بهبود روابط با کارکنان – مدیریت منابع انسانی
بهترین راهکار بهبود روابط با کارکنان شناخت آن‌هاست!
برای بهبود روابط با کارکنان باید برای شناخت آن‌ها زمان بگذاریم و نوع شخصیتشان را تشخیص دهیم، البته لازم نیست بدانیم که خانوم x از چه رنگی خوشش می‌آید یا آقای y چه غذایی را بیشتر دوست دارد. بلکه شناخت نوع تفکرشان برای برخورد صحیح با آن‌ها کافیست. حتما برای همه ما پیش آمده که با یک طرز برخورد دو نوع بازخورد متفاوت دریافت کردیم، و یا در یک موقعیت مشابه با دو نوع برخورد از افراد رو به رو شدیم. شناخت افراد کلید موفقیت در روابط است.
لازم است تفاوت‌های افراد مختلف را درک کنیم تا:
- زمانی که از کار کسی تعریف کردیم و نتیجه عکس دیدیم
- یا بهترین کارمندمان را با یک انتقاد جزئی از دست دادیم
- یا انگیزه نصف سازمان را با صحبت از موفقیتی قریب الوقوع نابود کردیم، غافلگیر نشویم.
به طور خلاصه تمام آنچه برای بهبود روابط با کارکنان نیاز داریم، شناخت آن‌هاست.
مقاله‌ها را با هم مرور می‌کنیم:
- بهبود روابط با کارکنان با درک انگیزه‌های افراد
- بهبود روابط با کارکنان با شناخت نوع تمرکز آن‌ها
- برای بهبود روابط با کارکنان سازگاری انگیزشی ایجاد کنید
احساسات کارکنان به انگیزه‌هایشان گره خورده است.
هدف از بالا بردن هوش هیجانی این است که با درک خواسته‌‌ها و انگیزه‌های اطرافیان با آن‌ها برخورد موثرتری داشته باشید.
واکنش‌های هیجانی می‌توانند اطلاعاتی را فاش کنند که افراد به طور مستقیم قادر به گفتن آن‌ها نیستند، چرا که این واکنش‌ها از عملکرد سیستم انگیزشی ناشی می‌شوند و افراد نمی‌توانند پاسخ دقیقی در مورد عواملی که باعث رفتارشان می‌شوند، ارائه دهند.
اما سیستم انگیزشی با باقی قسمت‌های مغز از طریق احساساتی که ایجاد می‌کند، مرتبط است. این احساسات توسط مغز تفسیر می‌شوند و در نهایت منجر به واکنش‌های هیجانی می‌شوند.
سه نوع انگیزه دهنده اصلی وجود دارد که از واکنش‌های هیجانی که افراد نشان می‌دهند می‌توان به آن‌ها پی برد:
موفقیت، تعهد و گرایش.
• موفقیت نشان می‌دهد که:
آیا فرد در حال حاضر به سمت دستیابی به هدفش حرکت می‌کند یا اخیرا یک هدف را به دست آورده است یا خیر؟موفقیت در دستیابی به هدف باعث احساسات مثبت می‌شود و شکست در آن باعث ایجاد احساسات منفی می‌شود. بنابراین وقتی افراد هیجانات مثبتی مانند شادی را از خود بروز می‌دهند، این موضوع نشان می‌دهد که آن‌ها اخیرا موفقیتی داشته‌اند و یا در مورد موفقیت‌های آینده خود مطمئن هستند.
هنگامی که آن‌ها هیجانات منفی مانند ترس، اضطراب، غم و اندوه و یا ناامیدی را بروز می‌دهند، نشان دهنده این است که در دستیابی به هدفشان شکست خورده‌اند، یا این شکست را پیش بینی میکنند.
به یاد داشته باشید، کارکنانی که دائما هیجانات منفی بروز می‌دهند در حال دست و پنجه نرم کردن با موانع در مسیر دستیابی به اهدافشان هستند و یا در این مسیر شکست خورده‌اند.
این فرصتی است برای:
- گفتگو با آن‌ها در مورد این‌که آیا می‌توان در هموار کردن این مسیر به آن‌ها کمک کرد.
- علاوه بر این، باعث می‌شود کارکنان مشکلاتی که در زندگی شخصی خود تجربه میکنند و ممکن است به محل کارشان کشیده شود را بیان کنند.
زمانی که افراد احساس کنند محل کارشان از تمام زندگی آن‌ها حمایت می‌کند بیشتر به سازمان متعهد می‌شوند و این به بهبود روابط با کارکنان کمک می‌کند.
درست است که کارفرمایان به ایجاد هیجانات مثبت در محل کار تمایل دارند، اما افرادی که از وضعیت کنونی خود کاملا رضایت دارند، انگیزه کمتری برای حرکت به جلو و دستیابی به اهداف جدید دارند. کمی هیجانات منفی نشان می‌دهد، افراد اهدافی دارند که تا به حال به آن دست نیافته‌اند. بنابراین، مهم است که بین نیاز به یک محیط کاری دلپذیر و شاد با اهمیت کمک به همکاران در راستای تلاش در دستیابی به اهدافشان تعادل ایجاد کنید.
• تعهد میزان درگیر شدن افراد با اهدافیست که برایشان مهم است.
می‌توان تعهد شخص را از واکنش او خواند. برای مثال، هنگامی که کسی واکنش شدید منفی به پیشنهادی در محل کار دارد، در واقع این پیشنهاد مانعی در مسیر رسیدن به هدفش بوده است. برای افراد دشوار است که واکنش‌هایشان را کنترل کنند، زیرا آن‌ها با دخالت سیستم انگیزشی اتفاق می‌افتند.
گاهی اوقات، واکنش هیجانی یک مزیت است. مثلا اشتیاقی که افراد در حین تلاش در راستای یک هدف نشان می‌دهند، می‌تواند به دیگران هم سرایت کند. با این حال، در موقعیت‌هایی مانند مذاکره که طرفین به همه‌ی آنچه که می‌خواهند نمی‌رسند، بهتر است نمایندگانی به جای طرفین مذاکره که منافعشان درگروی نتیجه مذاکره است، فرستاده شوند. این نمایندگان می‌توانند بدون این‌که واکنش‌های هیجانی سد راه این توافق شود، کار کنند.
• جهت‌گیری، کمی از دو جنبه دیگر انگیزه پیچیده‌تر است.
دو جهت‌گیری انگیزشی رویکردی و اجتنابی وجود دارد.
- تمایل به بهترین بودن در یک آزمون، انگیزه برای خوردن یک تکه از یک کیک خوشمزه، تمایل به در آغوش کشیدن یک دوست خوب، نشانگر جهت‌گیری رویکردی، یا تلاش برای کم کردن فاصله تا یک هدف مثبت هستند.
- به همین ترتیب، تلاش برای جلوگیری از شکست در آزمون، انگیزه فرار از یک سوسک، نادیده گرفتن حضور کسی که نمی‌توانیم تحملش کنیم، همگی جهت‌گیری اجتنابی و یا تلاش برای افزایش فاصله تا یک هدف منفی را نشان می‌دهند.
بسیاری از افراد محل کارشان را عامل استرس می‌دانند. استرس و اضطراب نشانه‌های جهت‌گیری اجتنابی هستند. بنابراین اگر فردی تحت تأثیر استرس قرار دارد، در تلاش است تا از یک مساله مهم در محل کارش جلوگیری کند. اگر فکر می‌کنید، داشتن افرادی در محل کار که در تلاش برای دستیابی به اهداف مثبت هستند، مفید است، پس باید به افرادتان کمک کنید تا به جای عناصر منفی که موجب ترسشان می‌شود بر نتایج مطلوبی که رضایتشان را فراهم میکنند، تمرکز کنند.
مهم است که هیجانات اطرافیانتان را مشاهده کنید تا انگیزه‌های آن‌ها را بهتر درک کنید، این موضوع به بهبود روابط با کارکنان کمک می‌کند.
برای بردن بازی می‌کنید و یا نباختن؟
در چه شرایطی بیشتر موثر هستید؟ چه عواملی باعث تقویت یا تضعیف انگیزه شما می‌شوند؟
افراد به این سؤالات به طرق مختلفی پاسخ می‌دهند و این چالشی برای مدیریت خود و افراد است.
استراتژی‌هایی که به شما در پیشبردتان کمک میکنند ممکن است به همکارانتان کمک نکنند؛ و این به شخصیت افراد بستگی دارد.
گروه‌بندی افراد بر مبنای شخصیت: متمرکز بر ارتقاء یا متمرکز بر پیشگیری.
• افراد دارای تمرکز پیشبردی:
اهداف خود را مسیری برای پیشرفت می‌بینند و بر پاداش دستیابی به اهدافشان تمرکز میکنند. آن‌ها مشتاق هستند و برای پیروزی بازی میکنند. افراد متمرکز بر ارتقاء افرادی هستند که دوست دارند سریع کار کنند و رویاهای بزرگ و تفکر خلاقانه دارند. متأسفانه کار سریع و تفکر مثبت، این افراد را بیشتر در معرض اشتباه قرار می‌دهد.
• در مقابل، افراد دارای تمرکز پیشگیری:
اهداف خود را به عنوان مسئولیت می‌بینند. آن‌ها نگران این هستند که اگر به سختی کار نکنند یا به اندازه کافی مراقب نباشند، چه چیزی را ممکن است خراب کنند. آن‌ها هوشیار هستند و بازی میکنند تا نبازند. اغلب ریسک‌پذیر نیستند، اما کارشان دقیق‌تر و کامل‌تر است. برای موفقیت، به آرامی و دقیق کار میکنند. معمولا متفکرین خلاقی نیستند، اما ممکن است مهارت‌های تحلیلی و حل مسئله‌ی عالی داشته باشند.
بسیاری از ما تمرکز انگیزشی غالبی داریم. این بر آنچه که به آن توجه می‌کنیم، چیزهایی که برایمان ارزش دارد و این‌که هنگام موفقیت و یا شکست چه احساسی داریم، تأثیر می‌گذارد و نقاط قوت و ضعف ما را تعیین می‌کند.
برای تشخیص نوع تمرکز خود از جملات زیر استفاده کنید:
افراد دارای تمرکز پیشبردی:
سریع کار میکنند.
خوشبین هستند.
فقط برای بهترین سناریوها برنامه‌ریزی میکنند.
به دنبال بازخورد مثبت هستند و بدون آن احساس بدی دارند.
زمانی که اوضاع خوب پیش نمی‌رود احساس افسردگی میکنند.
افراد دارای تمرکز پیشگیری:
به آرامی کار میکنند.
تمایل دارند دقیق باشند.
برای بدترین حالت آماده شده‌اند.
با ددلاین کوتاه مدت استرس می‌گیرند.
برای انجام کارها سعی و خطا میکنند.
با تمجید ناراحت می‌شوند.
زمانی که اوضاع خوب پیش نمی‌رود، احساس نگرانی و یا اضطراب میکنند.
شناسایی نوع تمرکزتان برای در نظر گرفتن نقاط قوت و به رسمیت شناختن و جبران نقاط ضعفتان کمک می‌کند.
سازگاری انگیزشی
زمانی که نوع تمرکز خود را بدانید؛
می‌توانید:
- آگاهانه الگو انتخاب کنید،
- هدف بسازید،
- بازخورد مناسب بدهید یا بگیرید
- و مشوق‌هایی فراهم کنید که انگیزه شما یا تیمتان را افزایش می‌دهند.
سازگاری انگیزشی موجب تقویت اشتیاق متمرکزین بر ارتقاء و همچنین افزایش احتیاط متمرکزین بر پیشگیری می‌شود و کار را به مراتب برایشان ارزشمندتر می‌کند و در نتیجه عملکرد و لذت از کار را افزایش می‌دهد. و بر عکس هنگامی که استراتژی‌های انگیزشی که استفاده می‌کنیم با تمرکز ما هماهنگ نیست، احتمال کمتری برای رسیدن به اهدافمان داریم.
- برای بهبود روابط با کارکنان آگاهانه برایشان الگو انتخاب کنید.
- برای بهبود روابط با کارکنان به طور مناسب هدفسازی کنید.
- برای بهبود روابط با کارکنان متناسب با شخصیت افراد بازخورد ارائه بدهید.
- برای بهبود روابط با کارکنان آگاهانه به آن‌ها پاداش دهید.
انتخاب الگو
استفاده از داستان به عنوان یک ابزار انگیزشی برای مدت طولانی مورد استفاده قرار گرفته است. اما انواع مختلف افراد به داستان‌های مختلفی نیاز دارند. مطالعات نشان می‌دهد که متمرکزین بر ارتقاء وقتی که در مورد یک الگوی الهام بخش، مانند یک فروشنده با عملکرد بسیار بالا و یا یک رهبر منحصر به فرد و موثر می‌شنوند، بیشتر انگیزه می‌گیرند. برعکس، متمرکزین بر پیشگیری با یک داستان محتاطانه در مورد کسی که نباید راهش را دنبال کنند، تحت تأثیر قرار می‌گیرند، چرا که تفکر اجتناب از اشتباه برایشان مناسب است. به عنوان یک همکار یا رئیس، باید در مورد این‌که آیا داستان‌هایی که با دیگران به اشتراک می‌گذارید، برایشان انگیزه دهنده هست یا خیر، فکر کنید. و باید سبکی متناسب با نوع تمرکز هر کارمند داشته باشید.
براساس تحقیقات اخیر، کارکنان متمرکز بر ارتقاء تحت رهبری مدیران تحول‌گرا، که از راه حل‌های خلاقانه پشتیبانی میکنند و چشم‌انداز درازمدت دارند، پیشرفت میکنند. متمرکزین بر پیشگیری تحت رهبری مدیران تحلیلگر، که بر قوانین و استانداردها تأکید دارند، از وضعیت موجود محافظت میکنند، تمایل به مدیریت میکروکنترل دارند و از اشتباهات اجتناب میکنند، در بهترین حالت خود هستند. هنگامی که افراد ببینند برای رهبری که با آن‌ها سازگار است کار میکنند، احتمال ترک سازمان در آن‌ها کم‌تر می‌شود. هنگامی که کارکنان و کارفرمایان ناسازگار هستند، لذت از کار و تعهد به کار کاهش می‌یابد، و بهبود روابط با کارکنان امکان‌پذیر نیست.
ساخت هدف
گاهی اوقات حتی تغییرات جزئی در طرز تفکر درباره یک هدف یا زبان مورد استفاده برای توصیف آن، می‌تواند تفاوت ایجاد کند. به عنوان مثال به مربیان در یک لیگ فوتبال نیمه حرفه‌ای گفته شد، بازیکنان خود را برای پنالتی با یکی از این دو جمله آماده کنند: «باید ۵ پنالتی بزنید. در صورتی که سه گل بزنید برنده می‌شویم» (هدف رنگ و بوی پیشرفت دارد) یا «باید ۵ پنالتی بزنید. مسئولیت شما این است که بیش از دو پنالتی را از دست ندهید.» (هدف اجتناب از شکست است)، احتمالا فکر کنید که تفاوت زیادی ندارند، اما واقعیت چیز دیگریست. بازیکنان زمانی که دستورالعملی سازگار با نوع تمرکز غالبشان که محققان قبلا آن‌ها را تعیین کرده بودند، دریافت کردند، به طور قابل توجهی بهتر عمل کردند.
در یکی دیگر از مطالعات، از دانش‌آموزان خواسته شد تا تاریخ خاصی، گزارشی بدهند و به ازای آن پاداش دریافت کنند. از آن‌ها خواسته شد که برنامه خاصی تنظیم کنند، و جزئیات زمانی، مکانی و نحوه گزارش را شرح دهند.
دستورالعملی مطابق با متمرکزین بر ارتقا طراحی شده بود:
زمان مناسبی را تصور کنید که بتوانید گزارش خود را بنویسید. مکان راحت و آرامی را که در آن ممکن است گزارش خود را بنویسید تصور کنید. خود را در حال دستیابی به حداکثر جزئیات و در حال ارائه گزارشی بسیار واضح و کامل ببینید.
نسخه دیگر برای متمرکزین بر پیشگیری طراحی شده بود:
زمانی را که برای نوشتن گزارش نامناسب است، تصور کنید، بنابراین می‌توانید از آن اجتناب کنید. مکان‌هایی را که ناراحت کننده و یا موجب حواس پرتی هستند، تصور کنید بنابراین می‌توانید از نوشتن گزارش خود در آن‌ها اجتناب کنید. خود را در حالی تصور کنید که هیچ جزئیاتی را فراموش نکردید و مراقب باشید که گزارش خود را خسته کننده ننویسید.
دانش‌آموزانی که دستورالعمل‌های متناسب با نوع تمرکز خود دریافت کرده بودند حدود ۵۰ درصد بیشتر از دیگران گزارش‌های خود را تحویل دادند. بنابراین هنگامی که تلاش می‌کنید انگیزه خود یا شخص دیگری را حفظ کنید، به یاد داشته باشید که افراد متمرکز بر ارتقاء نیاز به مثبت فکر کردن دارند (این‌که چگونه کار را بهترین نحو انجام دهند) و افراد متمرکز بر پیشگیری باید به نکات منفی توجه کنند (اشتباهات بالقوه، موانع برای اجتناب).
دریافت یا ارائه بازخورد
پس از مرحله ایجاد اهداف برای حفظ سازگاری باید به عنوان یک مدیر، بازخورد مناسب ارائه دهید. افراد متمرکز بر ارتقا زمانی که پاداش دریافت میکنند، تلاش خود را افزایش می‌دهند، در حالی که برای افراد متمرکز بر پیشگیری، انتقادی سازنده موثر است. به عنوان مثال، در یک مطالعه متوجه شدیم که متمرکزین بر ارتقا، زمانی که مطمئن باشند طبق برنامه پیش رفته‌اند و به زودی به اهدافشان می‌رسند، نسبت به زمانی که بفهمند از برنامه عقب مانده‌اند، انگیزه بیشتری دارند و در حین کار سخت‌تر تلاش میکنند. برای افراد متمرکز بر پیشگیری، بر عکس بود: زمانی که گفته شد از برنامه عقب هستند، سخت‌تر تلاش کردند؛ در حقیقت، اطمینان از موفقیت، موجب تضعیف انگیزه آن‌ها می‌شود.
حرف ما این نیست که به دنبال پاداش یا نقد ناعادلانه باشید. اما اگر از افراد متمرکز بر ارتقا هستید، به دنبال افرادی باشید که به شما پیام‌های مثبت و الهام بخش بدهند. و اگر متمرکز بر پیشگیری هستید، باید به طور مرتب از همکاران خود انتقاد سازنده بخواهید.
به عنوان یک مدیر، همیشه باید بازخورد صادقانه ارائه بدهید، اما اگر می‌خواهید انگیزه را در سازمان افزایش دهید: هنگام تشویق متمرکزین بر پیشگیری زیاده‌روی نکنید و اشتباهاتی که انجام داده‌اند و یا مناطقی که نیاز به بهبود دارند را نادیده نگیرید. در عین حال، هنگامی که اخبار بد را به متمرکزین بر ارتقاء می‌دهید، بیش از حد انتقادی نباشید؛ این افراد نیاز دارند بدانند که شما به آن‌ها اعتماد دارید و کار خوبشان را تشخیص می‌دهید. دانستن این نکات به بهبود روابط با کارکنان کمک می‌کند.
مشوق‌ها
پاداش‌های محسوس راه دیگری برای حفظ تناسب انگیزشی است. پاداش‌ها با توجه به نوع شخصیت افراد متفاوت هستند.
می‌توانید به خودتان پاداش بدهید:
«اگر من این جمعه پروژه را به پایان برسانم، می‌توانم به استخر بروم»
یا «اگر من تا جمعه پروژه را تکمیل نکنم، آخر هفته باید حیاط را تمیز کنم».
در ارتباط با کارکنان نیز باید اطمینان حاصل کنید که مشوق‌های کارکنانتان مناسب با شخصیت آن‌هاست.
باید از ارائه پاداش‌هایی که با تمرکز افراد هماهنگ نیستند جلوگیری کنید،
زیرا می‌توانند انگیزه را از بین بروند. به عنوان مثال، پس از انفجار نفت خلیج مکزیک و فاجعه‌ای که ایجاد شد، مدیر عامل جدید شرکت، قوانین مربوط به پاداش کارمندان را تغییر داد: افزایش ایمنی تنها معیار ارائه پاداش بود. یکی از مشکلات این رویکرد این است که به جای افزایش واقعی ایمنی منجر به گزارش نکردن مشکلات می‌شود. و از آنجا که این رویکرد بدون شناخت شخصیت کارکنان ارائه شده بود مشکل دوم این بود که: ارائه پاداش به افراد برای ایمنی، با انگیزه افراد متمرکز بر پیشگیری سازگار نیست. برای انگیزه دادن به این کارکنان، مجازات برای عدم رعایت استانداردهای امنیتی جدید سازگاری انگیزشی بهتری فراهم می‌کند.
ما معتقدیم تمرکز بر ارتقاء و پیشگیری دو روش متفاوت برای نگاه کردن به یک هدف است:
شاید فکر کنید که کسب و کارتان برای پیشرفت نیاز به فرصت‌های جدید دارد، در حالی که همکارتان فکر می‌کند باید بر حفظ روابط با مشتریان فعلی تمرکز کنید و هر دوی شما هم درست می‌گویید. علی رغم اختلافاتی که ممکن است پیش بیاید، برای موفقیت هر سازمان وجود هر دوی شما مهم و حیاتی است. کلید موفقیت این است که نوع شخصیت خود و همکارانمان را درک کنیم و بهترین استفاده را از افراد ببریم. به عنوان یک مدیر شناخت افرادمان به بهبود روابط با کارکنان کمک می‌کند.