۶ قانون مدیریت زمان دن آریلی
کارآمد بودن در این دنیایی که هر آنچه در اطرافمان قرار گرفته برای جلب توجه ما در رقابت است، دشوار به نظر می‌رسد. چه چیزی شما را از رسیدن به اهدافتان باز می‌دارد؟ اولویت‌بندی اشتباه یا کمبود زمان؟ برای اینکه در انبوهی از کارها گم نشوید و با وظایف تعیین شده کنار بیایید، باید به درستی فعالیت‌های روزمره را سازماندهی کنید و موثرتر کار کنید. این مهارت یک کارمند معمولی را از یک انسان موفق متمایز می‌کند. اینجاست که سوال اصلی مطرح می‌شود:
چگونه موثرتر کار کنیم؟
باید ۶ قانون مدیریت زمان را یاد بگیریم و آنها را در زندگی حرفه‌ای و روزمره خود پیاده کنیم.
فهرست مطالب
- دن آریلی و قوانین مدیریت زمان
- قانون مدیریت زمان ۱) جهان علیه شماست.
- قانون مدیریت زمان ۲) محیط خود را کنترل کنید وگرنه آن شما را کنترل می‌کند.
- قانون مدیریت زمان ۳) همه وظایف را یادداشت کنید.
- قانون مدیریت زمان ۴) از زمان اوج بهره‌وری خود استفاده کنید.
- قانون مدیریت زمان ۵) چهار عنصر اتلاف‌کننده زمان و نابودکننده عملکرد
- قانون مدیریت زمان ۶) برای بررسی ایمیل خود نیازی به استراحت و وقفه ندارید.
- خلاصه مقاله
دن آریلی و قوانین مدیریت زمان
دن آریلی، اقتصاددان اسرائیلی-آمریکایی و استاد روانشناسی و اقتصاد رفتاری دانشگاه Duke در ایالات متحده و نویسنده کتاب‌های پرفروش زیر است:
- کتاب پشت پرده ریاکاری. چرا به همه و به خصوص به خودمان دروغ می‌گوییم.
- کتاب نابخردی‌های قابل پیش‌بینی. نیروهای پنهانی که تصمیمات ما را تعیین می‌کنند.
- بی‌منطقی‌های هر روز ما. مزایای غیرمنتظره بی منطق بودن.
اخیراً او توجه خود را به غیرمنطقی بودن نحوه استفاده ما از زمان معطوف کرده و با بیان ۶ قانون مدیریت زمان به افزایش بهره‌وری ما کمک کرده است. در ادامه نتایج تحقیقات و یا ۶ قانون مدیریت زمان او را مطالعه کنید:
قانون مدیریت زمان ۱) جهان علیه شماست.
زمانی که با افکار خود خلوت کنید، موثرتر کار می‌کنید. وقتی این خلوت را ترک کنید و به دنیای بیرون قدم بگذارید، توجه، تمرکز، زمان و البته پول شما از دست می‌رود. اما توسط چه کسی؟ همه چیزهایی که در اطراف شما قرار دارند. بیلبوردها و ویترین مغازه‌ها، شبکه‌های اجتماعی و پیام‌هایی که دائماً با تبلیغات و پیشنهادات وسوسه‌انگیز خود به گوشی هوشمند شما، هجوم می‌آورند.
در یکی از کتاب‌های دن آریلی، این موضوع به این ترتیب مطرح می‌شود که:
دنیا دیگر روی مردم تأثیر مطلوبی نمی‌گذارد. اکنون، زمانی که در خیابان قدم می‌زنید، مغازه‌ها سعی می‌کنند پول شما را بگیرند و برنامه‌های موبایل برای جلب توجه شما با هم رقابت می‌کنند و همه آنها می‌خواهند که به نفع آنها اشتباه کنید. به همین دلیل است که زندگی در دنیای مدرن بسیار پیچیده شده است.
با گوش دادن به هر جاذبه‌ای از بیرون به تدریج خود را گم می‌کنید. در واقع، اگر به همه تبلیغات گوش می‌دادید، مدت‌ها بود که از دیابت یا چاقی رنج می‌بردید. مثل این است که ما توسط دزدان زیادی احاطه شده‌ایم: دزدان زمان، توجه و بهره وری.
و این دزدان چگونه این کار را انجام می‌دهند؟ با حواس پرتی.
دن آریلی می‌گوید:
من دوستی دارم که شعبده‌باز است و در برنامه‌اش برای سرگرمی جیب افراد را خالی می‌کند. او گفت وقتی شروع به این کار کردم آهسته به مردم ضربه می‌زدم تا حواس آنها را پرت کنم و ساعتشان را بدزدم. او اکنون متوجه شده که فقط با پرسیدن سؤال از مردم می‌تواند تمرکزشان را بهم بزند.
برای ایستادگی در مقابل دزدان زمان و کار موثر، باید سه چیز مهم داشته باشید: هدف، برنامه و یک سیستم.
قانون مدیریت زمان ۲) محیط خود را کنترل کنید وگرنه آن شما را کنترل می‌کند.
تأثیرگذاری بر محیط کار دشواری است، اما کاملاً امکان‌پذیر است. چرا در حالی که برخی تیم‌ها به طور موثر کار می‌کنند و پروژه‌های بزرگ را بدون تاخیر به پایان می‌رسانند، برخی دیگر موفق نیستند؟
افراد موفق با درک اهمیت ایجاد یک محیط کاری مطلوب و بدون حواس‌پرتی، می‌توانند خود را از حواس‌پرتی نجات دهند.
دن آریلی می‌گوید که از بین بردن حواس‌پرتی و حفظ فهرست کارهای روزانه‌ای که شامل تمام کارهای مهم است، نکته کلیدی ایجاد مطلوب‌ترین فضای کاری است.
مثالی که او از تأثیر محیط بر افراد می‌زند:
هنگام انتخاب غذا در بوفه، فرد تحت تأثیر محیط قرار می‌گیرد. در کافه‌های تجهیز شده با استایل‌های متقاوت، افراد غذاهای مختلفی را انتخاب می‌کنند. ما فکر می‌کنیم که خودمان تصمیم می‌گیریم اما محیط تا حد زیادی بر ما تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل باید به این فکر کنیم که چگونه محیط خود را تغییر دهیم.
اگر می‌خواهید به طور موثر کار کنید، باید هر چیزی را که باعث پرش ذهن شما و حواس‌پرتی می‌شود، حذف کنید. هر چیز اضافی و غیرضروری روند کار را پیچیده می‌کند و حواس‌پرتی فرد را کندذهن می‌کند.
یک مثال بارز تصمیم مدیران گوگل برای انتقال شکلات از قوطی‌های در باز به ظروف دردار است. با اینکه باز کردن ظرف‌ها بسیار آسان بود، اما کارکنان توجه کمتری به شکلات‌ها نشان دادند و مصرف آنها در عرض ۱ ماه ۳ میلیون تکه کاهش یافت و همه اینها فقط به این دلیل بود که شرایط قرار دادن آنها تغییر کرده بود.
قانون مدیریت زمان ۳) همه وظایف را یادداشت کنید.
مغز ما قادر به ذخیره حجم عظیمی از اطلاعات است. اما عواملی مانند تمرکز و توجه نیز وجود دارند. پس نباید تنها به توانایی‌های مغز خود تکیه کنید. به این فکر کنید که به جای اینکه مدام به خود یادآوری کنید که کارهای ناتمامی دارید، چه چیزی می‌تواند انگیزه بیشتری برای کار کردن به شما بدهد. جواب این سوال بسیار ساده است: یک یادداشت ساده. بنابراین افکارتان را یادداشت کنید.
تحقیقات پروفسور آریلی به چندین نتیجه مهم رسید:
- بیشتر افراد وظایف و افکار خود را یادداشت نمی‌کنند و سعی می‌کنند همه چیز را در ذهن خود نگه دارند.
- اگر فردی وظیفه‌ای را یادداشت کرده باشد، در ۹۰ درصد مواقع آن کار را انجام می‌دهد.
- اگر اهداف واقعاً مهمی دارید، آنها را در دفترچه یادداشت خود، در یک برنامه یا روی برچسب‌های رنگارنگ یادداشت کنید.
تحقیقات استاد استنفورد Jennifer Aaker ثابت می‌کند که داشتن یادداشت‌های روزانه باعث شادی افراد می‌شود. زیرا تقریبا همیشه وظایف یادداشت شده، انجام می‌شوند و این موضوع باعث افزایش عزت نفس فرد، اعتماد بیشتر به توانایی‌هایش و همچنین باعث احساس غروری می‌شود که ناشی از تکمیل همه کارهای موجود در لیست کارهایش است.
بنابراین، اگر هنوز نمی‌دانید چگونه کارآمدتر کار کنید، نوشتن یادداشت روزانه را به صورت الکترونیکی یا دستی، شروع کنید.
از To-Do-List بهتایم استفاده کنید و بهره‌وری خود را بالا ببرید. به رایگان ثبت نام کنید.
قانون مدیریت زمان ۴) از زمان اوج بهره‌وری خود استفاده کنید.
بازه‌های زمانی روز یکسان نیستند و به راه‌های مختلف بر بهره وری افراد تأثیر می‌گذارند. اگر فکر می‌کنید که یک مدیر موفق هر دقیقه از روزش را به کار مولد اختصاص می‌دهد، باید بدانید که اینطور نیست. تفاوت او با دیگران این است که او می‌داند چگونه زمان اوج بهره وری خود را تعیین کند و در این مدت حداکثر تلاش خود را بکند. برای به دست آوردن یک نتیجه عالی در یک کار خاص، لازم نیست تمام روز را صرف آن کنید. فقط ۲ تا ۲.۵ ساعت کافی خواهد بود.
این چیزی است که دن آریلی در تحقیقات خود متوجه آن شد. او به این نتیجه رسید که اوج بهره وری انسان در صبح اتفاق می‌افتد و ۱ الی ۲ ساعت پس از بیدار شدن شروع می‌شود و تنها ۲ تا ۲.۵ ساعت طول می‌کشد. در برخی موارد، این زمان را می‌توان تا ۴ ساعت افزایش داد.
پروفسور آریلی می‌گوید:
همه در چند ساعت اول صبح بیشترین بازدهی را دارند و این زمان نه بلافاصله پس از بیدار شدن، بلکه پس از یک یا دو ساعت شروع می‌شود. به عنوان مثال، اگر ساعت ۷ صبح از خواب بیدار شوید، ساعت اوج شما ۸:۰۰ تا ۱۰:۳۰ خواهد بود.
در این بازه زمانی لازم است به مهمترین و پیچیده‌ترین کارها بپردازید. این کارها باید شامل پروژه‌ها و موارد مهمی باشند که کسب و کار را به جلو می‌برند.
پروفسور آریلی همچنین دریافت که بیشتر مردم ساعات پربار خود را صرف کارهای دیگر می‌کنند. آنها ایمیل خود را چک می‌کنند، در شبکه‌های اجتماعی چرخ می‌زنند و برنامه‌های صبحگاهی تلویزیون را تماشا می‌کنند.
در طول روز، توانایی حافظه، تمرکز، تفکر منطقی و خلاق می‌تواند بین ۱۵ تا ۳۰ درصد متفاوت باشد. پس اگر می‌خواهید موثرتر کار کنید، وقت صبح خود را به کارهای مهم اختصاص دهید. این بازه زمانی را غیرقابل تغییر کنید تا کسی نتواند مزاحم شما شود و حواس شما را از کار منحرف کند.
Roy Baumeister، روانشناس اجتماعی معتقد است که صبح نظم بیشتری دارید:
هرچه افراد دیرتر بیدار شوند، مشکلات خودکنترلی بیشتری دارند. اکثر چیزها در عصر بدتر می‌شوند. رژیم‌ها در میان وعده عصر شکسته می‌شوند، نه در صبحانه یا وسط صبح. همچنین جرایم آنی بیشتر بعد از نیمه شب اتفاق می‌افتند.
مطالعه بر روی زندگی نوابغ نشان داده که اکثر آنها در اوایل روز به برترین موفقیتشان رسیده‌اند.
قانون مدیریت زمان ۵) چهار عنصر اتلاف‌کننده زمان و نابودکننده عملکرد
تحقیقات دن آریلی به ما کمک می‌کند تا بفهمیم چگونه سریع‌تر و کارآمدتر کار کنیم و عناصری که زمان ما را هدر می‌دهند، حذف کنیم:
جلسات
آنها بخش جدایی ناپذیری از زندگی حرفه‌ای هستند. با این حال، اگر جلسات شما را مجبور به تغییر برنامه‌های خود و کنار گذاشتن کار در نیمه راه اجرای آن کند، می‌توانید آنها را رها کنید. برای اطمینان از اینکه امتناع شما به خوبی مستدل است، باید سوابق و زمانبندی از روزهای کاری خود را نگه دارید. فعالیت‌های خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید و سپس اگر به جلسه‌ای دعوت شدید، می‌توانید بگویید که کارهای مهم‌تری را برای این زمان در نظر گرفته‌اید.
ایمیل
خواندن ایمیل‌ها زمان زیادی می‌برد. در عین حال، ممکن است پیام‌های مفیدی هم بین همه پیام‌های دریافتی وجود داشته باشد. به جای اینکه بهره وری خود را در حین انجام کارهای واقعا مهم با خواندن ایمیل کاهش دهید، بررسی ایمیل را تا پایان روز کاری به تعویق بیندازید.
انجام چند وظیفه به طور همزمان یا Multitasking
Multitasking حواس شما را پرت می‌کند. با انجام چندین کار به طور همزمان، تمرکز و انجام کار مولد دشوار است. بنابراین، همیشه یک کار اولویت‌دار را انتخاب کنید و خود را وقف آن کنید.
اهمال کاری ساختاریافته
اهمال کاری ساختاریافته چیست؟ انجام کارهای کوچکی است که به جای کارهای عمیقی که باعث موفقیت می‌شوند، انجام می‌دهیم و به ما احساس پیشرفت می‌دهند.
انجام کارهای کوچکی که بر اجرای پروژه اصلی تأثیر نمی‌گذارند، به هیچ وجه موفقیت نیست. آنها فقط به شما احساس فعال بودن می‌دهند، اما در واقع به هیچ نتیجه قابل توجهی منجر نمی‌شوند.
دن آریلی می‌گوید:
تهیه لیستی از کارهای ساده و خط زدن آنها از لیست می‌تواند نمونه‌ای از اهمال کاری ساختار یافته باشد. از آنجایی که آنها به راحتی قابل اندازه‌گیری هستند، به ما این حس را می‌دهند که انگار در حال دستیابی به موفقیت هستیم. اما دستاوردهای واقعی زمان می‌برند. پیشرفت همیشه خطی نیست. پروژه‌های بزرگ همیشه سودآور نیستند. کارهایی که واقعا پیچیده هستند حس لذت لحظه‌ای را به ما نمی‌دهند، اما کارهایی هستند که وقتی به آنها رسیدیم، حس واقعی موفقیت و پیشرفت را به ما می‌دهند.
درباره مقابله با اهمال کاری بیشتر بخوانید.
قانون مدیریت زمان ۶) برای بررسی ایمیل خود نیازی به استراحت و وقفه ندارید.
اگر فکر می‌کنید که استراحت حین کار برای چک کردنِ ایمیل، شما را تشویق می‌کند تا کارآمدتر کار کنید، در اشتباهید. چنین استراحت‌هایی به آرامش شما کمک نمی‌کنند. زیرا پس از انجام این کار باید زمان و تلاش بیشتری را صرف کنید تا دوباره روی کار در حال انجام خود تمرکز کنید. وقفه‌های زیاد کار را غیرمولد می‌کند.
دن آریلی می‌گوید:
اکثر مردم بر این باورند که وقفه‌ای کوتاه برای ایمیل آنها را سرحال می‌کند. اما اینطور نیست. اگر احساس می‌کنید که انرژی شما در حال اتمام است، بهتر است فقط با بستن چشمان خود استراحت کنید. می‌توانید مدیتیشن کنید، نفس عمیق بکشید و به چیزی خوشایند فکر کنید، یا فقط از هر فکری دوری کنید. واقعیت این است که راه درست انجام کارها این است که ایمیل خود را ببندید و روی کاری که انجام می‌دهید تمرکز کنید. ایمیل زدن مداوم توانایی ذهنی را به طور متوسط حدود ۱۰ امتیاز در مقیاس IQ کاهش می‌دهد.
مطالعه‌ای که در دانشگاه لندن انجام شد، نشان داد که ایمیل‌ها و پیام‌های متنی مداوم توانایی ذهنی را به طور متوسط تا ده امتیاز در انجام تست هوش کاهش می‌دهد. این مقدار برای زنان پنج امتیاز و برای مردان پانزده امتیاز بود.
ممکن است بگویید باید ایمیلم را چک کنم. بله، باید اما نه انقدر زیاد.
همانطور که Cal Newport نویسنده کتاب کار عمیق می‌گوید:
کار سطحی چیزی است که شما را از اخراج شدن باز می‌دارد. کار عمیق چیزی است که شما را ارتقا می‌دهد.
و ایمیل کم‌عمق‌ترین کاری است که می‌توانید در محل کار انجام دهید. انسان بدون کمکِ ایمیل بر ماه قدم گذاشت پس ایمیل‌های شما هم می‌توانند منتظر بمانند تا کارهای مهم را انجام دهید.
خلاصه مقاله
اگر به توصیه‌های پروفسور آریلی گوش دهید، می‌توانید از راه دور یا از دفتر کار به طور موثر کار کنید، همچنین می توانید یک تیم بزرگ را مدیریت کنید و رهبر خوبی باشید. بنابراین ۶ قانون مدیریت زمان را خلاصه می‌کنیم:
- دنیا به شما در رسیدن به اهدافتان کمک نمی‌کند. انفعال شما را به جایی که می‌خواهید، نمی‌رساند.
- اجازه ندهید محیط شما را کنترل کند. یک فضای کاریِ دنج و بدون حواس‌پرتی برای خود ایجاد کنید.
- هر چیزی را که باید انجام دهید، یادداشت کنید. به احتمال زیاد آنچه را که می‌نویسید، انجام می‌دهید.
- شما حدود ۲ ساعت زمان اوج بهره‌وری دارید، معمولاً در اوایل صبح. از این ساعت‌ها محافظت کنید و عاقلانه از آنها استفاده کنید.
- چهار دزد اصلی زمان را از زندگی حرفه‌ای خود حذف کنید: جلسات، ایمیل (پیام‌رسان‌ها)، اهمال کاری ساختاریافته و انجام چند کار به طور همزمان.
- به راحتی می‌توانید بدون چک کردن ایمیل، روز خود را پشت سر بگذارید. با پرت کردن حواس خود به کارهای فرعی و بی‌اهمیت، بهره‌وری خود را کاهش ندهید. تغییر وظایف کارایی را کاهش می‌دهد.
همانطور که می‌بینید، موثر کار کردن به هیچ وجه سخت نیست، اگر به جزئیات توجه کنید، اوج بهره‌وری زمانی خود را بدانید، از عوامل حواس‌پرتی خودداری کنید و تسلیم حواس‌پرتی‌های دنیای مدرن نشوید. توجه کنید که هیچکس کامل نیست و لازم نیست برای تمام دقایق از دست رفته خود عذاب وجدان بگیرید. حتی دن آریلی هم همیشه در بهترین حال خود نیست و به گفته خودش هر روز دارد با عوامل اتلاف زمان می‌جنگد.
مراجع: