اگر تا به حال مسئول یک پروژه بوده‌اید، می‌دانید که مدیریت یک پروژه از ابتدا تا انتها می‌تواند چقدر استرس‌زا باشد. جدا از اینکه باید اطمینان حاصل کنید که هر مرحله پروژه دارای بودجه و منابع کافی است، باید از افزایش بودجه و تأخیر هم جلوگیری کنید و این می‌تواند شما را تا پایان پروژه در وضعیت عدم قطعیت نگه دارد. با این حال، لازم نیست که مدیریت پروژه این‌گونه باشد. کاری که باید انجام دهید این است که پیش بینی پروژه انجام دهید.
اما، پیش بینی پروژه چیست و دقیقاً چگونه کار می‌کند؟
فهرست مطالب
پیش بینی پروژه چیست؟
پیش بینی پروژه، فرآیند پیش‌بینی نتایج احتمالی در یک پروژه‌ی در حال انجام است. این تخمین‌ها متکی بر شیر یا خط نیستند و باید بر اساس مشاهده دقیق و تحلیل داده‌های فعلی از یک پروژه در حال انجام صورت گیرند.
در واقع، پیش بینی پروژه باید زمانی آغاز شود که ۲۰ درصد پروژه از قبل تکمیل شده باشد، تا اطلاعات کافی برای پیش‌بینی براساس داده‌های جمع‌آوری‌شده داشته باشید. همچنین، با پیشرفت پروژه، گاهی اوقات لازم است پیش‌بینی خود را بروزرسانی کنید، به‌خصوص اگر نیاز است به رویدادهای غیرمنتظره پاسخ دهید.
به عبارت ساده، اگر می‌خواهید نتایج پروژه خود را پیش‌بینی کنید، باید از تمام اطلاعات و دانشی که بعد از تکمیل حدود یک سوم پروژه خود دارید، استفاده کنید و نقطه پایان پروژه خود را پیش‌بینی کنید.
مهمترین عناصر پیش بینی پروژه کدامند؟
قبل از شروع پیش بینی پروژه، اگر می‌خواهید مطمئن شوید پروژه‌تان تا حد امکان روان اجرا می‌شود، باید سه عنصر حیاتی را در نظر بگیرید.
- مدت زمان،
- هزینه،
- کیفیت
عنصر شماره ۱: مدت زمان پروژه
قبل از اینکه حتی به اجرای پروژه فکر کنید، با پرسیدن یک سوال از خود شروع کنید:
پروژه چقدر طول خواهد کشید؟
اگر می‌خواهید پیش‌بینی دقیقی از پروژه داشته باشید، ابتدا باید تعیین کنید که برای کل پروژه چقدر زمان نیاز دارید. سپس، سعی کنید پروژه خود را به وظایف، فازها یا مراحل کوچکتر تقسیم کنید (WBS) تا بتوانید تخمین بزنید که هر یک از وظایف شما چقدر طول می‌کشد.
مدیران پروژه اغلب از نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه برای کمک به خودکارسازی فرآیند برنامه‌ریزی پروژه و بهبود دقت پیش‌بینی استفاده می‌کنند. این نوع ابزار می‌تواند به شما در ردیابی زمان هر کار و جمع‌آوری داده‌های مهم کمک کند. همه اینها در یک مکان واحد ذخیره می‌شوند و می‌توانند شما را در پیش‌بینی‌های آینده یاری کنند.
درباره WBS یا ساختار شکست کار بیشتر بدانید.
درباره ردیابی زمان با نرم افزار مدیریت پروژه و زمان بهتایم بیشتر بخوانید.
عنصر شماره ۲: هزینه پروژه
پس از اینکه مدت زمان تقریبی پروژه خود را تعیین کردید، با تخمین هزینه‌های پروژه خود ادامه دهید.
اگرچه ایجاد پیش‌بینی هزینه دقیق همیشه ساده نیست، ردیابی هزینه‌های شما می‌تواند به طور قابل توجهی این فرآیند را ساده‌تر کند و به شما کمک کند دقیق‌ترین اعداد را برای درج در محاسبات خود به دست آورید.
از آنجایی که می‌خواهید بودجه تخمینی تا حد امکان به هزینه نهایی پروژه نزدیک باشد، مطمئن شوید که هم دستمزد کارمندان و هم ابزارهایی را که در طول مدت پروژه استفاده می‌شوند، در نظر می‌گیرید.
درباره مدیریت هزینه پروژه بیشتر بدانید.
عنصر شماره ۳: کیفیت پروژه
لحظه‌ای که تصمیم می‌گیرید پروژه‌ای را به مرحله اجرا در آورید، می‌خواهید به نتایج با کیفیت عالی برسید. با این حال، عملکرد با کیفیت، بودجه بیشتری را می‌طلبد. بنابراین، اگر بودجه شما محدود است، باید اولویت‌های خود را ارزیابی کنید و تصمیم بگیرید که آیا آماده هستید که کیفیت را فدا کنید تا بتوانید پروژه خود را بدون اینکه هزینه‌های شما بالا برود، به پایان برسانید.
از آنجایی که ممکن است نتوانید به کارمندان واجد شرایط حقوق پرداخت کنید یا با بودجه اندک، مواد با کیفیت خریداری کنید، به این فکر کنید که چگونه این منابع محدود بر نتیجه نهایی شما تأثیر می‌گذارند و یافته‌های خود را در پیش بینی پروژه لحاظ کنید.
همچنین، به خاطر داشته باشید که اگر تصمیم دارید برای پروژه‌ای با کیفیت بالاتر اقدام کنید، این انتخاب ممکن است بر مدت زمان پروژه شما نیز تأثیر بگذارد، زیرا برای یافتن و انتخاب بهترین افراد برای کار یا به دست آوردن مواد درجه یک به زمان بیشتری نیاز دارید.
یک مثال از پیش بینی پروژه
فرض کنید یک شرکت بازاریابی را اداره می‌کنید و مشتری درخواست می‌کند که یک استراتژی شبکههای اجتماعی برای او ایجاد کنید. پس از جمع‌آوری تمام اطلاعات و اتمام ۲۰% پروژه، می‌توانید پیش بینی پروژه را شروع کنید.
برای پیش‌بینی دقیق پروژه، باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- زمانی که هر مرحله، وظیفه و کل پروژه طول می‌کشد (زمان‌های اضافی یا درخواست مشتری برای تحویل فوری را هم در نظر بگیرید)،
- کارهایی که در طول پروژه انجام می‌شوند (شامل تدوین استراتژی، تصمیم‌گیری در مورد طراحی، نوشتن محتوا، زمان‌بندی پست‌ها و غیره) و
- کارکنانی که از ابتدا تا انتها در این پروژه شرکت خواهند کرد و حقوق آنها (این موضوع شامل بررسی این است که آیا شما نیاز به استخدام کارکنان بیشتری دارید یا اینکه کارکنان فعلی شما به اندازه کافی مهارت دارند).
چرا پیش بینی پروژه مهم است؟
پیش بینی پروژه به شما در موارد زیر کمک می‌کند:
- برآورد نتایج احتمالی،
- کاهش ریسک‌های اجرای یک پروژه
- افزایش شانس موفقیت پروژه
درباره مدیریت ریسک پروژه بخوانید.
با این حال، پیش‌بینی نتیجه نهایی یک پروژه همیشه آسان نیست، به خصوص در ابتدای کار که تمام اطلاعات را در اختیار ندارید. بنابراین، شناسایی تمام نتایج ممکن و تعیین نتایجی که می‌خواهید به دست آورید بسیار مهم است. پیش بینی پروژه می‌تواند به شما در پیش‌بینی تمام نتایج ممکن و تعیین اینکه کدام یک برای شرکت شما سودمندتر است، کمک کند.
علاوه بر این، پیش بینی پروژه می‌تواند به شما در آماده شدن برای تمام تغییراتی که ممکن است در طول اجرای پروژه رخ دهد و همچنین محاسبه و کاهش ریسک‌ها کمک کند. با کاهش ریسک، کنترل بیشتری بر پروژه خود به دست می‌آورید و شانس موفقیت خود را افزایش می‌دهید.
از آنجایی که مدیریت پروژه‌ها حول محور استفاده از مهارت‌ها و دانش شما برای تصمیم‌گیری عاقلانه برای اطمینان از موفقیت پروژه است، پیش بینی پروژه به عنوان یک ابزار مفید برای کمک به تصمیم‌گیری آگاهانه به شما کمک می‌کند. بنابراین با انجام پیش‌بینی‌های دقیق، شانس موفقیت پروژه خود را افزایش می‌دهید.
۶ نکته برای پیش بینی پروژه موفق
پیش بینی پروژه یک فرآیند پیچیده است، زیرا شما را ملزم به در نظر گرفتن عوامل متعددی می‌کند، عواملی مانند:
- زمان،
- هزینه،
- کیفیت،
- منابع،
- کارکنان و غیره.
با این حال، برای کمک به شما چند نکته‌ی مهم را گردآوری کرده‌ایم.
نکته ۱: پیش‌بینی‌های متعدد ایجاد کنید.
مهم نیست که یک پیش‌بینی چقدر دقیق باشد، همیشه این خطر وجود دارد که رویدادهای غیرقابل پیش‌بینی، نتیجه نهایی پروژه شما را تغییر دهد. بنابراین، به جای تکیه بر یک پیش بینی پروژه و امید به گرفتن بهترین نتیجه، بهتر است چند پیش‌بینی دقیق انجام دهید. اگر نظرات و احتمالات مختلف را در نظر بگیرید و پیش‌بینی‌های متعدد ایجاد کنید، به پیش‌بینی نتیجه واقعی بسیار نزدیک‌تر خواهید شد. به قول معروف “همه تخم مرغ هایت را در یک سبد قرار نده.”
نکته ۲: منظم باشید.
مهارت‌های سازمانی عالی یکی از مهمترین ویژگی‌هایی است که یک مدیر پروژه باید داشته باشد. ردیابی تمام مراحل و آشنایی با نقش‌های هر یک از اعضای تیم برای مدیریت موثر پروژه بسیار مهم است و اینجاست که ردیابی پیشرفت پروژه در هر مرحله می‌تواند مفید باشد. با تکیه بر ابزاری که می‌تواند به شما کمک کند ببینید تیم شما چقدر برای هر کار وقت می‌گذارد، می‌توانید یک جدول زمانی به دست آورید و برای پیش‌بینی در طول اجرای پروژه از آن استفاده کنید.
درباره وظایف مدیر پروژه بخوانید.
نکته شماره ۳: زمان اضافی را برای کارها برنامه‌ریزی کنید. (در صورت لزوم)
رویدادهای غیرقابل پیش‌بینی و تاخیرهای پروژه ممکن است با وجود بهترین تلاش شما و بروزترین ابزارهای مدیریتی رخ دهند. هرگز نمی‌دانید چه زمانی ممکن است یک کارمند بیمار تماس بگیرد و درخواست مرخصی دهد یا اینکه انجام یک کار بیشتر از حد انتظار طول بکشد. به همین دلیل است که همیشه یک گزینه مطمئن، برنامه‌ریزی زمان اضافی برای هر کار است.
همچنین سعی کنید پیشرفت پروژه خود را در هر مرحله زیر نظر داشته باشید. اگر متوجه شدید که برخی از فعالیت‌ها یا کارها در طول اجرای یک پروژه بیشتر از حد انتظار طول می‌کشند، می‌توانید آنها را ویرایش کرده و زمان لازم را اضافه کنید.
برای پیش بینی پروژه بهتر در طول اجرای پروژه فعلی‌تان، می‌توانید از یک برنامه ردیابی کار استفاده کنید که به شما کمک می‌کند گزارشی از زمان‌هایی که هر فعالیت طول می‌کشد داشته باشید تا دقیقاً بدانید کدام کار به زمان بیشتری نیاز دارد. در نتیجه، می‌توانید از این گزارش‌ها به عنوان مرجع برای ساختار بهتر پروژه‌های آینده خود استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که تاخیر کمتری خواهید داشت.
به عنوان مثال به کمک نرم افزار بهتایم می‌توانید پیشرفت پروژه و فعالیت‌های آن را، آنلاین ردیابی کنید.
نکته شماره ۴: پیش بینی پروژه را به وضوح ارائه دهید.
گاهی اوقات، داده‌ها، کارکنانِ واجد شرایط یا حتی پیش‌بینی‌های بی‌عیب و نقص شما هم برای موفقیت پروژه کافی نیست. هنگامی که پیش‌بینی شما تدوین و مستند شد، باید آن را به وضوح به اعضای تیم خود ارائه دهید تا همه از مسئولیت‌های خود آگاه شوند.
برای اطمینان از اینکه تمام مراحل و وظایف پروژه به روشی واضح ارائه می‌شوند، می‌توانید از نرم افزار زمان‌بندی استفاده کنید که به تیم شما اجازه می‌دهد یک نمای کلی از تمام وظایف و فعالیت‌های خود داشته باشند و دقیقا بدانند که قرار است چه کاری انجام دهند تا به خروجی مورد نظر پروژه دست یابند.
به عنوان مثال از تقویم بهتایم می‌توانید برای مشاهده فعالیت‌های پیش رو، تاریخ شروع و سررسید و همچنین بازه‌های زمانی ثبت شده در برنامه‌ریزی روزانه استفاده کنید.
نکته شماره ۵: عملکرد پروژه خود را ردیابی کنید.
به خاطر داشته باشید که پیش بینی پروژه صرفاً یک پیش‌بینی است که می‌تواند به دلیل عوامل خارجی یا داخلی تغییر کند، بنابراین باید پروژه خود را در تمام مراحل اجرای آن ردیابی کنید.
به عنوان مثال، هنگام ردیابی عملکرد خود، ممکن است متوجه شوید که از نظر بودجه در تنگنا قرار دارید. دانستن کسری بودجه می‌تواند به شما کمک کند تغییرات لازم را ایجاد کرده و مشکل را به موقع حل کنید. به عنوان مثال، می‌توانید منابع مالی را از دپارتمان‌های دیگر تامین کنید، یا مشتری خود را از تغییرات قیمت مطلع کنید. در نتیجه پیش‌بینی‌های شما تغییر می‌کند و دقیق‌تر خواهید شد.
همچنین، ردیابی عملکرد پروژه تضمین می‌کند که متوجه تغییرات غیرمنتظره می‌شوید، به طور بالقوه نحوه حل آنها را متوجه می‌شوید و به‌درستی آنها را به موقع به مشتریان خود منتقل می‌کنید.
نکته شماره ۶: هر پروژه را مرور کنید و بررسی کنید که آیا پیش‌بینی‌ها درست بوده‌اند یا خیر.
پس از تکمیل یک پروژه، باید نتایج را بررسی کنید تا ببینید چقدر با پیش‌بینی‌های شما مطابقت دارند، زیرا موفقیت یک پروژه را می‌توان با میزان مطابقت آن با برآوردهای اولیه اندازه‌گیری کرد.
برای مثال، اگر تغییراتی از نظر زمان یا هزینه ایجاد شد، می‌توانید آنها را در پیش‌بینی‌های آینده پروژه‌های مشابه بگنجانید. درک آنچه در پیش‌بینی‌های قبلی وجود نداشت می‌تواند به شما در بهبود پیش‌بینی پروژه‌های آینده کمک کند.
نتیجه‌گیری: با پیش بینی پروژه شانس خود را برای موفقیت پروژه افزایش دهید.
همانطور که متوجه شدید، پیش بینی پروژه مؤثر، یک پروژه خوب اجرا شده را از پروژه‌ای که اشتباه انجام شده، متمایز می‌کند. با این حال، به خاطر داشته باشید که پیش بینی پروژه یک فرآیند پیچیده است و نیاز به آمادگی و تفکر زیادی دارد. باید سعی کنید زمان اضافی برای کارها برنامه‌ریزی کنید، عملکرد پروژه خود را ردیابی کنید و از یک ابزار پیش‌بینی برای به دست آوردن داده‌های دقیق‌تر استفاده کنید.
به خاطر داشته باشید، گرفتن نتیجه خوب از پروژه را نمی‌توان با پیش بینی پروژه تضمین کرد، زیرا به عوامل زیادی بستگی دارد، اما پیش بینی پروژه شما را یک قدم به موفقیت نزدیک‌تر می‌کند.
اجازه دهید نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم برای پیش بینی پروژه در کنار شما باشید: