابزارها امکان ارزیابی عملکرد اعضای تیم را فراهم می‌کنند، بنابراین با تشویق اعضای مولد تیم و همچنین کمک و آموزش افراد با عملکرد ضعیفتر می‌توانید بهره وری کلی تیم را بالا ببرید.
درباره تاثیر سیستم ارزیابی عملکرد بر بهره‌وری کارکنان چه می‌دانید؟
نرم افزار مدیریت پروژه مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید.
از بین نرم افزارهای مدیریت پروژه، سیستم‌های مدیریت پروژه آنلاین، سادگی و قابلیت اطمینان لازم برای موفقیت را ارائه می‌دهند و با محبوبیت برون‌سپاری و فریلنسری جایگاه ویژه‌ای پیدا کرده‌اند. این نرم افزارها یک مکان متمرکز برای کلیه پروژه‌ها و اسناد آن‌ها فراهم می‌کنند که با هر مرورگری و در هر زمانی می‌توانند در دسترس اعضای تیم پروژه قرار بگیرند. همچنین ارتباطات اعضای تیم پروژه را آسان می‌کنند و مشکل رایج اشتراک‌گذاری را بر طرف می‌کنند. علاوه بر این، به جای اینکه مدیران پروژه وقت با ارزش خود را صرف درخواست گزارش از اعضای تیم کنند، تمام چیزی که برای بروزرسانی وضعیت پروژه در این ابزارها نیاز است، اتصال به اینترنت است. اگر به دنبال یک ابزار ساده و کارآمد برای مدیریت پروژه هستید، بهتایم را انتخاب کنید. با کلیک بر روی این لینک می‌توانید استفاده رایگان از آن را شروع کنید.
مراجع:
https://www.workzone.com/blog/project-management-software-benefits
https://kissflow.com/project/benefits-of-project-management-software