نکات کاربردی مدیریت پروژه بر اساس روش PRINCE2

تیر 2, 1399

مدیریت پروژه بر اساس روش PRINCE2

فهرست مطالب

1) مقدمه

روش PRINCE2 یکی از پر استفاده‌ترین روش‌های مدیریت پروژه در جهان است.

پرینس2 ¹یک روش ساختار ‌یافته برای مدیریت پروژه است که براساس تجارب هزاران پروژه و با مشارکت تعداد بی‌شماری از حامیان پروژه، مدیران پروژه، تیم‌های پروژه، افراد دانشگاهی، مربیان و مشاوران تهیه شده است.

دو مرجع مشهور برای دانش مدیریت پروژه در دنیا وجود دارد:

PMBOK و PRINCE2.

بر خلاف استاندارد PMBOK که در آمریکا ارائه شده و در آن کشور طرفداران بیشتری دارد، روش PRINCE2 در انگلستان ارائه شده و در اروپا و استرالیا متداول‌تر است. در اروپا یکی از معیارهای صلاحیت افراد برای کسب جایگاه مدیر پروژه، در اختیار داشتن گواهی‌نامه PRINCE2 است.

این روش طوری طراحی شده است که عمومی و جامع باشد و بتواند بر روی هر پروژه‌ای بدون توجه به مقیاس، نوع، سازمان، جغرافیا یا فرهنگ اعمال شود.

برای استفاده از آموزه‌های پرینس2:

لازم نیست منتظر بمانید تا سازمانی پیدا کنید که علاقه‌مند به استقرار کامل پرینس2 باشد یا حتی لازم نیست حوزه کاری شما مدیریت پروژه باشد! در هر شغلی که باشید، بسیاری از فعالیت‌های شما ماهیت پروژه دارند و می‌توانید از دانش نهفته در پرینس2 برای مدیریت بهتر آن‌ها استفاده کنید. بسیاری از راهکارهای موجود در پرینس2 را حتی در زندگی شخصی خود نیز می‌توانید به کار ببرید.

پرینس2 مانند هر مرجع دیگری، دارای برخی اصطلاحات و مفاهیم کلیدی است. درک درست این مفاهیم، کمک می‌کند وقتی متون مربوط به پرینس2 را مطالعه می‌کنید، آن‌ها را راحت‌تر و عمیق‌تر بفهمید. از طرف دیگر، بخشی از راهکارهای ناب پرینس2 در همین مفاهیم نهفته است. بنابراین در مطالب اولیه‌ای که درباره پرینس2 منتشر خواهیم کرد، به توضیح مفاهیم اصلی و پایه‌ای پرینس2 خواهیم پرداخت.

در پرینس2 می‌خواهیم شش جنبه از عملکرد پروژه را مدیریت و کنترل کنیم:

هزینه‌ها

پروژه باید مقرون به صرفه باشد و اگرچه ممکن است در ابتدا بودجه خاصی برای آن در نظر گرفته شود، عوامل زیادی وجود خواهند داشت که می‌توانند به هزینه‌های بیش از حد منجر شوند و شاید فرصت‌هایی هم برای کاهش هزینه‌ها پیش بیاید.

زمان انجام پروژه

ارتباط نزدیکی با هزینه‌ها دارد و احتمالاً یکی از بیشترین سوالاتی است که از مدیران پروژه پرسیده می‌شود:

پروژه کی به اتمام می‌رسد؟

کیفیت

اگر نتیجه پروژه جواب ندهد، پایان به موقع و در محدوده بودجه، چندان رضایت بخش نیست! در واقع، محصولات پروژه باید برای هدف مناسب باشند.

محدوده ²

دقیقا پروژه چه چیزی را ارائه خواهد کرد؟

بدون دانستن آن، افراد مختلفی که در یک پروژه مشارکت می‌کنند، نمی‌توانند منظور یکدیگر را درک کنند. مشتری ممکن است فرض کند که هود آشپزخانه و یا وان حمام هم در قیمت خانه گنجانده شده است، در حالی که تهیه‌کننده این موارد را اضافی می‌داند.

در مورد پروژه‌های بزرگ، تعریف دامنه بسیار ظریف‌تر و پیچیده‌تر است. مدیر پروژه باید مراقب باشد که تحویلی فراتر از محدوده پروژه نداشته باشد، چرا که این علت متداول تاخیر در پروژه‌ها، هزینه‌های اضافی و تغییرات کنترل نشده است.

منافع

شاید بیشتر اوقات این سؤال نادیده گرفته شود:

چرا ما این کار را انجام می‌دهیم؟

اگر در نهایت نتوانیم یک خانه را با سود بفروشیم، اجاره دهیم یا با خوشحالی در آن زندگی كنیم، ساختن آن خانه با موفقیت، به موقع، در محدوده بودجه و کیفیت تعیین شده كافی نیست. مدیر پروژه باید درک درستی از هدف پروژه به عنوان یک سرمایه‌گذاری داشته باشد.

ریسک

همه پروژه‌ها شامل ریسک می‌شوند، اما باید بدانیم دقیقاً آماده پذیرش چه مقدار ریسک هستیم؟

آیا باید خانه را در نزدیکی سایت الف که در معرض فرونشست است، بسازیم؟

اگر تصمیم بگیریم با این مقدار ریسک پیش برویم، کاری هست که بتوانیم در ارتباط با کاهش این ریسک انجام دهیم؟ مثلا فونداسیون قوی‌تری بسازیم و با نظارت مداوم از آن مطمئن شویم.