در بخش پیشین در مورد لزوم به‌کارگیری و پیش‌نیازهای استقرار سامانه مدیریت زمان در سازمان صحبت کردیم. در این بخش به شرح موانع استقرار سامانه مدیریت زمان خواهیم پرداخت.
۴) مقاومت در مقابل استقرار سامانه مدیریت زمان و عملکرد سازمان
انجام هر تغییر در سازمان موجب بروز مقاومت در مقابل آن میشود. با توجه به محدوده سیستم،
عوامل مقاومت:
درونی و بیرونی می‌باشند.
عوامل مدیریتی
بدیهی است که هر تغییر نیازمند اداره مدیر سازمان و تعهد او به انجام آن تغییر و برنامه بهبودی است. شاید این روزها مدیران خود یکی از مهم‌ترین عوامل مقاوم در مقابل بهبود سیستم و افزایش بهره‌وری باشند.
عوامل مدیریتی مقاومت در مقابل استقرار سامانه مدیریت زمان به قرار زیر می‌باشد:
فقر دانش مدیریت
یکی از معضلات بزرگ جامعه اقتصادی کشور فقر شدید دانش مدیریت است.
با یک جستجو و سرشماری در این جامعه مشخص میشود که:
بخش قابل توجهی از مدیران از میان مهندسان و صنعت‌گران و یا بازرگانان تشکیل شده‌اند و به طور کلاسیک و یا ضمن کار فاقد هر گونه مطالعات و تحصیلات مدیریتی نظام‌مند و یا حتی غیرنظام‌مند هستند. این افراد با ادعاهایی مانند ذاتی بودن مدیریت و یا غیر کارآمد دانستن مطالعات مدیریت که مربوط به خارجی‌ها است و یا طرح ایرادات درست به سیستم آموزش مدیریت کشور (که در عمل وجود خارجی به آن شکل هم ندارد) نسبت به یادگیری مدیریت دارای موضع منفی هستند.
به همین دلیل است که بخش قابل توجهی از مدیران کشور، فاقد دانش مدیریت کلاسیک هستند و بیش‌تر بر مبنای تجربه و حس خود به اداره شرکت‌های زیرمجموعه می‌پردازند. این ادعا البته در مورد مدیران بخش خصوصی که بر مبنای شایستگی‌ها و یا انگیزه‌های شخصی در جایگاه مدیریت نشسته‌اند مصداق دارد. در مورد بسیاری از افراد که در جایگاه‌های مدیریت بخش دولتی نشسته‌اند و در مورد انتخاب آن‌ها ضوابط و روابط دیگری حکم‌فرما بوده‌است، شاید به کاربردن کلمه «مدیر» هم چندان روا نباشد.
این حقیقت تلخ وجود دارد که نیاز به دانش و تجربه برای نتیجه‌گیری در زمینه‌های ورزشی مانند فوتبال و والیبال در کشور به اثبات رسیده و تیم‌های ورزشی برای کسب موفقیت در سطح جهانی و حتی ملی به استخدام مربیان با دانش و تجربه طراز اول اقدام کرده‌اند. با این‌حال در صنعت و سازمان‌های اقتصادی نه تنها استفاده از مدیران خارجی با دانش و تجربه امری مذموم محسوب میشود، بلکه حتی به‌کارگیری مشاوران خارجی نیز کم‌تر در مخیله مدیران ما می‌گنجد. ما با یک فضای فقیرانه از دانش مدیریت در سطح کشور روبرو هستیم.
مقاومت ذهنی مدیران نسبت به شروع تغییرات سازمانی از جمله استقرار سامانه مدیریت زمان
شرایط اقتصادی کشور، نوسانات! ارزی، مشکل‌آفرینی سازمان‌های بالادستی دولتی و عمومی، تحریم‌ها و … بسیاری از مدیران کشور را دچار خستگی ذهنی و درماندگی کرده است. برخی دیگر از آن‌ها چالش‌های بزرگ‌تری برای «زندگی» سازمان خود دارند و در چنین شرایطی نمی‌توانند به «بهبود» فکر کنند. هر چند که «زندگی» یک سازمان از راه «بهبود مستمر» و طولانی به دست می‌آید و هیچ راه حل کوتاه مدتی برای مشکلات ریشه‌ای سازمان‌ها وجود ندارد، اما این گزاره در شرایطی که «جنگ اقتصادی» و «اضطرار» توصیف میشود، برای بسیاری از مدیران قابل پذیرش نیست. البته فقر دانش مدیریت چنان‌چه برشمرده شد، خود باعث تشدید این باور میشود. چرا که زمانی می‌توان در مورد به‌کارگیری روش‌های علمی مدیریت اطمینان داشت که نسبت به چیستی آن آگاهی وجود داشته باشد.
از طرف دیگر مدیران به درستی می‌دانند که استقرار و تغییر در سیستم‌های مدیریتی مستوجب بروز مقاومت از طرف لایه‌های مختلف سازمانی خواهد بود. در شرایطی که مدیران ارشد سازمان‌ها خود دغدغه‌های ذهنی بسیاری دارند، کم‌تر تمایل دارند که مسئله سازمانی جدیدی برای خود بسازند. این حقیقت وجود دارد که بسیاری از مدیران از ایجاد تغییر و بروز واکنش‌های افراد مختلف در مقابل آن می‌ترسند و ترجیح می‌دهند حتی به سری که درد هم می‌کند، دستمالی نبندند.
ناباوری نسبت به سودآوری با بهبود روش‌ها
اقتصاد کشور به نحوی تعریف شده است که افراد مختلف، سودآوری را نه تنها با ایجاد تغییرات و بهبود روش‌های سازمانی که حتی با ارائه خدمات و تولید نیز به سختی متصور می‌شوند. اقتصاد کشور این روزها بیش‌تر شبیه یک سفره نذری است که کسب سود از آن با بهره‌گیری از رانت‌های مختلف و یا دلالی و خرید و فروش صورت می‌گیرد. این ویژگی برای مدیری که قصد انجام کار سالم را دارد حاصلی جز نا امیدی و جدال با مشکلات کوچک و بزرگ نخواهد داشت. برای مدیری هم که سودش را با روابط و رانت به‌دست می‌آورد نیز اصلاح روش‌ها معنای چندانی ندارد.
عوامل مربوط به کارکنان
همواره در مقابل تغییر مقاومت وجود دارد. این مقاومت، ارادی و یا حتی غیر ارادی است. در استقرار سامانه مدیریت زمان، افراد گوناگون و به شکل‌های متفاوت مقاومت می‌کنند. وجود این افراد یا در مقابل استقرار سیستم گاهی به عنوان یک مقاومت است و گاهی باعث کاهش کیفیت گزارش‌های سیستم مدیریت و ردیابی زمان سازمانی میشود. در صورتی که اراده و برنامه‌ای برای استقرار سامانه مدیریت زمان سازمانی وجود نداشته باشد، وجود این افراد باعث شکست استقرار آن میشود.
تنبل‌ها و از کار فرارکن‌ها
این عبارت را خیلی از ما شنیده‌ایم که کارمند فلان شرکت دولتی می‌گوید:
«من برای کارت زدن حقوق می‌گیرم و نه برای کار کردن.»
معادل بخش خصوصی این فرد نیز می‌گوید:
«مگر چه‌قدر حقوق می‌دهند که بخواهم خودم را برایشان بکشم!»
حالا تصور کنید از این افراد بخواهید که گزارش کار انجام شده روزانه خود را ثبت کنند.آیا ثبت خواهند کرد؟
ممکن است گفته شود که هر روز به دروغ کاری را ثبت خواهند کرد، اما دروغ گفتن حدی دارد و گزارش خیلی از کارهای انجام شده باید متناظر با یک خروجی باشد. این است که این افراد به هر ترتیب ممکن در مقابل ارائه گزارش انجام کار خود مقاومت خواهند کرد و بهانه‌های مختلف خواهند تراشید.
بی‌حوصله‌ها
در مدت کار با سیستم‌های مدیریت زمان سازمانی، افراد زیادی را دیده‌ایم که حوصله نوشتن گزارش انجام کار خود و صرف وقت ۵ دقیقه روز برای آن را ندارند. آن را امروز و فردا می‌کنند و در نهایت گزارش درست و حسابی برای ارائه ندارند. بعضی‌ها این‌طور هستند دیگر!
افراد با تنوع کاری بالا
برای مدیری که از صبح تا عصر بیست نفر به او مراجعه و صلاح-مشورت کرده‌اند، سئوال پرسیده‌اند، اجازه گرفته‌اند و در جلسه‌های کوتاه مختلف حضوری و تلفنی شرکت کرده است، هیچ چیزی سخت‌تر از نوشتن یک گزارش جامع از آن‌چه بر او در طول روز گذشته است، نیست. او می‌داند حتی یک دقیقه هم فرصت آزاد نداشته است ولی نمی‌تواند بگوید چه کار کرده است. باید گفت که یک سیستم مدیریت زمان سازمانی در ابتدا ممکن است برای او یک فاجعه محسوب شود. اما پس از مدتی او می‌تواند وقت خود را به‌تر طبقه‌بندی و مدیریت کند، چون می‌خواهد در مورد آن گزارش بنویسد.
محافظه‌کارها
برخی‌ها هستند که تمایل ندارند کسی از کار آن‌ها سر در بیاورد. از حساب پس دادن خوششان نمی‌آید و این‌که یک روز مدیر به آن‌ها بگوید چرا فلان کار این‌قدر طول کشید، از پرسش و پاسخ شب اول قبر هم برایشان دشوارتر است. این افراد گزارش کار خود را به صورت کلی و مبهم و غیرقابل فهم می‌نویسند. اگر بنویسند!
گربه‌ها
گربه در سازمان کسی است که دوست دارد با یک گلوله کاموا خودش را مشغول کند. مهندسی که یک ماه با طراحی یک پلان همه را سر کار گذاشته و یا برنامه‌نویسی که نوشتن یک ماژول برنامه را حتی می‌تواند تا ماه‌ها طول بدهد.
اگر سیستم مدیریت زمان سازمانی نباشد:
این افراد هر بار برای توجیه اطاله کار خود یک دلیل کلی ارائه می‌کنند. واقعیت تلخ این‌جاست که:
تا زمانی که زمان صرف شده کار آن‌ها را اندازه‌گیری نکنیم، متوجه عمق فاجعه اتلاف وقت آن‌ها نخواهیم بود.
متشرعین
این افراد، کسانی هست که در عمق وجود خود باور دارند که باید نان حلال به سر سفره زن و بچه خود ببرند. اما مشکل این‌جاست که اگر دو ساعت کار کرده‌اند یک ساعت گزارش کار می‌دهند که در حق سازمان اجحاف نکرده باشند. وجود این افراد به صحت گزارش‌های سیستم مدیریت زمان آسیب می‌زند و البته خودشان نیز چندان دل خوشی از وجود این‌گونه سیستم ندارند.
نسل این افراد در سازمان‌ها در حال انقراض است!
۵) نتیجه‌گیری
در این نوشتار سعی شد مزایا و چالش‌های استقرار سامانه مدیریت زمان سازمانی ارائه شود.
هدف کلی نویسندگان:
طرحِ موضوع فراموش‌شده «بهره‌وری و لزوم ایجاد تغییر در سازمان‌ها و شرکت‌ها» و ارائه یک راه‌کار برای آن بوده است.
از آن‌جا که راهکارهای مختلفی برای افزایش بهره‌وری وجود دارد، لازم است که:
جامعه مدیران و مشاوران کشور با توجه به سازمان‌های خود راه‌حل‌های مقتضی را در جهت افزایش بهره‌وری به کار گیرند و با اشتراک گذاشتن تجربیات خود، سطح بهره‌وری جامعه اقتصادی کشور را افزایش دهند.
این نوشته و پست قبلی در چهارچوب یک مقاله با فرمت PDF نیز ارائه شده است که می‌توانید آن را دریافت نمایید.