کنترل کیفیت پروژه در PRINCE2

کنترل کیفیت پروژه

PRINCE2 یک روش ساختار ‌یافته برای مدیریت پروژه است که دارای هفت اصل، هفت مضمون، و هفت فرایند است. یکی از این مضامین، کیفیت است. مضمون کیفیت روشی را توصیف می‌کند که به کمک آن از تولید محصولات با کیفیت در پروژه اطمینان حاصل می‌شود.

درباره اصول پرینس 2 بیشتر بخوانید.

1) مضمون کیفیت

هدف از مضمون کیفیت، تعریف و پیاده‌سازی ابزارهایی است که توسط آنها پروژه از مناسب بودن محصولات برای هدف اطمینان حاصل کند. کنترل کیفیت پروژه حصول اطمینان از این نکته است که محصولات پروژه انتظارات کسب و کار [1]را برآورده کرده و مزایای مطلوب[2] را تحقق می‌بخشند. دست کم گرفتن یا حذف فعالیت‌های مدیریت کیفیت منجر به افزایش هزینه و یا نتایج بی‌کیفیت می‌شود.

PRINCE2 برای صحبت در مورد کنترل کیفیت پروژه از اصطلاحات خاصی استفاده می‌کند:

تعریف: کیفیت

درجه‌ای است که در آن ویژگی‌های ذاتی یک محصول، خدمت، فرایند، شخص، سازمان و یا سیستم الزامات را برآورده می‌کند.

تعریف: مدیریت کیفیت

فعالیت‌های هماهنگ برای هدایت و کنترل یک سازمان با توجه به کیفیت.

تعریف: انتظارات مشتری از کیفیت

بیانیه‌ای در مورد کیفیتی که از محصول پروژه انتظار می‌رود و در توضیحات محصول پروژه آورده شده است.

تعریف: معیارهای پذیرش

لیست اولویت‌بندی شده از معیارهایی که محصول پروژه باید قبل از پذیرش مشتری به آنها دست یابد.

تعریف: معیارهای کیفیت

شرح مشخصات کیفیتی که محصول باید داشته باشد و اندازه‌گیری‌های کیفی که توسط افرادی که محصول نهایی را بازرسی می‌کنند، اعمال می‌شوند.

1-1) برنامه‌ریزی و کنترل کیفیت پروژه

برنامه ‌ریزی کیفیت در مورد تعریف محصولات پروژه با توجه به معیارهای کیفیت، روش‌های کیفیت (از جمله تلاش‌های لازم برای کنترل کیفیت و تأیید محصول) و مسئولیت‌های کیفی افراد درگیر است.

هدف از برنامه ریزی کیفیت ارائه یک مبنای مطمئن برای موارد زیر است:

  • دستیابی به توافق هیئت مدیره پروژه در موارد زیر:

 انتظارات کلی از کیفیت، محصولات مورد نیاز و معیارهای کیفیت مرتبط (از جمله استانداردهای شرکتی و سایر استانداردهایی که باید رعایت شوند)، ابزارهایی که با استفاده از آنها کیفیت به دست آمده و ارزیابی خواهد شد و در نهایت معیارهای پذیرشی که توسط آنها محصول پروژه مورد قضاوت قرار می‌گیرد.

  • انتقال این توافقنامه‌ها به طوری که همه ذینفعان پروژه درک مشترکی از آنچه که پروژه برای دستیابی به آن برنامه‌ریزی شده است، داشته باشند.
  • ایجاد یک مبنای موثر برای کنترل کیفیت پروژه، از جمله دامنه تغییرات قابل قبول کیفیت.

هنگامی که این جنبه‌های برنامه‌ریزی نادیده گرفته شود، افراد درگیر در پروژه ممکن است دیدگاه‌های متضادی در مورد موارد زیر داشته باشند:

  • محدوده راه حل،
  • موفقیت‌آمیز بودن نتیجه،
  • رویکردی که باید اتخاذ شود،
  • میزان کار مورد نیاز،
  • افرادی که باید درگیر شوند،
  • نقش افراد.

کنترل کیفیت پروژه بر تکنیک‌ها و فعالیت‌های عملیاتی مورد استفاده افراد مشارکت کننده در پروژه تمرکز دارد تا آنها بتوانند:

  • بررسی کنند که آیا محصولات معیارهای کیفیت را برآورده می‌کنند. (به عنوان مثال با بازرسی کیفیت، آزمایش یا بررسی)
  • راه‌هایی را برای از بین بردن علل عملکرد نامطلوب شناسایی کنند.

کنترل کیفیت پروژه با پیاده‌سازی، نظارت و ثبت روش‌ها و مسئولیت‌های کیفی تعریف شده در رویکرد مدیریت کیفیت و توضیحات محصول به دست می‌آید.

رابطه بین محصولات، برنامه ریزی کیفیت و کنترل کیفیت پروژه در شکل زیر خلاصه شده است.

رابطه بین محصولات، برنامه ریزی کیفیت و کنترل کیفیت پروژه
رابطه بین محصولات، برنامه ریزی کیفیت و کنترل کیفیت پروژه

عکس بالا را با تماشای ویدئوی زیر بهتر درک کنید:

مهم است که تضمین کیفیت را با تضمین پروژه اشتباه نگیرید:

تضمین کیفیت بررسی می‌کند که جهت و مدیریت پروژه برای ماهیت پروژه مناسب است و با استانداردها و خط مشی‌های مربوط به سازمان، مدیریت برنامه یا مشتری مطابقت دارد. بنابراین تضمین کیفیت مستقل از پروژه است.

تضمین پروژه وظیفه هیئت مدیره پروژه است تا اطمینان حاصل کند که پروژه به درستی انجام می‌شود. اعضای هیئت مدیره پروژه هر یک دارای محدوده تمرکز خاصی برای اطمینان از پروژه هستند، مثلا تضمین تجاری برای مدیران اجرایی، تضمین کاربر برای کاربران ارشد و تضمین تأمین‌کننده برای تأمین‌کنندگان ارشد. بنابراین تضمین پروژه مستقل از مدیر پروژه است اما مستقل از پروژه نیست.

1-2) الزامات PRINCE2 برای کنترل کیفیت پروژه

برای پیروی از PRINCE2، یک پروژه حداقل باید:

  • رویکرد مدیریت کیفیت خود را تعریف کند. این رویکرد باید حداقل شامل موارد زیر باشد:

رویکرد پروژه برای کنترل کیفیت پروژه

رویکرد پروژه برای تضمین پروژه

نحوه ارتباط مدیریت کیفیت در طول چرخه عمر پروژه

نقش‌ها و مسئولیت‌های مدیریت کیفیت پروژه

  • معیارهای صریح کیفیت برای محصولات را در توضیحات محصول مشخص کند.
  • سوابقی برای ارائه شواهدی مبنی بر انجام فعالیت‌های کیفی برنامه‌ریزی شده داشته باشد.
  • انتظارات کیفیت مشتری و معیارهای پذیرش اولویت‌بندی شده پروژه را در توضیحات محصول پروژه مشخص کند.
  • برای آگاهی دادن درباره برنامه ریزی کیفیت، تعریف انتظارات از کیفیت و معیارهای کیفیت از درس‌های گذشته استفاده کند (اصل یادگیری از تجربیات گذشته در PRINCE2).

PRINCE2 برای کنترل کیفیت پروژه نیاز به تولید و نگهداری دو محصول دارد:

  • رویکرد مدیریت کیفیت:

رویکرد مدیریت کیفیت نحوه مدیریت کیفیت را در پروژه شرح می‌دهد که شامل فرایندها، رویه‌ها، تکنیک‌ها، استانداردها و مسئولیت‌های خاصی است که باید اعمال شوند.

  • ثبت کیفیت:

از ثبت کیفیت برای ثبت کلیه فعالیت‌های مدیریت کیفیت برنامه‌ریزی شده یا انجام شده استفاده می‌شود و اطلاعاتی را برای گزارش‌های مرحله نهایی و گزارش نهایی پروژه فراهم می‌کند.

نکته:

PRINCE2 رویکرد خاص یا مفصلی برای مدیریت کیفیت تجویز نمی‌کند. می‌توان گفت که هر رویکردی که الزامات شرح داده شده را رعایت کند از PRINCE2 پیروی می‌کند.

رویکرد مدیریت کیفیت باید در حین شروع یک پروژه ایجاد شود و در پایان هر مرحله مدیریتی بررسی و بروزرسانی شود. رویکرد مدیریت کیفیت نحوه و زمان بررسی و بروزرسانی ثبت کیفیت را تعیین می‌کند.

ثبت کیفیت در واقع ثبت رویدادهای کیفی برنامه‌ریزی شده و انجام شده است (به عنوان مثال کارگاه‌ها، بررسی‌ها، بازرسی‌ها، آزمایش‌ها و…). ثبت کیفیت با آغاز پروژه ایجاد و در طول پروژه نگهداری می‌شود.

با پیشرفت پروژه و دریافت سوابق فعالیت‌های کیفی، ثبت کیفیت بروز می‌شود تا نتایج واقعی فعالیت‌های کیفی را منعکس کند.

1-2-1) مسئولیت‌های کنترل کیفیت پروژه در PRINCE2

مسئولیت‌های کنترل کیفیت پروژه در PRINCE2 در جدول آمده است.

نقشمسئولیت‌ها
شرکت، مدیریت برنامه یا مشتریارائه جزئیات مربوط به شرکت، مدیریت برنامه یا سیستم مدیریت کیفیت مشتری. ارائه تضمین کیفیت.
مجری  تصویب توضیحات محصول پروژه. تصویب رویکرد مدیریت کیفیت. تأیید پذیرش محصول پروژه.
کاربر ارشد    انتظارات و معیارهای پذیرش کیفیت مشتری را ارائه می‌دهد. تصویب توضیحات محصول پروژه. تصویب رویکرد مدیریت کیفیت. تصویب توضیحات محصول برای محصولات اصلی کاربران. ارائه منابع برای انجام فعالیت‌های کیفیت کاربر و تأیید محصول. ارائه پذیرش محصول پروژه.
تامین‌کننده ارشد  تصویب توضیحات محصول پروژه (در صورت لزوم). تصویب رویکرد مدیریت کیفیت. تایید روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهای کیفی مورد استفاده در توسعه محصول. تامین منابع برای انجام فعالیت‌های تامین کننده کیفیت. تصویب توضیحات محصول برای محصولات تخصصی کلیدی.
مدیر پروژهانتظارات و معیارهای پذیرش کیفیت مشتری را مستند می‌کند. تهیه کردن توضیحات محصول پروژه (با کاربران). تهیه کردن روش مدیریت کیفیت. تهیه و نگهداری توضیحات محصول. اطمینان از اینکه مدیران تیم اقدامات کنترل کیفیت مورد توافق در توضیحات محصول و بسته‌های کاری را اجرا می‌کنند.
مدیر تیمبه مدیر پروژه در تهیه و نگهداری توضیحات محصول کمک می‌کند. محصولات متناسب با توضیحات محصول تولید می‌کند. کنترل‌های کیفی محصولات مربوطه را مدیریت می‌کند. سوابق کیفیت را جمع آوری می‌کند. مدیر پروژه را از وضعیت کیفیت محصول مطلع می‌کند.
تضمین پروژهبه مدیر پروژه در مورد روش مدیریت کیفیت مشاوره می‌دهد. با مرور توضیحات محصول، به هیئت مدیره پروژه و مدیر پروژه کمک می‌کند. به مدیر پروژه درباره بازبینی کنندگان/تأییدکنندگان درباره کیفیت مناسب توصیه می‌کند.  اعضای هیئت مدیره پروژه را در مورد اجرای رویکرد مدیریت کیفیت مطمئن می‌کند. (یعنی اجرای صحیح مدیریت پروژه و رویه‌های کیفیت).
پشتیبانی پروژهارائه پشتیبانی اداری برای کنترل کیفیت. تهیه و نگهداری ثبت کیفیت و سوابق کیفیت.  به مدیران و اعضای تیم در بکارگیری فرایندهای کیفیت پروژه کمک می‌کند.
مسئولیت‌های کنترل کیفیت پروژه در PRINCE2

1-3) راهنمایی موثر برای کنترل کیفیت پروژه

1-3-1) هزینه اصلاح مسائل مربوط به کیفیت پروژه

تصحیح مشکلات و ایرادهای کیفی در اوایل چرخه عمر پروژه نسبت به زمانی که محصول نهایی در حال آزمایش است یا بدتر از آن زمانی که محصول در حال استفاده عملیاتی است، بسیار ساده‌تر و ارزان‌تر است.

1-3-2) مطابقت با استانداردهای سازمانی و خارجی

نقطه شروع برای هر پروژه در یک سازمان این است که مشخص شود آیا سازمان دارای سیستم مدیریت کیفیت اجباری هست یا نه.

معمولاً بیش از یک سازمان در یک پروژه مشارکت دارد و ممکن است هر یک سیستم مدیریت کیفیت خاص خود را داشته باشند. همچنین ممکن است پروژه تابع استانداردهای کیفیت بیرونی باشد. هنگام تعیین رویکرد پروژه برای کنترل کیفیت این شرایط باید مورد توجه قرار گیرد.

1-3-3) رویکردهای کیفیت و تحویل

این مهم است که رویکرد مدیریت کیفیت با رویکرد تحویل انتخاب شده هماهنگ باشد و از آن پشتیبانی کند. به عنوان مثال، هنگام استفاده از رویکرد چابک، تعداد زیاد بررسی کیفیت ممکن است تأثیر قابل توجهی بر نحوه برنامه‌ریزی یک پروژه داشته باشد. این امر بر تحویل تدریجی محصولات پروژه و نحوه انتشار آنها تأثیر می‌گذارد.

درباره مدیریت پروژه چابک بیشتر بخوانید.

1-3-4) کیفیت و پروژه‌های درون یک برنامه یا پورتفولیو

در جایی که پروژه بخشی از یک برنامه پورتفولیو باشد، رویکرد مدیریت کیفیت برنامه یا پورتفولیو معمولاً رویکرد مدیریت کیفیت پروژه را تعیین می‌کند.

زمانی که یک سیستم مدیریت کیفیت برای پروژه‌ها وجود دارد، فقط رویکردهای خاص پروژه باید مستند شوند.

1-3-5) تضمین کیفیت مستقل

تضمین کیفیت عبارت است از بررسی مستقل اینکه سازمان و فرآیندهایی برای برنامه‌ریزی و کنترل کیفیت وجود دارند. این کار به ذینفعان پروژه اطمینان می‌دهد که الزامات کیفیت برآورده خواهند شد. اگرچه PRINCE2 به تضمین کیفیت نمی‌پردازد، اما خوب است که آن را در رویکرد مدیریت کیفیت پروژه وارد کنید.

1-3-6) انتظارات مشتری از کیفیت

انتظارات مشتری از کیفیت باید در ابتدای راه‌اندازی یک پروژه مورد توافق قرار گیرند. هنگام گفتگو با مشتری انتظارات ثبت می‌شوند و سپس برای گنجاندن در توضیحات محصول پروژه اصلاح می‌شوند.

برای جلوگیری از تفسیرها و مفروضات نادرست در مورد الزامات کیفیت پروژه، انتظارات مشتری از کیفیت باید شامل موارد زیر باشند:

  • الزامات کلیدی کیفیت برای محصول پروژه.
  • استانداردها و فرآیندهایی که برای دستیابی به الزامات کیفیتی مشخص باید مورد استفاده قرار گیرند.
  • هر گونه معیاری که ممکن است برای ارزیابی اینکه آیا محصول پروژه الزامات کیفیت را برآورده می‌کند (به عنوان مثال معیارهای رضایت مشتری) مفید باشد.

الزامات کیفیت کلیدی، انتخاب راه حل را هدایت می‌کند و به نوبه خود بر زمان، هزینه، محدوده، مزایا و اهداف عملکرد پروژه تأثیر می‌گذارد.

نمونه‌هایی از کیفیت مورد انتظار

کیفیت مورد انتظار از یک پمپ آب در یک روستای دور افتاده این است که به اندازه کافی قوی باشد تا یک عمر کار کند، در حالی که چون پمپ روغن در یک ماشین مسابقه باید تا حد ممکن سبک باشد، ممکن است فقط نیاز به دوام در حد یک مسابقه داشته باشد.

انتظارات مشتری از کیفیت اغلب به صورت ابزاری برای به دست آوردن درک مشترک از الزامات کیفیت عمومی بیان می‌شود. سپس از این‌ها برای شناسایی معیارهای پذیرش دقیق‌تر استفاده می‌شود.

شناسایی روش‌های پذیرش بسیار مهم است زیرا آنها به این سوال پاسخ می‌دهند: چگونه می‌توان ثابت کرد که محصول پروژه تکمیل شده است یا نه، در چه زمانی تکمیل شده و اینکه آیا برای مشتری قابل قبول است؟

در صورت امکان، انتظارات مشتری از کیفیت باید اولویت‌بندی شوند زیرا از آنها به عنوان ورودی برای تعریف دامنه تغییرات قابل قبول کیفیت برای محصولات پروژه استفاده می‌شود.

انتظارات مشتری از کیفیت باید در پایان هر مرحله مدیریت بررسی شود زیرا ممکن است عوامل خارجی آنها را تغییر دهد.

حتی برای یک پروژه ساده، باید بین کاربر ارشد، تأمین کننده ارشد و مدیر پروژه در مورد سطوح کیفیت مورد نیاز برای محصولات پروژه، تفاهم مشترکی وجود داشته باشد. میزان تعریف این موارد بسته به خود محصولات متفاوت است و باید برای جلوگیری از ابهام کافی باشد.

1-3-7) مسئولیت‌های کیفی

مشخص کنید که چه کسی مسئول کدام جنبه از کیفیت است. این امر به ویژه در شرایط تجاری مشتری/تامین کننده اهمیت دارد، جایی که قرارداد باید مشخص کند که انتظارات از کیفیت چیست، چه معیارهای پذیرشی مورد استفاده قرار می‌گیرند و چگونه تضمین و کنترل کیفیت پروژه انجام می‌شود.

توصیه می‌شود که حق مشتری برای بازرسی یعنی مواردی که می‌تواند بازرسی کند، زمان انجام بازرسی و میزان توجه به هر بازرسی اعلام شود.

1-3-8) اولویت‌بندی معیارهای پذیرش

معیارهای پذیرش پروژه لیستی از تعاریف قابل اندازه‌گیری از ویژگی‌های مورد نیاز محصولات برای پذیرفتن ذینفعان کلیدی است. به عنوان مثال می‌توان به سهولت استفاده، سهولت پشتیبانی، سهولت نگهداری، ظاهر، عملکردهای اصلی، هزینه‌های توسعه، هزینه‌های جاری، ظرفیت، در دسترس بودن، قابلیت اطمینان، امنیت، دقت و عملکرد اشاره کرد. وقتی پروژه نشان دهد که تمام معیارهای پذیرش برآورده شده است (با توجه به اولویت‌های تعیین شده)، تعهدات پروژه انجام شده و می‌توان پروژه را بست.

1-3-9) معیارهای پذیرش در حال تکامل

باید درک کنیم که ممکن است در طول راه‌اندازی یک پروژه اطلاعات کمی در مورد محصولات آن داشته باشیم. در نتیجه، اغلب اوقات این مورد اتفاق می افتد که معیارهای پذیرش در هنگام شروع یک فرآیند پروژه تصحیح و توافق می‌شوند و  هر مرحله مدیریت اطلاعات بیشتری را فراهم می‌کند.

هنگامی که نهایی شد، معیارهای پذیرش تنها با تأیید هیئت مدیره پروژه قابل تغییر هستند.

هنگامی که از یک رویکرد چابکی استفاده می‌شود، توضیحات محصول پروژه و معیارهای پذیرش مرتبط ممکن است در قالب داستان کاربر[3] نوشته شود. به این ترتیب آنها می‌توانند به طور مکرر با پیشرفت پروژه پیشرفت کنند.

1-3-10) مقادیر نماینده کیفیت[4]

هنگام در نظر گرفتن معیارهای پذیرش، می‌توان مقادیری را انتخاب کرد که نشانه‌های دقیق و قابل اعتمادی برای دستیابی به مزایا باشند.

نمونه ای از معیارهای پذیرش

اگر انتظار کیفیت مشتری از یک پمپ آب این است که “یک عمر کار کند.” معیارهای پذیرش باید بر آن دسته از مقادیری تمرکز کنند که نشان می‌دهند یا اطمینان حاصل می‌کنند که پمپ برای یک عمرکار می‌کند. (مثلا مشخص کردن این عمر با تعداد سال‌های مشخص)

1-3-11) تعیین معیارهای کیفیت در توضیحات محصول

معیارهای کیفیت مشخص شده در توضیحات محصول باید خاص و قابل اندازه‌گیری باشد. به عنوان مثال، “رابط کاربری دوست داشتنی است” نه خاص است و نه قابل اندازه‌گیری. معیارهای کیفیت باید قابل اندازه‌گیری باشند، مثلا اینکه “70 درصد از کاربران موافق هستند که رابط کاربری”آسان است”.

با این حال، باید دقت شود که توضیحات محصول با جزئیات کافی اما کوتاه نوشته شود. توضیحات محصول بیش از حد مفصل می‌تواند منجر به افزایش هزینه‌های غیر ضروری کیفیت پروژه شود، در حالی که توضیحات ناقص یا نادرست محصول هم در صورتی که نتایج ارائه شده با انتظارات مشتری مطابقت نداشته باشد، می‌تواند منجر به اختلاف نظر در مورد پذیرش شود.

در صورت لزوم، توضیحات محصول باید به اطلاعات پشتیبان مانند استانداردهای قابل اجرا اشاره کند.

توضیحات محصول باید شامل معیارهای کیفیتی باشد که محصول باید برآورده کند. آنها باید از جزئیات و وضوح کافی برخوردار باشند تا افراد بررسی کننده محصول بتوانند بدون هیچ ابهامی تأیید کنند که آیا محصول الزامات آن را برآورده می‌کند یا خیر.

نمونه ای از معیارهای کیفیت

پروژه‌ای را برای طراحی و ساخت دوربین جدید در نظر بگیرید. یک معیار کیفیت این است که دوربین و بسته‌بندی آن نباید بیش از 1 کیلوگرم وزن داشته باشند. محصول شامل راهنمای کاربر است. نتیجه اینکه اندازه و وزن راهنمای کاربر فاکتور مهمی است.

سوالاتی که باید مطرح شوند عبارتند از: بازار هدف دوربین کدام است؟ آیا کتابچه راهنما باید به چندین زبان نوشته شود؟ (که بسته‌بندی را سنگین می‌کند) آیا یک کتابچه راهنمای آنلاین کافی است؟ (که بسته‌بندی را سبک‌تر می‌کند و به دوربین اجازه می‌دهد سنگین‌تر باشد.)

محدوده تغییرات قابل قبول کیفیت[5] برای یک محصول را می‌توان با تعریف محدوده قابل قبولی از مقادیر مشخص کرد. مثلا:

  • مدت زمان ارائه 30 دقیقه (بعلاوه یا منهای 5 دقیقه).
  • حفظ دما در محدوده 1 تا 5 درجه سانتی گراد.

بخش روش‌های کیفیت از توضیحات محصول، فعالیت‌های مربوط به کیفیتی را که در طول توسعه محصول اجرا شده و برای بررسی و تأیید پس از تکمیل استفاده می‌شوند، مشخص می‌کند. دو نوع روش‌ کیفیت اصلی وجود دارد: روش‌های در حین کار[6] و روش‌های ارزیابی[7].

برای جلوگیری از شک و تردید، مسئولیت‌های کیفیتی محصول باید مشخص شود. مسئولیت‌ها اغلب به شرح زیر توصیف می‌شوند:

  • تولید کننده[8]: شخص یا گروه مسئول توسعه محصول.
  • بررسی کنندگان[9]: شخص یا گروهی مستقل از تولیدکننده که ارزیابی می‌کند آیا یک محصول نیازهای مطابق با توضیحات محصول را برآورده می‌کند یا خیر.
  • تأیید کننده(ها)[10]: شخص یا گروهی، به عنوان مثال هیئت مدیره پروژه، که دارای صلاحیت و مجوز برای تأیید محصول به عنوان کامل شده و یا مناسب برای هدف هستند.

1-3-12) میزان اطلاعات موجود در ثبت کیفیت[11]

سطح جزئیات اغلب بستگی به حدی دارد که در آن معیارهای کیفیت باید برای بهبود فرایند تحلیل شوند. نمونه‌ای از ثبت کیفیت در جدول زیر نشان داده شده است.

نمونه‌ای از ثبت کیفیت

1-3-13) روش‌های کیفی در حین کار و ارزیابی

روش‌های در حین کار ابزارهایی هستند که به وسیله آنها می‌توان کیفیت را همزمان با توسعه محصولات به آنها اضافه کرد.

این روش‌ها ممکن است شامل استفاده از روش‌ها و/یا تکنیک‌های تخصصی باشد. یک رویکرد ساده‌تر استفاده از بازرسی‌های کیفی در طول توسعه محصول و همچنین پس از اتمام است.

روش‌های ارزیابی برای ارزیابی محصولات نهایی از نظر تکامل و تناسب با هدف مورد استفاده قرار می‌گیرند.

بسته به میزان تعیین معیارهای کیفیت، دو نوع روش ارزیابی وجود دارد:

  • آزمایش: اگر معیارهای کیفیت واقعاً عینی و قابل اندازه‌گیری باشند.
  • بازرسی کیفیت: در صورت نیاز به قضاوت حرفه‌ای.

1-3-14) بازرسی کیفیت پروژه

بازرسی کیفیت یک ارزیابی منظم و ساختار یافته از یک محصول است که به شیوه‌ای برنامه‌ریزی شده، مستند و سازمان‌یافته انجام می‌شود. می‌توان از رویکرد سیستماتیک اما انعطاف‌پذیر برای بازرسی کیفیت در موارد زیر استفاده کرد:

  • در طول توسعه محصولات، چه به طور رسمی (یعنی مطابق با آنچه در برنامه‌ریزی کیفیت مورد توافق قرار گرفته است) و چه به صورت غیر رسمی (صرفاً به عنوان وسیله‌ای برای ارزیابی کیفیت کار در حال توسعه)
  • به منظور تکمیل و تأیید محصولات
  • برای تکمیل آزمایش (برای مثال برای بررسی نتایج آزمایش).

تکنیک‌های بازرسی کیفیت هنگامی مورد استفاده قرار می‌گیرند که برای ارزیابی تناسب محصول با هدف، قضاوت حرفه‌ای مورد نیاز باشد. تکنیک‌ها را می‌توان در پروژه به عنوان کنترل کیفیت و توسط متخصصان مستقل به عنوان بخشی از تضمین کیفیت استفاده کرد. انجام بازرسی‌های منظم کیفیت می‌تواند مزایای جانبی ارزشمندی برای تیم‌سازی داشته باشد.

نکته

حتی زمانی که آزمایش روش اصلی ارزیابی است، اغلب پیش می‌آید که یک نفر باید بررسی کند که نتایج آزمایش معیارهای موفقیت را برآورده می‌کنند و بنابراین یک بازرسی ساده هنوز مورد نیاز است.

1-3-15) سوابق کیفیت

سوابق کیفیت از ورودی‌های ثبت کیفیت با اطمینان دادن به مدیر پروژه و هیئت مدیره درباره موارد زیر، حمایت می‌کند:

  • محصولات واقعاً کامل هستند (و در نتیجه آن فعالیت‌های مربوطه به پایان رسیده است.)
  • محصولات دارای معیارهای کیفی مربوطه بوده و برای اهداف مورد نظر مناسب هستند (متناوباً سوابق نقص در کیفیت و اقدامات اصلاحی وجود دارند.)
  • فرایندهای توافق شده رعایت شده‌اند.
  • مقامات تأیید کننده و ذینفعان اصلی از محصول راضی هستند.
  • بازرسی‌های برنامه‌ریزی شده انجام و گزارش شده است.

سوابق کیفیت باید شامل ارجاع به اسناد بازرسی کیفیت، مانند برنامه آزمایش، جزئیات هرگونه آمار و ارقام مربوط به نقص و اقدامات لازم برای تصحیح خطاها و حذف محصولات بازرسی شده و هرگونه گزارش مربوط به کیفیت (به عنوان مثال بازرسی) باشد. هنگامی که این سوابق توسط پشتیبانی پروژه دریافت می‌شوند، می‌توان ورودی‌های ثبت کیفیت محصولات مربوطه را تکمیل کرد.

در طول پروژه و در پایان پروژه، سوابق کیفیت اطلاعات ارزشمندی برای اصل یادگیری از تجربیات گذشته PRINCE2 فراهم می‌کند. به عنوان مثال، معیارهای کیفیت، مانند انواع نقایص و روندها، می‌تواند به عنوان منبع اطلاعات برای بهبود فرایندها مورد استفاده قرار گیرد.

1-3-16) سوابق تأیید

اگرچه سوابق کیفیت شواهدی ارائه می‌دهد که هر محصول الزامات مورد نیاز در توضیحات محصول را برآورده کرده است، اما خوب است که از سوابقی که نشان می‌دهد محصول تأیید شده است، نگهداری شود.

PRINCE2 قالب سوابق تأیید را مشخص نمی‌کند زیرا این موارد بستگی به میزان رسمی بودن رابطه مشتری/تأمین کننده و سیستم مدیریت کیفیت سازمان‌های درگیر دارد. فرمت اسناد تأیید می‌تواند، به عنوان مثال، ایمیل، نامه، امضا روی یک سند یا گواهی باشد.

1-3-17) سوابق پذیرش

PRINCE2 از واژه “پذیرش” برای توصیف تأیید نهایی محصول پروژه استفاده می‌کند. پذیرش علاوه بر ذینفعان باید از سمت افراد بیشتری باشد به عنوان مثال کسانی که از محصولات پروژه استفاده می‌کنند و کسانی که از آنها نگهداری می‌کنند (در این صورت هر دو گروه ذینفع باید در تعریف محصولات مربوطه، مشارکت در بازرسی‌های کیفیت و تأیید در طول دوره پروژه مشارکت داشته باشند.)

محصولات در طول عمر پروژه تأیید می‌شوند، با این حال، در خاتمه فرایند پروژه، مهم است بررسی شود که همه اشکال تأیید اخذ شده و سوابق برای بازرسی و/یا اهداف قراردادی نگهداری شده‌اند.

1-4) تکنیک بررسی کیفیت توصیه شده

در صورت عدم وجود رویکرد دیگر، PRINCE2 تکنیک بررسی کیفیت زیر را توصیه می‌کند که مکمل استفاده از توضیحات محصول است.

1-4-1) اهداف

اهداف بررسی کیفیت PRINCE2:

  • ارزیابی انطباق محصول با معیارهای کیفیت ثبت شده در توضیحات محصول.
  • مشارکت طرف‌های علاقه‌مند اصلی در بررسی کیفیت محصول و ترویج پذیرش گسترده‌تر آن.
  • تأیید اینکه محصول کامل است و برای تأیید اولیه آماده است.
  • مبنا قرار دادن محصول برای کنترل تغییرات آینده.

1-4-2) مزایا

تکنیک بررسی کیفیت PRINCE2 (و سایر تکنیک‌های بازرسی کیفیت) می‌توانند مزایای جانبی قابل توجهی به همراه داشته باشد، به ویژه در موارد زیر:

مشارکت ذینفعان.

 بررسی‌های کیفی فرصتی برای ارتباطات موثر دپارتمان‌های مختلف است. بسیاری از ذینفعان مهم فقط از طریق این بازرسی‌ها می‌توانند با پروژه تماس مستقیم داشته باشند، بنابراین آنها “پنجره‌ای” رو به پروژه ارائه می‌دهند. این امر به ویژه در مورد کاربران صادق است. بازرسی‌های کیفی ساختاریافته از جمله موثرترین روش‌ها برای تشویق خرید پروژه است. به طور کلی، هر چه بازرسی‌ها منظم‌تر و موثرتر باشند، بر روی ذینفعان تأثیر بهتری خواهد داشت.

رهبری.

در بسیاری از موارد تمرکز بر کیفیت (یعنی تناسب با هدف) در مقایسه با تمرکز بر بودجه و برنامه‌ها پاسخ بهتری از اعضای تیم بررسی (و کاربران) به همراه دارد. تکنیک‌های بازرسی کیفیت اغلب راهنمایی‌هایی را در مورد رفتار موثر و تصمیم‌گیری در جلسات ارائه می‌دهند.

تیم‌سازی.

بررسی‌های کیفی رسمی و غیررسمی برای تمرکز بر ایجاد یک تیم پروژه موثر هستند، تیمی که اعضا مشارکت‌ها، نیازها و اولویت‌های یکدیگر را درک می‌کنند.

پیشرفت افراد.

مبتدیان از پرسنل با تجربه‌تر یاد می‌گیرند و نکات ریزی که دیگران از آنها غافل می‌شوند را تشخیص می‌دهند. پرسنل باتجربه از دیدگاه‌های تازه‌ای که تازه واردان ارائه می‌دهند، درس می‌گیرند.

مستندسازی کیفیت.

سوابق کیفیت منجر به بهبود ارتباطات و تحلیل معیارهای کیفیت می‌شود.

فرهنگ کیفیت.

تکنیک بررسی کیفیت PRINCE2 کلی است. می‌توان از آن در برنامه‌ها، پروژه‌ها و خدمات در سراسر یک سازمان استفاده کرد، که منجر به “فرهنگ کیفیت” مثبت می‌شود.

1-4-3) مرور نقش‌های تیم.

وظایف تیم بازبینی به شرح زیر است:

رییس.[12]

این نقش مسئول بررسی کلی و اطمینان از انجام صحیح بررسی است. اگر تایید کننده در بررسی شرکت نکرده باشد، رئیس به او گزارش می‌دهد.

ارائه‌کننده.[13]

این نقش محصول و تولید کننده‌ی محصول را برای بررسی معرفی می‌کند. ارائه‌کننده همچنین کارهای پس از بررسی را هماهنگ و پیگیری می‌کند (یعنی اعمال تغییرات مورد توافق تیم روی محصول).

بررسی کننده.[14]

 این نقش محصول را بررسی، سوالات را ارسال و تصحیح و/یا بهبودها را تأیید می‌کند.

مدیر.[15]

این نقش پشتیبانی اجرایی را برای رئیس فراهم می‌کند و نتایج و اقدامات را ثبت می‌کند.

حداقل فرم بازبینی (که برای بازرسی‌های ساده مانند نتایج آزمایش استفاده می‌شود) تنها شامل دو نفر است: یکی نقش رئیس و بررسی کننده را بر عهده دارد، دیگری نقش ارائه کننده و مدیر را بر عهده دارد.

نقش‌های بررسی کیفیت هیچ ارتباط خاصی با نقش‌های ساختار تیم مدیریت پروژه ندارند. با این حال، مزایای ایجاد تیم می‌تواند در جایی محقق شود که مدیران پروژه و تیم به طور مرتب محصولاتی که با آنها درگیر نبوده‌اند را هم بررسی کنند.

1-4-4)  آماده شدن برای بررسی

هنگام آماده شدن برای بررسی وظایف زیر را در نظر بگیرید:

  • هماهنگی‌های اجرایی را برای بررسی انجام دهید. (رئیس/مدیر)
  • بررسی کنید که محصول برای بررسی آماده است و در دسترس بودن بررسی کنندگان را تأیید کنید. (رئیس)
  • نسخه‌ای از محصول و توضیحات مربوطه را به تیم بازبینی بدهید، و زمان کافی را برای آمادگی بررسی کنندگان فراهم کنید. (ارائه‌کننده)
  • محصول را مطابق با معیارهای کیفیت در توضیحات محصول مربوطه بررسی کنید. (بررسی کنندگان)
  • قبل از بررسی، فهرست سوالات را به رئیس و ارائه کننده ارائه دهید. (بررسی کنندگان)
  • در صورتی که نسخه محصول به فرمت یک سند است، اشتباهات املایی/گرامری آن را حاشیه‌نویسی کنید و آن را به ارائه کننده برگردانید. (بررسی کنندگان)
  • لیستی از سوالات تهیه کرده و قبل از جلسه  برای ارائه کننده ارسال کنید. (رئیس)

[1] . business expectations

[2] . benefits

[3] . user story

[4] . Proxy measures of quality

[5] . Tolerances

[6] . In-process methods

[7] . Appraisal methods

[8] . Producer

[9] . Reviewer(s)

[10] . Approver(s)

[11] . Quality register

[12] . Chair

[13] . Presenter

[14] . Reviewer

[15] . Administrator

مراجع:

مقالات مرتبط:

, , ,
نوشتهٔ پیشین
راهنمای ردیابی عادات: چرا و چگونه باید عادات خود را ردیابی کنید.
نوشتهٔ بعدی
نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست